Liip

Liip, en bref

Créée en  2007, Liip est une agence digitale suisse spécialisée dans la production de sites internet et d’applications mobiles. L’entreprise compte aujourd’hui 220 collaborateur·trice·s, répartis sur 6 bureaux en Suisse.

Plusieurs principes clés sont inscrits dans son ADN, notamment l’agilité, la durabilité et l’autogestion (aussi appelé self-management). Ces derniers se retrouvent d’ailleurs dans la raison d’être de l’entreprise : « créer de la valeur sociétale, environnementale et économique durable, en œuvrant pour le progrès digital et humain. »

Contexte

Depuis sa création en 2007, Liip cultive une approche audacieuse du travail. Refusant les schémas hiérarchiques traditionnels, cette agence digitale suisse mise très tôt sur l’agilité, la transparence et la responsabilisation individuelle. L’entreprise teste différentes méthodes agiles pour structurer ses équipes de conception et développement informatique, notamment la méthodologie Scrum dès 2009, et le modèle Spotify en 2012. Ces expérimentations posent les premières briques d’une organisation plus flexible.

Mais à mesure que les équipes s’agrandissent, ces modèles montrent leurs limites. La direction souhaite aller plus loin, et offrir aux équipes un cadre clair où chacun peut prendre des décisions, proposer des idées et contribuer à la stratégie de l’entreprise. C’est en découvrant le livre Reinventing Organizations de Frédéric Laloux que l’équipe de Liip franchit un cap. 

En 2016, elle décide de passer à l’autogestion, en adoptant l’Holacratie : un modèle de gouvernance qui permet de distribuer l’autorité entre plusieurs équipes autonomes (aussi appelées “cercles”). Cette décision visionnaire fait alors de Liip l’une des toutes premières entreprises suisses à mettre en place l’Holacratie.

Pour soutenir ses pratiques d’autogestion, Liip choisit de s’appuyer sur la solution de gouvernance agile de Talkspirit, une plateforme pensée spécialement pour les organisations agiles qui placent la raison d’être au cœur de tout ce qu’elles entreprennent. 

Défis

• Comprendre et faire adopter un nouveau modèle. La majorité des collaborateur·trice·s n’avaient jamais entendu parler de l’Holacratie avant que le modèle soit mis en place dans l’entreprise. Il a donc fallu du temps, des échanges et formations internes pour que chacun s’approprie les règles du jeu.
  
• Changer de culture décisionnelle. En Suisse, la culture du consensus est profondément ancrée. Or, l’Holacratie privilégie le consentement : autrement dit, elle permet de prendre une décision dès lors qu’aucune objection majeure n’est formulée. Passer de l’un à l’autre a demandé un vrai changement de posture au sein des équipes.
  
• Clarifier les rôles. Le rôle de Lead Link (Premier Lien), souvent mal compris au départ, a suscité des interrogations. Certains y voyaient une forme de management déguisé. Il a donc fallu ré-expliquer, redéfinir et faire évoluer la perception de ce rôle clé dans la structure de l'entreprise.
  
• Adapter les processus transverses. Les départements comme les RH ou la Finance ont dû revoir leurs modes de travail pour s’inscrire pleinement dans cette nouvelle logique auto-organisée. 

Pourquoi Talkspirit

• Un outil parfaitement adapté à l’Holacratie. Talkspirit s’est rapidement imposé comme la solution idéale pour Liip, grâce à ses fonctionnalités pensées pour les organisations auto-organisées, notamment celles pratiquant l’Holacratie.
• Un périmètre fonctionnel complet. Cartographie des rôles, gestion des réunions, évolutions de gouvernance… Toutes les fonctions clés de gouvernance sont disponibles en un seul et même endroit.
• Un vrai partenaire, pas juste un prestataire. Au-delà des fonctionnalités, c’est aussi la qualité de la relation qui a fait la différence. L’équipe de Talkspirit s’est montrée disponible, à l’écoute et réactive tout au long du projet. Un accompagnement qui a renforcé la confiance et facilité le déploiement. Cette relation de confiance a également conduit Liip à mettre son expertise en design digital au service de Talkspirit, afin de l’aider à relever les enjeux liés à la nouveauté de la plateforme et des pratiques.
  

