Mettre en place le self-management avec Talkspirit : témoignage de Great Place To Work

Le chemin vers l'auto-gouvernance (aussi appelée self-management) n'est pas un long fleuve tranquille ! Cependant, lorsqu’elle est bien mise en œuvre, elle peut offrir une multitude d’avantages, tels qu’une transparence accrue, une meilleure autonomie et une prise de décision plus efficace. C'est précisément ce qui a motivé Great Place To Work Pays-Bas à mettre en place le self-management dès le départ.

Great Place To Work aide les organisations à améliorer l'expérience employé et à fidéliser les talents grâce à des programmes de certification, du coaching et des enquêtes d'engagement. L'entreprise appartient à UKG, un éditeur américain de logiciels RH qui compte environ 15 000 collaborateurs. Toutefois, tous ses bureaux sont gérés localement et de manière indépendante.

Great Place To Work, en chiffres :

• 10 millions de collaborateurs interrogés dans le monde
• 18 000 entreprises accompagnées dans 170 pays
• 50 bureaux à travers le monde

René Brouwers est leader de cercle et co-propriétaire du bureau néerlandais de Great Place To Work. Il y a un an et demi, il a mis en place Talkspirit dans son organisation pour soutenir des pratiques de self-management. Dans cet article, il partage les raisons qui l'ont poussé à franchir le pas, la manière dont il a déployé Talkspirit et la méthodologie Holacratie, ainsi que les bénéfices que son équipe en tire aujourd'hui.

Un parcours semé d'embûches

D'une équipe auto-organisée... 

« Il y a sept ans, Great Place To Work a été racheté par de nouveaux propriétaires adeptes du self-management. C’est à ce moment-là qu’ils m’ont embauché comme PDG d’une équipe auto-organisée pour le bureau des Pays-Bas. Je n’avais aucune idée de ce qu’impliquait l’autogestion, et mon équipe non plus, puisqu’elle était habituée à un fonctionnement hiérarchique. Mais j’étais curieux d’en apprendre davantage.

Créer un environnement de travail exceptionnel est notre cœur de métier. Nous voulions donc être cohérents par rapport aux principes que nous prônons, et construire une entreprise fondée sur la confiance. Sur ce point, nous étions plutôt bons. Cependant, le principal défi résidait dans le fait que, dans cette configuration auto-organisée, les collaborateurs ne savaient pas clairement quelles étaient leurs responsabilités, ni quels KPIs ils devaient suivre. Ils avaient de l’autonomie, mais il manquait une structure, des orientations claires et une vision précise.

Au bout de deux ans, certains collègues sont venus me voir et m'ont dit : “Tu sais quoi, ce système de self-management ne fonctionne tout simplement pas. Nous avons besoin de quelqu'un qui nous dise quelle est la stratégie, comment la mettre en place et quelles sont les choses que nous faisons bien ou non. Autrement dit, nous voulons un vrai PDG” , explique René Brouwers.

...à une structure hiérarchique traditionnelle... 

« Étant donné que nous étions une équipe autogérée, j’ai répondu : “Excellente idée, mais dans ce cas, vous devez me licencier de mon rôle actuel et me réembaucher pour ce nouveau rôle. Sinon, ce changement majeur ne pourra pas fonctionner.”

J'ai donc quitté mon poste. Nous avons changé le système. Et j’ai postulé pour ce nouveau poste. Ils m’ont réembauché en tant que PDG d’une équipe traditionnelle, et non plus d’une équipe auto-organisée.

À ce moment-là, nous avions besoin d’un leadership hiérarchique pour prendre des décisions, apporter de la clarté et établir une direction. C'était la meilleure chose à faire. Et ça a très bien fonctionné. »

...à une organisation holacratique 

« Il y a environ trois ans, nous avons décidé de revenir progressivement au self-management en prenant diverses mesures. La première étape a été de revoir notre processus de prise de décision, en passant du consensus au consentement. Ensuite, nous avons instauré une transparence radicale sur des sujets comme les salaires. Puis, nous avons remanié la structure des réunions.

