Mise en place de l’autogestion chez Liip : un pari réussi grâce à Talkspirit

L’autogestion (ou self-management) est un modèle qui intrigue autant qu’il inspire. Mais alors, comment fonctionne une entreprise auto-gérée ? Et quels sont les bénéfices d’une telle approche ? Chez Liip, une agence digitale suisse de 220 collaborateur·trice·s, ces questions ont commencé à trouver leurs réponses en 2016, lorsque l’entreprise a adopté l’Holacratie et Talkspirit. 

Pionnière dans la mise en place de l’Holacratie en Suisse, Liip a choisi ce modèle pour distribuer le pouvoir de décision et la prise d’initiative dans l’entreprise. Ce afin de renforcer l’autonomie et l’agilité de ses équipes. Des principes qui s’inscrivent pleinement dans sa raison d’être, qui consiste à « créer de la valeur sociétale, environnementale et économique durable, en œuvrant pour le progrès digital et humain ».

Pour soutenir cette transition vers l’autogestion, l’entreprise a déployé notre solution de gouvernance agile, qui répond parfaitement aux besoins des organisations holacratiques. Benoît Pointet, coach Holacratie chez Liip, nous partage dans cet article pourquoi l’entreprise a fait ce choix, comment elle a réussi le déploiement, et quels sont les défis qu’elle a rencontrés en cours de route.

Pourquoi Liip a choisi l’Holacratie et Talkspirit

Dès ses débuts, Liip a souhaité adopter un fonctionnement agile et s’affranchir du modèle hiérarchique traditionnel. L’entreprise a exploré plusieurs méthodes, en commençant par Scrum en 2009, puis le modèle Spotify en 2012, qui lui a permis de créer des équipes transverses autonomes. Mais au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, ces méthodes ont montré leurs limites. 

« C’est en lisant Reinventing Organizations de Frédéric Laloux que nous avons découvert le concept d’autogestion en 2016 », se rappelle Benoît Pointet. « À l’époque, peu d’entreprises pratiquaient le self-management, et l’Holacratie était l’un des seuls modèles qui nous semblait assez complet et abouti. C’est l’une des raisons pour lesquelles nous avons décidé de le mettre en place », explique-t-il.

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« Notre objectif était de rendre notre organisation plus agile et résiliente, pour mieux faire face aux évolutions à l'œuvre dans notre secteur. Par ailleurs, nous souhaitions répondre aux attentes des nouvelles générations, qui aspirent aujourd’hui à plus d’autonomie, de sens et de responsabilité dans leur travail.

Lorsqu’il a fallu choisir une solution pour soutenir la transition vers l’autogestion, nous avons opté pour Talkspirit car c’est celle qui répondait le mieux à nos besoins fonctionnels. Nous avons également apprécié la qualité des échanges avec l’équipe, qui s’est montrée très à l’écoute tout au long du processus de déploiement », ajoute le coach Holacratie.

Un projet soutenu à tous les niveaux de l’entreprise

« La direction a joué un rôle clé dans la mise en place de l’Holacratie et de Talkspirit. Elle a fortement soutenu l’initiative dès le début, ce qui a facilité l’adoption de la méthodologie et de l’outil par les équipes. 

Le déploiement s’est fait de manière progressive. Nous avons commencé par une phase pilote de six mois, au cours de laquelle l’Holacratie et Talkspirit ont été mis en place dans quelques équipes volontaires. Une dizaine de managers et de collaborateur·trice·s ont été formés pour accompagner cette transition. Ils ont servi en tant que coachs et formateurs internes durant la première phase d’adoption.

À l’issue de ces six mois, nous avons organisé un sondage interne pour recueillir les ressentis des équipes. Les avis étaient partagés, alors nous avons prolongé l’expérimentation de trois mois supplémentaires. Ce temps additionnel a permis aux collaborateur·trice·s de mieux s’approprier la méthodologie. Après neuf mois, la majorité des collaborateur·trice·s étaient partants pour mettre en place l’Holacratie. C’est donc à ce moment-là que nous avons finalisé le déploiement des pratiques d’autogestion dans l’ensemble de l’entreprise.

Pendant cette transition, Talkspirit nous a permis de documenter les rôles, de structurer nos réunions et de formaliser nos processus de décision de manière transparente. Le déploiement s’est poursuivi jusqu’en 2018, année durant laquelle nous avons ressenti que la pratique était suffisamment installée et que l’Holacratie était devenue la nouvelle normalité pour les collaborateur·trice·s.

Aujourd’hui, l’Holacratie est le mode de fonctionnement officiel chez Liip. Toutefois, nous restons flexibles : nous sommes toujours prêts à faire évoluer ce modèle en fonction des besoins de notre organisation », affirme Benoît Pointet.

Des défis à relever tout au long du déploiement

« Tout au long du déploiement, nous avons dû relever plusieurs défis. L’un des premiers obstacles a été la compréhension même du modèle. L’Holacratie repose sur un cadre structuré, avec des rôles et des processus spécifiques qui étaient nouveaux pour la plupart des collaborateur·trice·s. Il nous a donc fallu un peu de temps pour assimiler et adopter ces nouvelles règles du jeu.

Un autre défi majeur a été de changer notre manière de prendre les décisions. En Suisse, la culture du consensus est très ancrée : on cherche généralement à obtenir l’accord de tout le monde avant de prendre une décision. Avec l’Holacratie, nous avons adopté une approche basée sur le consentement, où une décision peut être prise dès lors qu’elle est “suffisamment satisfaisante” et qu’elle ne présente pas de risque majeur pour l’organisation. 

