Opérer un changement de culture d’entreprise avec Talkspirit : le témoignage de Welser Profile

Peut-on vraiment changer la culture d’une entreprise qui existe depuis 360 ans ? Aussi surprenant que cela puisse paraître, la réponse est un grand oui ! Et si vous en doutez, demandez donc à notre client, Welser Profile. 😉

Welser Profile, c’est une entreprise autrichienne familiale au riche héritage, dont l’histoire remonte à 1664, lorsqu’elle n’était encore qu’une simple forge. En 1960, un tournant majeur s’opère : l’entreprise révolutionne ses procédés en développant le profilage à froid, une technique qui permet de façonner des profilés en acier désormais indispensables dans des secteurs comme la construction, le transport ou encore la production d’énergie. Aujourd’hui, Welser Profile est un acteur mondial incontournable dans ce domaine.

Welser Profile, en chiffres :

• 2 400 collaborateurs
• 5 sites de production (Autriche, Allemagne, États-Unis)
• 11 bureaux commerciaux en Europe
• 24 500 sections de profilés conçues et fabriquées

Il y a cinq ans, Welser Profile s’est lancé un défi : insuffler plus d’agilité, de confiance, de responsabilité et de collaboration au sein de ses équipes. Et quel meilleur outil pour accompagner ce changement de culture d’entreprise que Talkspirit ?

Pour en savoir plus sur cette transformation culturelle, nous avons échangé avec Karl Teufl, Guru Talkspirit chez Welser Profile, qui cumule 30 ans d’expérience au sein de l’entreprise. Voici son témoignage sur cette évolution majeure.

Changer la culture d’entreprise pour renforcer l’alignement et l’agilité

Avant d’adopter Talkspirit, où en était l’entreprise ? Et qu’est-ce qui a motivé Welser à opérer un changement de culture d’entreprise aussi profond ?

Karl Teufl : « À l’époque, chaque département définissait ses propres objectifs, ce qui entraînait un manque de cohésion et de réactivité à l’échelle de l’entreprise. Pour y remédier, nous avons lancé en 2018 un projet de transformation culturelle. 

L’objectif était de développer un état d’esprit plus agile et de renforcer la confiance entre les collaborateurs et les managers. Nous avons commencé par définir la raison d’être de l’entreprise, un travail essentiel qui nous a permis de poser les bases de la transformation organisationnelle  et d’aligner toutes les équipes vers des objectifs communs. »

Choisir le bon cadre et les bons outils

Une fois cette vision établie, il nous fallait un cadre structurant pour accompagner ce changement de culture organisationnelle. Très vite, nous avons réalisé que l’Holacratie était la solution idéale, car elle nous permettait non seulement de rester centrés sur notre raison d’être, mais aussi de renforcer la confiance et la responsabilisation des équipes.

Nous avons donc lancé un programme de formation pour aider nos collaborateurs à adopter ce nouvel état d’esprit, d’abord avec l’accompagnement de coachs externes, puis en développant notre propre réseau de coachs internes.

Trouver le bon outil pour mettre en place l’Holacratie

Une fois le cadre défini, nous avons recherché un outil adapté pour déployer l’Holacratie. Nous avons testé Glassfrog et Talkspirit, et notre choix s’est finalement porté sur Talkspirit, qui répondait bien mieux à nos besoins. C’était l’outil idéal pour nous en raison de son interface intuitive, son riche panel de fonctionnalités et son design agile. Par exemple, la gestion des évolutions de gouvernance est particulièrement simple avec Talkspirit.

De plus, nous avons eu un très bon contact avec l’équipe, qui reste – aujourd’hui encore – très à l’écoute de nos suggestions pour améliorer la plateforme.

Un déploiement progressif et structuré

L’implémentation de Talkspirit a débuté en 2022, par étapes. Nous avons d’abord lancé un projet pilote avec une petite équipe pour structurer les premiers cercles, avant d’élargir progressivement l’usage de la plateforme.

Notre premier test s’est déroulé avec le département Finance, qui a travaillé avec l’Holacratie et Talkspirit pendant environ un an.

Après ce premier succès, nous avons décidé d’implémenter l’outil dans le reste de l’entreprise. Chaque département a été intégré un par un, avec une montée en puissance progressive. Par exemple, le département Services a adopté Talkspirit en six mois, tandis que le suivant l’a fait en trois mois.

Tout au long du processus, nous avons privilégié une démarche d’essai-erreur, ce qui nous a permis de tirer des enseignements précieux. La leçon la plus importante ? Le succès de la démarche repose avant tout sur un changement de mentalité, qui doit d’abord venir d’en haut. Dès lors que les dirigeants embrassent le changement, il devient plus naturel pour leurs équipes de faire de même. Mais attention, cette transition prend du temps !

Un modèle hybride inspiré de l’Holacratie

En tant qu’entreprise de production, nous faisons face à des défis spécifiques qui ne sont pas totalement compatibles avec l’Holacratie. D’un côté, notre chaîne de production fonctionne en continu, 24h/24 et 7j/7, ce qui ne laisse aucune flexibilité sur les horaires de travail et rend l’application stricte de l’Holacratie difficile. De l’autre, notre département Services suit des horaires classiques de bureau, avec une plus grande souplesse, ce qui permet d’intégrer plus facilement ses principes.

