Améliorer la gouvernance associative avec Talkspirit : témoignage de la Fédération Française des Diabétiques
Comment apporter de la transparence sur le fonctionnement, les rôles et les processus de prise de décision d’une association ? C’est la question que s’est posée la Fédération Française des Diabétiques au moment de mettre en place un nouveau modèle de gouvernance associative : l’Holacratie.
La Fédération Française des Diabétiques est une association de patients qui a pour mission d’informer, d’accompagner et de défendre les personnes diabétiques, et de soutenir la recherche dans ce domaine. Elle possède un réseau d’une centaine d’associations locales réparties sur l’ensemble du territoire français, ainsi qu’un siège fédéral situé à Paris.
La fédération est composée de :
- 24 salariés au siège
- 24 administrateurs (membres du conseil d’administration)
- 1500 bénévoles
En 2018, la fédération met en place notre solution de gouvernance agile afin de faciliter le déploiement de l’Holacratie, et de développer l’autonomie de ses collaborateurs. En 2020, elle déploie ensuite plateforme de communication interne afin de fluidifier les échanges à distance.
Comment la fédération utilise-t-elle ces solutions aujourd’hui ? Et en quoi rendent-elles la gouvernance associative plus transparente ? Entretien avec Bastien Roux, Directeur Général de la Fédération Française des Diabétiques.
Pourquoi l’association a mis en place l’Holacratie
L’Holacratie est un modèle de gouvernance qui remplace la structure pyramidale traditionnelle par un système d’équipes auto-organisées - aussi appelées cercles - pouvant prendre des décisions de manière autonome.
« Nous avons souhaité mettre en place ce modèle afin d’accompagner un changement de gouvernance associative, ainsi qu’un changement de mode de fonctionnement au niveau de l’équipe opérationnelle », explique Bastien Roux.
« Avant 2018, nous avions un président qui avait de nombreuses casquettes. Lorsqu’il est parti de la fédération, il s’est demandé comment répartir les différents rôles qu’il avait, tout en donnant la légitimité aux nouvelles personnes qui allaient assumer ces rôles.
À ce moment, nous avions également une directrice qui était très partisane des nouveaux modèles organisationnels, et qui tenait à conserver une structure plate, sans management intermédiaire. Elle cherchait un modèle qui permette d’apporter de la clarté sur les rôles, de développer l’autonomie de chacun, mais aussi de rapprocher les administrateurs et les salariés.
Le modèle holacratique répondait aussi bien aux besoins de notre président que de notre directrice. C’est pourquoi nous avons décidé de le mettre en place.
Nous nous sommes fait accompagner par la société HappyWork, qui nous a formé à l’Holacratie, et nous a conseillé d’implémenter un outil dédié pour asseoir ce nouveau modèle : Talkspirit. »
Talkspirit : un outil qui améliore la transparence organisationnelle
« Nous avons trouvé Talkspirit relativement facile d’utilisation, et très bien adapté à l’usage que nous souhaitions en faire, à savoir : faire vivre au quotidien notre fonctionnement holacratique.
Nous avons utilisé la solution dans le cadre de notre formation à l’Holacratie dispensée par HappyWork, ce qui a permis de faciliter l’adoption par la suite. Tous les nouveaux salariés suivent cette formation d’initiation, afin de bénéficier du même niveau de connaissance que leurs collègues. Par ailleurs, nous avons un rôle de Skipper Holacratie, énergisé par un salarié et un administrateur, qui permet de promouvoir l’utilisation de l’Holacratie et de Talkspirit en interne.
Les salariés ont été les premiers à prendre en main Talkspirit, et à l’intégrer dans leur quotidien. Peu après, nous avons invité les administrateurs qui, en raison de leur usage plus réduit, ont mis un peu plus de temps à s’approprier la plateforme », déclare le Directeur Général.
