Passer du micro-management à des équipes autonomes auto-gouvernées, est-ce vraiment possible ? Eh bien oui, c’est exactement ce que notre client QoQa a accompli en mettant en place l'Holacratie. Voici leur histoire !
QoQa est une plateforme de e-commerce communautaire basée en Suisse. L'entreprise propose une sélection quotidienne de produits personnalisés à des prix attractifs. Depuis sa création en 2005, QoQa entretient une relation étroite avec sa communauté, souvent impliquée comme partenaire actif dans divers projets.
QoQa, en chiffres :
- 1 million d'utilisateurs
- 230 collaborateurs (appelés « loutres »)
- 160 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2023
%20(1).jpg)
Depuis ses débuts, QoQa cherche à offrir un maximum de liberté à ses collaborateurs. Cependant, atteindre cet objectif sans apporter de cadre explicite s’est avéré compliqué au départ. Pour renforcer l’autonomie des employés, l’entreprise a décidé de mettre en place l'Holacratie, un modèle de gouvernance qui remplace la hiérarchie traditionnelle par des équipes auto-organisées (appelées cercles) avec des rôles et des responsabilités bien définis. Et nous sommes fiers qu’ils aient choisi notre outil Talkspirit pour faciliter cette transition !
Pour en savoir plus sur cette transformation organisationnelle, nous avons échangé avec Fabio Monte, Directeur des Opérations (COO) et leader du plus grand cercle de QoQa. Voici ce qu’il nous a confié.
À la recherche d'un modèle pour autonomiser les collaborateurs
« À nos débuts, nous imaginions QoQa comme un barbecue, où nous ajouterions de la viande et du poisson (nos collaborateurs) et des sauces pour relever le tout (4-5 personnes fournissant la structure). »
Jusqu’à ce que nous atteignions environ 120-130 employés, nous ne disposions pas de structure de gouvernance formelle. L’organisation était plutôt plate, et les collaborateurs jouissaient d’une totale liberté dans leur travail. Cela étant, ils ne savaient pas toujours comment en tirer parti, ce qui menait souvent à des pratiques de micro-management.
L’idée était donc de trouver un modèle de gouvernance capable de rendre l’implicite explicite, tout en incitant les employés à proposer des changements et à prendre des décisions de manière autonome », explique Fabio Monte.
Scrum : un premier pas vers l’agilité
« La première méthodologie que nous avons adoptée était Scrum. L’équipe informatique a été la première à l’implémenter, en organisant des sprints, des rétrospectives et des revues de sprint. Comme cela fonctionnait bien pour eux, nous avons décidé d’appliquer cette méthodologie à tous les départements.
Les équipes se réunissaient toutes les deux semaines et suivaient leurs projets à l’aide d’un outil dédié, ce qui a conduit à de nombreuses améliorations au fil du temps.
Ce modèle a bien fonctionné dans chaque département, néanmoins, il a donné naissance à des silos, faute d’une communication adéquate entre les équipes. Par exemple, les gens ne savaient pas qui contacter quand ils avaient un problème informatique.
Ce problème s’est aggravé pendant la crise du COVID, lorsque tout le monde travaillait à distance. Nous avons constaté une perte de lien significative entre les équipes, ce qui nous a poussés à explorer d’autres modèles organisationnels. »
La transition vers l'Holacratie
« Nous cherchions un modèle qui nous aiderait à améliorer la liberté et l'autonomie des collaborateurs, sans créer de silos d'information entre les équipes. L'Holacratie nous a séduits car elle offrait tous les avantages que nous recherchions, et nous avions vu de nombreuses entreprises l'adopter avec succès. Certaines ont même réussi à adapter la Constitution Holacratie à leurs besoins internes, comme Loyco qui a créé la Loycocratie. Nous avons envisagé cette option, mais nous avons préféré suivre la Constitution telle quelle, pour maintenir une clarté optimale et adapter le modèle progressivement, en fonction des besoins. »
Formation et implication des collaborateurs
« Au départ, j’avais de nombreuses idées préconçues sur l’Holacratie. Pour moi, il s’agissait d’un modèle rigide, plein de jargon et de bureaucratie, où chacun pouvait faire ce que bon lui semble.
Nous avons donc décidé de collaborer avec un partenaire qui pourrait nous aider à mieux comprendre l’Holacratie et à convaincre les collaborateurs de sa pertinence. En 2019, nous avons suivi une formation avec le cabinet Nova Consul (anciennement iGi Partners) pour découvrir l'Holacratie. Sur cette base, nous avons travaillé sur la création d’une raison d’être commune pour aligner tout le monde.