Plutôt que d’appliquer la Constitution Holacratie à la lettre, nous avons donc conçu un modèle hybride qui combine les meilleurs aspects de ce système et des structures traditionnelles. Nous l’avons baptisé le Système Organisationnel Welser. Pour le construire, nous avons adopté la cartographie organisationnelle de l’Holacratie, son fonctionnement en cercles et sa structure de réunions, tout en adaptant d’autres éléments à nos besoins.

Chez Welser, Nous tenons à ce que l’ensemble de nos collaborateurs, quel que soit leur rôle, partagent deux valeurs clés : la confiance et l’opportunité d’évoluer.

Faciliter l’adoption avec une base de connaissances et un expert dédié

À mesure que l’usage de la plateforme s’étendait, nous avons décidé de créer un rôle de « guru » Talkspirit pour accompagner nos équipes dans la prise en main de l’outil. J’ai pris en charge ce rôle et mis en place une base de connaissances Talkspirit, un espace centralisé regroupant toutes les ressources nécessaires : tutoriels vidéo, réponses aux questions fréquentes, etc.

Grâce à cette base, les employés peuvent se former en toute autonomie, sans qu’il soit nécessaire d’organiser des sessions de formation supplémentaires.

Un objectif et une raison d’être partagés par tous

Ce changement de culture d’entreprise nous a apporté de nombreux bénéfices. Plutôt que de poursuivre des objectifs différents, nous avons désormais une raison d’être et un objectif  communs, et tous les cercles travaillent ensemble pour l’atteindre.

Un autre changement clé : nous faisons davantage confiance à nos collaborateurs et nous travaillons ensemble pour résoudre les problèmes des clients, au lieu que chaque service cherche une solution de son côté. Grâce à cette nouvelle structure basée sur les rôles, les équipes se sentent plus autonomes et responsables dans leur travail.

Mieux encore, les initiatives émergent de tous les cercles : les employés proposent régulièrement des évolutions pour améliorer les rôles et faire progresser l’organisation. Une dynamique extrêmement positive ! 

Ce que j’apprécie particulièrement avec l’Holacratie, c’est qu’elle permet à chacun de révéler pleinement ses talents. Un collaborateur qui excelle dans plusieurs domaines peut ainsi occuper différents rôles, sans être limité par une fiche de poste rigide. La souplesse dans l’évolution des rôles renforce également notre agilité, un atout essentiel dans un monde VUCA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu).

Prochaines étapes avec Talkspirit

Notre prochaine étape est d’augmenter le nombre d’utilisateurs sur la plateforme. Cette année, nous sommes passés de 200 à 600 utilisateurs, et notre objectif pour l’an prochain est d’atteindre 800 utilisateurs actifs. À long terme, nous souhaitons que nos 2 000 collaborateurs puissent accéder à la plateforme, ne serait-ce qu’en mode lecture.

Nous voulons aussi approfondir notre utilisation de Talkspirit. Aujourd’hui, nous exploitons principalement :

• L’organigramme pour éditer et visualiser les rôles
• Les réunions de gouvernance et synchrones pour assurer une bonne coordination des équipes

La prochaine étape ? Utiliser l’application Projets pour centraliser la gestion de nos projets sur Talkspirit. Un autre défi majeur sera de rendre Talkspirit conforme à notre système de management intégré, ce qui suppose de passer plusieurs certifications.

Enfin, nous aimerions connecter SharePoint à Talkspirit pour faciliter l’accès à notre documentation existante, et commencer à implémenter les OKRs (Objectives and Key Results) dans les prochaines années.

Les clés pour réussir l’adoption de Talkspirit

Si je devais partager quelques conseils pour réussir l’implémentation de Talkspirit, je recommanderais les trois suivants :

1. Désigner un ‘guru Talkspirit’, c’est-à-dire une personne référente qui maîtrise parfaitement l’outil et peut accompagner les équipes.
2. Créer une base de connaissances Talkspirit pour centraliser les ressources et bonnes pratiques d’utilisation.
3. Organiser des réunions trimestrielles avec l’équipe Talkspirit pour suivre les indicateurs clés et identifier les axes d’amélioration.

En appliquant ces conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre transition avec Talkspirit ! 

Conclusion

L’expérience de Welser Profile avec Talkspirit illustre parfaitement comment un changement de culture d’entreprise bien pensé peut transformer une organisation. En adoptant un modèle hybride inspiré de l’Holacratie, l’entreprise a réussi à créer une raison d’être partagée, renforcer la confiance et gagner en agilité à tous les niveaux.

Certaines initiatives comme la création d’un guru Talkspirit, la mise en place d’une base de connaissances complète, ainsi que le suivi régulier des performances ont joué un rôle clé dans la réussite de cette transformation culturelle.

Ce témoignage prouve qu’avec le bon outil, le bon cadre et le bon état d’esprit, toute entreprise peut opérer un changement de culture d’entreprise. Si vous souhaitez vous aussi franchir ce cap, contactez notre équipe – nous serons ravis de vous accompagner !

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