Cependant, pour que le self-management fonctionne réellement et soit pérenne, nous devions formaliser les choses. Pour ce faire, nous avions besoin à la fois d’un modèle et d’un outil. Après avoir étudié différents modèles de gouvernance adaptés à l’auto-gouvernance, nous avons opté pour l’Holacratie.

Nous avons fait appel à Energized.org, une société de conseil basée aux Pays-Bas, pour nous aider à mettre en place l’Holacratie et à trouver un outil adapté au self-management. Nous avons d’abord examiné Glassfrog, très bien conçu pour l’Holacratie, puis Talkspirit, qui offrait un champ d’application plus large allant au-delà de l’Holacratie, tout en garantissant une excellente expérience utilisateur. Sur cette base, nous avons décidé d’adopter Talkspirit. »

La mise en place de l'Holacratie avec Talkspirit

« Certains ont d'abord suivi des formations en Holacratie – nous les surnommons aujourd'hui nos  “ héros de l’Holacratie”. Ensuite, nous avons commencé à déployer l’Holacratie et Talkspirit au sein de l'équipe marketing. Nous nous sommes familiarisés avec les différentes fonctionnalités, comme les rôles, les réunions et les indicateurs clés de performance (KPIs). Et au bout de trois mois, nous avons déployé Talkspirit dans toute l’entreprise.

Entre les premières discussions que nous avons eu et la mise en place de la méthodologie au sein de la première équipe, il nous a fallu environ huit mois. Puis une année supplémentaire pour que toute l'équipe prenne ses marques avec l'Holacratie.

Maintenant que tout le monde est impliqué, nous avons constaté des changements très positifs au sein de l’équipe. »

Les défis liés à l'implémentation du self-management

Bien sûr, mettre en place le self-management s'accompagne de nombreux défis, surtout si vous avez l’habitude que quelqu'un vous dise quoi faire au quotidien.

L'empreinte de la hiérarchie traditionnelle

« La difficulté principale pour beaucoup réside dans la séparation entre leur personne et le rôle qu'ils endossent à un moment donné. À un moment donné, vous incarnez un rôle, et c’est lui qui est évalué, pas vous en tant que personne. Nous ne sommes pas là pour vous dire que vous ne faites pas votre travail. Nous disons plutôt que le rôle que vous occupez ne remplit pas les attentes qui lui sont associées. Cette dissociation peut être difficile à opérer, notamment pour les personnes qui ont longtemps travaillé dans des organisations traditionnelles.

Pour les aider à adopter cette nouvelle approche, vous pouvez mettre en place différents exercices. Par exemple, se tenir debout derrière sa chaise pour représenter un rôle (symbolisé par la chaise) plutôt que de s'asseoir dessus. Cela peut aider les gens à dissocier l’individu du rôle, et à changer leur état d'esprit. »

L'empreinte de la culture

« Votre culture organisationnelle peut également influencer votre perception des choses. Par exemple, aux Pays-Bas, nous sommes plus habitués à un processus de décision collective, ce qui comporte ses avantages et ses inconvénients. Le bon côté, c'est que les gens osent s'exprimer. Le revers de la médaille, c'est que parfois, parvenir à une décision n’est pas garanti. C’est précisément ce qui nous est arrivé par le passé . On essaie d'obtenir un consensus, ça ne fonctionne pas, et aucune décision n'est prise. »

L'importance de suivre les règles du jeu

« S'exercer régulièrement et respecter le cadre aide beaucoup à relever ces défis. Dans les moments difficiles, on a tendance à chercher des raccourcis ou des solutions de contournement, mais ce n'est pas la bonne approche. Comme pour tout changement, il faut jouer le jeu pour que ça fonctionne.

C'est pourquoi nous veillons à respecter pleinement la constitution Holacratie. Cela ne signifie pas pour autant que rien ne peut évoluer. Par exemple, nous avons dû clarifier certaines responsabilités : qui est chargé des licenciements ? Qui décide des augmentations salariales ? Dans ces cas, des discussions et suggestions permettent d’avancer.