Nous avons ensuite organisé des ateliers pour partager cette raison d'être avec les collaborateurs et obtenir leur adhésion. Cela a permis à chacun d'apporter sa contribution, y compris ceux qui n'avaient pas l'habitude d'exprimer leur opinion auparavant.
Suite à ces ateliers, nous avons sondé les collaborateurs pour savoir s’ils étaient prêts à mettre en place l'Holacratie. Les premiers résultats nous ont montré que seulement 60 % y étaient favorables. Nous avons réalisé que cela était dû au fait que beaucoup de personnes n'avaient pas les mêmes attentes et ne comprenaient pas pourquoi nous apportions ce changement. Nous avons donc organisé d'autres ateliers et réexpliqué les raisons de ce changement jusqu'à ce que nous atteignions 90 % d'avis favorables
Lire aussi : Conduite du changement : notre méthode en 3 étapes
Entre-temps, nous avons changé de partenaires et commencé à travailler avec Ivolve et Sémawé, qui nous ont aidés à mettre officiellement en place l'Holacratie et Talkspirit en octobre 2021. »
Implementation de Talkspirit
« Nous avons choisi Talkspirit pour mettre en place l'Holacratie car nous y avons trouvé toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin, notamment l'organigramme et la module OKR, qui étaient essentiels pour nous. Tout était là, ce qui signifiait que nous n'avions pas besoin de chercher d'autres outils. De plus, nous avons trouvé Talkspirit très intuitif et agile. La décision a donc été vite prise.
Nous avons commencé par une version d'essai pour permettre aux collaborateurs de se familiariser avec la plateforme. Grâce à la formation d'Ivolve et de Sémawé, nous avons appris à utiliser cet outil en pratiquant directement dessus. Une fois les bases acquises, nous avons créé notre plateforme Talkspirit officielle.
Nous avons lancé le processus en établissant le cercle QoQa (le plus grand cercle de l'organisation) et ses principaux sous-cercles, qui correspondent aux départements de l'organisation (Approvisionnement, Opérations, Marketing, etc.). Nous avons identifié un leader pour chaque cercle. Tous les leaders de cercle ont ensuite travaillé avec leur équipe pour définir les rôles au sein de chaque cercle, une étape cruciale de la transformation appelée encodage. »
Le défi de la définition des rôles
« La définition des rôles a été sans aucun doute la partie la plus difficile pour nos équipes. Au départ, beaucoup ont créé des rôles correspondant à l’intégralité de leurs descriptions de poste. Nous avons dû leur expliquer qu’une personne peut avoir plusieurs rôles, et non qu’un seul. Cela a permis à chacun de faire une introspection personnelle et d'identifier plus clairement ses rôles au sein de l'entreprise.
Une fois les principaux rôles de chaque cercle définis, les collaborateurs ont pu proposer de nouveaux rôles qu’ils souhaitaient créer. Aujourd’hui, nous avons des rôles plus originaux, tels que :
- « Buddy » : aide à l’intégration des nouveaux arrivants.
- « Maître Yoda » : mentore les nouveaux talents (appelés « Padawans »).
- « Shit Storm » : gère les crises
Offrir aux collaborateurs la possibilité d’occuper différents rôles leur permet de tirer pleinement parti de leurs compétences, et pas seulement celles pour lesquelles nous les avons recrutés. Toutefois, pour éviter une trop grande dispersion, nous avons instauré une règle : 80 % des rôles d’un collaborateur doivent être en lien à son métier. Par exemple, si je suis développeur, je peux avoir plusieurs rôles de développement, mais ne pas cumuler 30 rôles d’’organisateur d’événements”. Rien ne m'empêche toutefois d'avoir quelques rôles sans lien avec mon métier.
Et si, un jour, un rôle n’a plus lieu d’être, il peut simplement être modifié ou supprimé. C’est ce qui fait toute la magie de l'Holacratie : rien n’est figé. »
Comment nous utilisons Talkspirit pour les réunions, les OKRs et les projets
« Outre la création de rôles, nous utilisons également Talkspirit pour :
- Organiser des réunions tactiques et de gouvernance.
- Suivre l'avancement des projets.
- Définir des OKRs (Objectifs et Résultats Clés).
Au début de chaque année, nous définissons la raison d’être et les priorités stratégiques de QoQa. Sur cette base, nous déterminons notre plan d’action et nos OKRs, ainsi que les projets nécessaires pour atteindre ces objectifs.
