Le guide ultime pour faire des réunions de triage efficaces (+ un modèle d'ordre du jour inclus)

Tour d'inclusion

La première phase d'une réunion tactique est le tour d'inclusion. C'est une occasion rapide pour chacun de dire bonjour et de dire comment il se sent.

Check-list d'actions

Le facilitateur parcourt une check-list de tâches récurrentes qui doivent être réalisées.

La personne responsable de l'exécution de chaque tâche répond par "fait" ou "pas fait".

Par exemple :

• facture du mois envoyée
• prochain événement planifié
• article publié

Ces points ne font l'objet d'aucune discussion. Il s'agit simplement d'un tour de table qui permet de valider la bonne exécution des tâches.

Indicateurs

Le facilitateur passe ensuite en revue une liste d'indicateurs qui font l'objet d'un suivi régulier.

Le responsable de chaque indicateur répond par un chiffre ou dit "pas de données" si rien n’est à signaler.

Voici quelques exemples d’indicateurs :

• le nombre d'utilisateurs actifs sur notre logiciel collaboratif la semaine dernière
• le nombre de participants à l'événement de la semaine dernière
• le nombre des posts sur les réseaux sociaux prévus pour promouvoir l'article de la semaine passée

Ces mesures ne font l'objet d'aucune discussion. Chacun se contente de fournir et d'assimiler les informations.

Projets

Le facilitateur passe en revue les projets en cours en posant des questions comme : "Y a-t-il du nouveau ?"

Chaque membre de l'équipe indique rapidement ce qui a changé depuis la dernière réunion.

Par exemple :

• "Non, il n'y a rien de nouveau."
• "Oui, le bon de commande a été approuvé, et nous attendons l'arrivée du matériel."
• "Oui, nous avons reçu la biographie de l'intervenant. Nous passons maintenant à la phase de promotion de l'événement."
• "Oui, nous avons défini le périmètre des événements que nous voulons suivre. Nous devons maintenant discuter de la meilleure façon de mettre en place le suivi."

Les participants à la réunion n'ont pas besoin d'énumérer tout ce qu'ils ont fait ou d'expliquer en détail pourquoi un projet n'a pas avancé. (S'il y a un problème sur le projet, il peut être abordé lors de la prochaine réunion).

Cependant, les autres membres de l'équipe peuvent poser des questions s'ils n'ont pas compris quelque chose, ou s'ils ont besoin de plus d'informations sur les priorités ou les objectifs du projet, par exemple.

Ordre du jour

Si des membres de l'équipe rencontrent des difficultés, ils sont encouragés à ajouter un point à l'ordre du jour de la réunion tactique.

Ils peuvent le faire en amont ou bien pendant la réunion.

L’ajout d’un point peut se faire au moment où le facilitateur demande à chaque membre de l'équipe s'il y a un sujet qu'il aimerait aborder.

Les membres de l'équipe peuvent également ajouter de manière proactive un sujet à l'ordre du jour de la réunion. Par exemple, ils peuvent :

• écrire le sujet au tableau lors d'une réunion physique
• envoyer un message au facilitateur avant ou pendant la réunion
• ajouter eux-mêmes un point à l'ordre du jour dans la réunion ouverte sur Talkspirit

Le facilitateur entame une discussion sur chaque point en demandant aux membres de l'équipe : "De quoi avez-vous besoin ?".

Il clôt ensuite la discussion sur chaque point en leur demandant : "Avez-vous obtenu ce dont vous avez besoin ?".

Voici quelques exemples de points à l'ordre du jour :

Tour de clôture

Lors du dernier tour de table, vous pouvez inviter chaque participant à expliquer brièvement comment la réunion s'est déroulée selon lui.

Voici un modèle pour garder en tête les différentes étapes d’une réunion tactique.

Conseil n° 1 : inciter les gens à participer pleinement à l'expérience

Avant même de commencer à organiser des réunions de triage, vous devez mobiliser l'ensemble de vos collaborateurs. Pour cela, il est important de : 

• faire part à votre équipe de votre désir d'essayer les réunions de triage
• expliquer comment elles fonctionnent (en vous appuyant sur le modèle de réunion ci-dessus)
• leur démontrer pourquoi vous pensez que ces réunions de triage valent la peine

Par exemple, vous pouvez écrire un court message de ce type :

Nous sommes tous fatigués des réunions qui durent une heure et qui n'aboutissent jamais à grande chose. Alors, qui serait prêt à essayer une nouveau modèle de réunion pour notre point de mardi prochain ? Elle ne durerait que 30 minutes, et voici comment elle se passerait [insérer ici la check-list partagée au-dessus]. Est-ce vous êtes d'accord pour tester ?

Conseil n° 2 : définir en l'avance la personne qui animera la réunion

Si votre équipe fait déjà partie d'une organisation holacratique, il y a de fortes chances que la décision ait déjà été prise.

Cependant, si vous souhaitez essayer les réunions tactiques en dehors du cadre de l’holacratie, vous devrez vous assurer qu'un facilitateur a été désigné avant de lancer la réunion.

Voici quelques options :

1. proposez d'assumer le rôle lors de la première réunion tactique
2. demandez à chaque membre de l'équipe d'animer la réunion à tour de rôle
3. demandez aux participants de voter pour un membre de l'équipe sur Talkspirit

Conseil n° 3 : utiliser un chronomètre et des aide-mémoire pour rester concentré

L'un des aspects les plus intéressants des réunions de triage, c’est que des informations qui avaient été cachées ou perdues sont soudainement mises en lumière lorsque les participants sont encouragés à partager sur quoi ils ont besoin d’aide pour avancer.

L'inconvénient, par contre, c'est que les gens deviennent soudain très enthousiastes à l'idée de travailler ensemble — ce qui peut donner lieu à des discussions assez longues et animées sur la manière de résoudre les problèmes.

Comment éviter cela tout en maintenant l'enthousiasme ?

1- Jouez le rôle de gardien du temps. N'ayez pas peur de vous servir d'un chronomètre. Par exemple, 2 minutes pour les tours de table courts qui ne nécessitent pas de discussion ou 5 minutes par point à l'ordre du jour.

2- Posez des questions spécifiques qui font avancer les choses. Utilisez des aide-mémoire pour ne pas perdre le fil de la réunion (par exemple, les fiches pratiques ajoutées dans les ressources complémentaires ci-dessous)

3- Arrêtez la réunion quand le temps imparti est écoulé. Si vous n'avez pas pu discuter de tous les points de l'ordre du jour, c'est tant pis. La prochaine fois, tout le monde fera encore mieux et ira davantage droit au but.

La pire chose à faire, c'est de prendre l’habitude de faire des réunions qui durent plus longtemps que prévu. Ce n'est pas comme ça qu'on renforce l'efficacité et la confiance dans la prise de décisions.

4- Planifiez des ateliers pour assurer le suivi des projets clés. Les réunions de triage ne sont pas le lieu pour discuter en profondeur des problèmes ou des projets. Si un problème ne peut être résolu en quelques minutes, proposez de programmer un atelier d'équipe ou une réunion individuelle, puis passez à autre chose.