Parfois, il nous arrive de procéder à des ajustements non conformes à la constitution, mais adaptés à nos besoins. Par exemple, nous continuons à faire des réunions trimestrielles sur Talkspirit, bien que cela ne fasse pas partie intégrante de l’Holacratie. »

Comment nous utilisons Talkspirit

Rôles, réunions, projets et OKRs

« Talkspirit nous aide à apporter de la clarté au sein de l’équipe. Nous utilisons l’organigramme pour clarifier qui est responsable de quoi, ainsi que pour définir la raison d’être et les responsabilités de chaque rôle.

Talkspirit nous aide également à structurer nos réunions. Nous l’utilisons pour organiser des réunions stratégiques, des réunions de travail, ainsi que des réunions de gouvernance non officielles (où nous réunissons quatre leaders de cercle pour échanger).

Le module Projets nous aide à organiser nos projets et nos tâches, et à nous assurer que chacun sait ce qui doit être fait.

Cette année, nous avons aussi commencé à utiliser la méthodologie OKR (Objectifs et Résultats Clés). Cela devrait nous aider à renforcer l'alignement sur la stratégie, mais aussi à comprendre quels projets sont liés à quels objectifs. »

Management de la performance

« Nous utilisons également Talkspirit pour apporter de la transparence à notre processus de développement des performances, qui repose sur un système de feedback à 360°.

Chaque année, nous demandons aux collaborateurs d’évaluer les performances des uns et des autres à partir d’un questionnaire standardisé qui dépend du rôle et du niveau de salaire de chacun. Sur la base de cette évaluation, chaque personne  se voit attribuer un profil (leader, professionnel, généraliste, expert, etc.) et un niveau (junior, intermédiaire, senior, exceptionnel), qui sont ensuite enregistrés dans Talkspirit.

Nous avons créé des champs personnalisés sur la plateforme pour indiquer les scores de chacun, ainsi que les attentes liées non seulement à leur rôle, mais aussi à leurs performances et à leur niveau d’expérience. Cela se traduit par plus de clarté, mais également par une rémunération plus adaptée. »

Plus de clarté et d'autonomie au travail

« Mettre en place le self-management nous a permis d'allier autonomie et clarté au travail. Comme chaque collaborateur sait désormais ce qu'on attend de lui, il peut travailler de manière autonome et prendre les décisions liées à son rôle, sans avoir constamment besoin de l'approbation de tous.

Ces deux dernières années, nos enquêtes d'engagement auprès de l'équipe ont montré des progrès dans deux domaines : la liberté et la clarté. Résultat : notre indice de confiance atteint maintenant 89 sur 100 !

Talkspirit a également amélioré notre façon d’animer les réunions. Pouvoir accéder aux comptes-rendus des différents cercles nous aide à savoir ce qui se passe et à prendre des décisions éclairées. 

Par ailleurs, étant donné que tous les comptes-rendus sont sur Talkspirit, nous n'avons plus besoin que quelqu'un rédige un rapport après chaque réunion.

Cela s’avère particulièrement pratique lors des audits ISO 27001. Nous pouvons simplement leur fournir les comptes-rendus de nos réunions trimestrielles pour leur montrer les sujets abordés, ce qui simplifie considérablement le processus d’audit. »

Conclusion

Dans son livre Drive, Daniel H. Pink explique que les individus sont motivés par trois facteurs : la maîtrise, l’autonomie et la raison d'être. Autrement dit, la source de leur épanouissement ne réside pas dans le salaire, mais bien plutôt dans la conviction que leur travail a un impact, une signification et qu’ils s’améliorent chaque jour. 

Mettre en place le self-management à l’aide d’un outil comme Talkspirit est un excellent moyen d’apporter du sens au travail de chacun tout en soutenant le développement des compétences. Avec l’Holacratie, par exemple, les collaborateurs ne sont pas limités par une description de poste figée. Ils peuvent endosser de nouveaux rôles en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leurs connaissances, tout en continuant à évoluer au sein de l’organisation.

Cette flexibilité, associée à la transparence et à l’autonomie, constitue un levier puissant pour attirer et fidéliser les talents dans l’entreprise.

C’est une réalité dont Great Place To Work est pleinement conscient. D’ailleurs, d’autres bureaux européens (comme Great Place To Work Autriche) expérimentent également Talkspirit, et nous espérons que d'autres équipes en bénéficieront.

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