À l’échelle de l’entreprise, nous nous limitons à trois OKRs stratégiques par an. Chaque cercle utilise ces OKRs pour créer les siens, qu’il présente ensuite à l’ensemble de l’entreprise. Chacun peut alors donner son avis quant à la pertinence et à la faisabilité de ces OKRs. Ce qui aide les équipes à se sentir plus responsables, puisque les résultats de l'entreprise dépendent directement de leurs résultats.
Une fois un OKR validé, tous les collaborateurs doivent s’engager à l’atteindre. Dans cette optique, nous avons mis en place un système de primes au niveau de l’entreprise et des équipes : si tous les OKR sont atteints, tout le monde reçoit un bonus. En revanche, si certains n’y parviennent pas, ce bonus est réduit. Nous constatons que cela favorise la solidarité entre les équipes.
Chaque projet que nous créons sur Talkspirit est lié à un OKR que nous souhaitons atteindre. Cela permet de donner de la visibilité aux projets stratégiques de QoQa et d’aligner tous les départements sur les mêmes priorités. De plus, cela permet d’identifier rapidement les projets bloqués et de traiter plus rapidement les tensions associées lors des réunions tactiques. »
Plus de clarté et de prise d’initiative
« Dans l’ensemble, Talkspirit nous a apporté beaucoup de clarté. La plateforme permet à chacun de savoir ce qu’il peut ou ne peut pas faire, à qui s’adresser et qui est responsable de quoi. Par exemple, si je souhaite savoir si je peux publier un post sur Facebook, il me suffit de rechercher ce mot-clé sur Talkspirit pour trouver la politique associée et les personnes responsables.
Depuis que nous avons mis en place l’Holacratie, nous observons également une augmentation de la prise d’initiatives personnelles. Auparavant, beaucoup de personnes venaient me voir en privé avec leurs problèmes. Désormais, les collaborateurs se sentent plus autonomes : ils partagent leurs tensions lors des réunions, ce qui nous permet d'en discuter et de les résoudre plus rapidement ensemble. Et si ces personnes souhaitent apporter un changement, elles proposent des solutions au lieu d’attendre que quelqu’un d’autre le fasse.
Chez QoQa, l’autorité de chacun et chacune dépend de son rôle et de ses compétences, et non de sa fonction comme c'est le cas dans une structure hiérarchique. Une personne en bas de l’échelle hiérarchique peut donc parfaitement proposer des initiatives.
Un jour, un collaborateur du département logistique nous a fait remarquer que les scotchs se cassaient constamment quand il faisait des colis. Il voulait résoudre ce problème mais ne savait pas vers qui se tourner. Nous avons donc créé un rôle ‘Scotch’ pour lui, en le chargeant de trouver des scotchs plus résistants, de créer et d'approuver un budget pour cette dépense. Cela montre que tout un chacun peut avoir des responsabilités et prendre des initiatives ! »
Conclusion
Le passage de QoQa de la méthode Scrum à l'Holacratie s'est révélé extrêmement enrichissant tant pour l'organisation que pour ses collaborateurs. Cette transformation, bien que longue et exigeante, a apporté plus de clarté, favorisé le partage des connaissances, encouragé la prise d'initiative, instauré des feedbacks réguliers et renforcé l’alignement entre les équipes. Tout cela n'aurait pas été possible sans le bon accompagnement et le bon outil : Talkspirit.
Que votre organisation souhaite mettre en place l'Holacratie dans son intégralité, en appliquer seulement certains éléments, ou explorer d’autres méthodologies, Talkspirit vous fournit les outils indispensables pour accompagner votre transformation organisationnelle. Nous collaborons également avec un réseau de plus de 130 partenaires qui peuvent vous accompagner dans ce processus. Alors pas d’inquiétude, vous êtes entre de bonnes mains 😉
Vous souhaitez en savoir plus sur Talkspirit et ses avantages ? Contactez notre équipe commerciale pour obtenir une démo personnalisée.
Enfin, si vous cherchez des conseils d’experts pour mettre en place un modèle comme l’Holacratie dans votre organisation, nous vous invitons à consulter notre dernier livre blanc sur les modèles organisationnels 👇
Accéder au Livre Blanc
Dans « Le guide ultime des modèles organisationnels », vous découvrirez :
- Des modèles organisationnels innovants (comme la méthode Agile, l’entreprise Opale, l’Holacratie et le Management Constitutionnel),
- Des témoignages d’organisations ayant adopté ces modèles avec succès,
- Des conseils pour choisir, implémenter et mesurer l’efficacité de votre modèle,
- Les meilleurs outils pour conduire le changement en douceur.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpeg)
.jpeg)
.jpeg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
%2520(1).jpeg)
%2520(1)%2520(1).jpeg)
%2520(1)%2520(1).jpeg)