La clarification des rôles a également été un enjeu important. Par exemple, le rôle de Lead Link (Premier Lien) a suscité de nombreuses interrogations au début. Certains pensaient qu’il s’agissait d’un manager déguisé, alors que ce n’est pas du tout le cas. Nous avons donc dû affiner la définition des responsabilités de chaque rôle pour éviter les malentendus.

Enfin, il nous a fallu adapter nos processus transverses, pour qu’ils soient pleinement alignés avec nos pratiques de self-management », ajoute le coach Holacratie.

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Comment Talkspirit soutient les pratiques holacratiques de Liip

Talkspirit est devenu l’outil d’autogestion indispensable au bon fonctionnement de Liip. Voici ses principaux cas usages tels que décrits par Benoît Pointet : 

1. Cartographie de l’organisation : « L’Holacratie repose sur une organisation des responsabilités en cercles et rôles. Grâce à Talkspirit, chacun peut visualiser cette structure et identifier d’un coup d'œil qui est assigné à quels cercles ou rôles. »

2. Évolutions de gouvernance : « Chaque mois, nous enregistrons en moyenne une quinzaine de modifications de rôles ou de processus, qui sont validées et appliquées via un vote asynchrone, parfois au travers d’une réunion de gouvernance. Talkspirit nous permet de formaliser ces évolutions, et de les rendre visibles par tous. »

3. Gestion des réunions : « Chaque équipe organise des réunions de triage une fois par semaine ou toutes les deux semaines pour suivre l’avancement des projets, et faciliter la prise de décision collective. Les réunions de gouvernance, quant à elles, sont plutôt planifiées sur demande, dès lors que nous en ressentons le besoin. »

4. Documentation des ressources internes : « Tous les cercles et les rôles ont accès à des publications dédiées, où ils peuvent retrouver les liens pour accéder aux ressources dont ils ont besoin. Cette structure permet de centraliser l’information et d’être en conformité avec la norme ISO 9001:2015. »
   
   
5. Gestion de projet : « Chaque cercle dispose de son propre tableau projet pour organiser, assigner et suivre l’ensemble des tâches à réaliser. »

Les bénéfices de l’autogestion chez Liip

« L’autogestion a profondément transformé notre façon de travailler. Tout d’abord, elle nous a apporté plus de clarté. Grâce à la cartographie organisationnelle créée sur Talkspirit, chacun sait qui fait quoi et quels sont ses objectifs. Cette transparence permet à chacun de mieux comprendre la direction que prend l’entreprise, et d’aligner nos efforts pour atteindre notre raison d’être. 

Le deuxième bénéfice, c’est que nous sommes plus agiles. Aujourd’hui, rien n’est figé : nous pouvons faire évoluer les rôles, les responsabilités et les “politiques” en continu. Cette organisation agile nous a par exemple permis de faire évoluer la “production”, en passant d’une structure en filiales à une fédération de cercles organisés autour de marchés cibles.  

L’autogestion a également libéré la prise d’initiatives. Les collaborateur·trice·s n’attendent pas qu’on leur dise quoi faire. Ils identifient ce qui peut être amélioré, et font des propositions en ce sens. 

Nos réunions, elles, sont tout aussi efficaces qu’avant, mais mieux structurées. Talkspirit nous aide notamment à documenter les sujets discutés et suivre les décisions prises. 

Plutôt que de chercher systématiquement le consensus, nous suivons désormais un processus de prise de décision intégrative basé sur le consentement. Ce modèle permet de prendre en compte l’avis de chacun et de valider une proposition dès lors que personne n’a d’objection. Résultat : les décisions sont prises bien plus rapidement », observe Benoît Pointet. 

3 conseils pour réussir la mise en place de l’Holacratie

Mettre en place l’Holacratie ou tout autre modèle d’autogestion ne se fait pas du jour au lendemain. Voici quelques conseils partagés par Benoît Pointet pour faciliter cette transition :

• Faites-vous accompagner. « L’Holacratie est un modèle structuré, avec ses propres règles et rituels. Pour faciliter son adoption, il est important de se former et, si possible, de se faire accompagner par des personnes expérimentées. »
• Acceptez que rien ne sera jamais parfait. « L’idée n’est pas de créer une organisation parfaite, mais de progresser pas à pas, en mettant en place des solutions “suffisamment satisfaisantes”. Il est important d’adopter une approche pragmatique, et non dogmatique. »
• Ne voyez pas l’Holacratie comme une solution miracle. « Ce qui compte, ce n’est pas le modèle que vous utilisez. C’est votre capacité à faire évoluer vos pratiques en continu, pour répondre aux besoins de votre organisation et de vos équipes. »

Lire aussi : Mettre en place le self-management avec Talkspirit : témoignage de Great Place To Work

Pour conclure

Mettre en place l’autogestion, c’est possible avec le bon accompagnement, les bons outils et le bon état d’esprit ! Comme le démontre le retour d’expérience de Liip, ce modèle de gouvernance peut apporter de nombreux bénéfices à votre organisation. Transparence accrue, équipes responsabilisées, développement de l’agilité, gains de productivité… Si vous cherchez vous aussi à atteindre ces objectifs, alors pourquoi ne pas tester le self-management ? 

Chez Talkspirit, nous mettons à votre disposition tous les outils nécessaires pour réussir votre transition vers l’autogestion. Pour les découvrir, c’est très simple : il vous suffit de planifier une démo avec notre équipe. Nous travaillons également avec un réseau de +160 partenaires. Cliquez ici pour trouver le coach agile qui vous correspond !

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