« Aujourd’hui, salariés et administrateurs utilisent Talkspirit pour :
- clarifier et comprendre les rôles de chacun dans l’organisation, via la fonction organigramme ;
- animer les réunions de triage et de gouvernance, et partager les comptes-rendus grâce au module réunions. »
Une structure en cercles qui responsabilise les collaborateurs
Quand on parle d’organigramme et de structure organisationnelle, on pense souvent à une pyramide. Pourtant, il existe bien d’autres représentations possibles. Parmi lesquelles, l’holarchie : une structure composée de différents cercles et rôles autonomes. Et c’est exactement ce à quoi ressemble l’organigramme de la Fédération Française des Diabétiques !
« Sur Talkspirit, nous avons deux grands cercles : un cercle “Siège” dédié aux salariés du siège, et un cercle “Conseil d’Administration” dédié aux administrateurs. À l’intérieur de ces cercles, nous avons plusieurs sous-cercles. Par exemple, à l’intérieur du cercle “Siège”, nous avons les sous-cercles “Diabète LAB”, “Services généraux”, “Stratégie siège” et “Territoire de communication”. Nous avons également des cercles mixtes, composés de salariés et d’administrateurs, par exemple “Finance”, “Prévention”, “Centralisation des données” et “Plan stratégique”.
En moyenne, chaque personne énergise 6 à 8 rôles. » Autrement dit : elle assume les responsabilités liées à ses différents rôles, et prend les décisions nécessaires au bon déroulement de ses missions. Bien sûr, elle n’est pas obligée de tout faire toute seule : elle peut solliciter l’aide d’autres rôles, qui ont des redevabilités vis-à-vis d’elle.
En Holacratie, les salariés sont donc bien plus responsabilisés et autonomes que dans un modèle traditionnel, où les décisions sont prises du haut vers le bas.
Talkspirit : un outil pour faciliter la communication interne à distance
Après avoir implémenté notre solution de gouvernance, la Fédération Française des Diabétiques a souhaité pousser l'usage un cran plus loin. Cette fois-ci non pas pour clarifier la gouvernance associative, mais plutôt pour faciliter la communication interne à distance.
« Nous avons commencé à utiliser Talkspirit lors du confinement de mars 2020, qui nous a obligé à rester en 100 % télétravail pendant plusieurs mois. Les fonctionnalités de tchat et de visioconférence ont été très appréciées des salariés, car elles nous ont permis de garder le contact à distance. Suite au confinement, nous avons adopté un modèle de travail hybride mélangeant présentiel et distanciel. Il a donc été essentiel de faire maintenir l’utilisation de l’outil.
Nous utilisons régulièrement le tchat pour partager de l’information et échanger sur nos projets. Nous avons un “Salon général” qui permet de partager des informations à l’ensemble des salariés, des salons dédiés à des projets, ainsi que des salons individuels. Parfois, nous créons aussi des groupes pour discuter de sujets plus informels, par exemple pour organiser le pot de départ d’un collègue.
Les communications plus “officielles”, quant à elles, se font principalement via des publications sur le fil d’actualités », indique Bastien Roux.
Un partage d’information plus fluide
« Depuis que nous avons mis en place Talkspirit, le partage d’information est plus fluide, et la réflexion sur les thématiques organisationnelles est plus transparente. Chaque collaborateur sait clairement quels sont ses rôles et ceux de ses collègues, et peut facilement rester informé de ce qui se passe dans les différents cercles. Ce qui contribue à le rendre plus autonome dans son travail.
Le tchat et le fil d’actualités ont partiellement remplacé l’usage de l’email en interne, ce qui a permis de désengorger un peu les boîtes mails, et de réduire la surcharge d’informations y étant associée. »
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Lire aussi : Les 7 raisons pour lesquelles l’email interne est déjà obsolète
Pour conclure
Si vous cherchez à améliorer la clarté, l’autonomie et le partage d’informations dans votre organisation, Talkspirit est la plateforme qu'il vous faut ! Grâce à nos outils, vous allez pouvoir mettre en place une gouvernance associative transparente, fluidifier votre communication interne et maintenir le lien avec l’ensemble de vos salariés, y compris ceux travaillant à distance. Des bénéfices que la Fédération Française des Diabétiques a bien compris !
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