Modalités de déploiement

• Un sponsoring fort de la direction. C’est elle qui a impulsé le projet et soutenu la mise en place de l’Holacratie, facilitant ainsi l’adhésion des équipes dès le départ.
  
• Un déploiement progressif et volontaire. Liip démarre le déploiement avec une phase pilote de six mois. Pendant cette période, plusieurs équipes volontaires testent l’Holacratie et Talkspirit en conditions réelles.
  
• Un temps d’appropriation respecté. Au bout de six mois, les retours sont  partagés. Plutôt que de forcer l’adoption, l’expérimentation est prolongée de trois mois pour laisser le temps aux équipes de s’approprier le modèle à leur rythme.
  
• Une généralisation basée sur l’adhésion de la majorité. Ce n’est qu’après neuf mois de test et l’accord de la majorité des collaborateur·trice·s que l’Holacratie et Talkspirit sont officiellement mis en place dans toute l’entreprise. Depuis, ils font partie intégrante du fonctionnement quotidien de Liip.
  
• Des formations développées en interne. Une dizaine de collaborateur·trice·s et de managers suivent des formations externes en amont du déploiement. Ces dernier·ère·s utilisent ensuite les connaissances acquises à cette occasion pour développer des formations internes à l’Holacratie.
  

Fonctionnalités utilisées 

• L’organigramme dynamique. Il permet à chaque collaborateur·trice de visualiser en un coup d’œil la structure de l’organisation, à savoir qui fait quoi, dans quel cercle, avec quelles responsabilités. 
• Les réunions. Ce module permet à Liip de structurer ses réunions tactiques et de gouvernance, et de centraliser le suivi des décisions prises de manière synchrone. Chaque cercle adapte le rythme de ses réunions selon ses besoins (hebdomadaire, bimensuel ou à la demande). 
• Les projets. Chaque cercle possède son propre tableau projet pour organiser ses tâches, suivre les avancées et faciliter la collaboration autour des projets internes.
• Les propositions. Liip enregistre une quinzaine de modifications de rôles ou de cercles chaque mois. Ces évolutions peuvent être proposées par n’importe quel membre depuis l’application Propositions. Chacun dispose ensuite d’un certain délai pour valider ou non la proposition via un vote asynchrone.
• La bibliothèque. Des publications sont créées pour centraliser tous les liens d’accès aux ressources pertinentes pour chaque rôle et chaque cercle.

Bénéfices identifiés

• Une organisation plus claire et plus transparente : Grâce à la cartographie organisationnelle créée sur Talkspirit, chacun·e peut facilement identifier ses rôles, ses responsabilités et ses objectifs, ainsi que ceux de ses collègues. Cette visualisation renforce la transparence de l’information et facilite l’alignement autour de la raison d’être de Liip.
  
• Une agilité accrue. Rien n’est figé : les rôles, les responsabilités et les processus de l’organisation évoluent en continu. Cette flexibilité a notamment permis à Liip de réorganiser son équipe de production par marchés cibles.

• Des collaborateur·trice·s plus autonomes. L’autogestion encourage la prise d’initiative : les collaborateur·trice·s identifient ce qu’il faut améliorer et proposent des solutions, sans attendre que la direction s’en charge.
  
• Des réunions efficaces. Grâce à Talkspirit, les réunions sont mieux structurées, plus productives, et les décisions sont facilement documentées et suivies.
  
• Des décisions prises plus rapidement. Liip est passé d’un processus décisionnel basé sur le consensus à un processus basé sur le consentement. Résultat : moins de blocages, et plus de réactivité. 

Grâce à la mise en place de l’Holacratie et de Talkspirit, Liip a su créer un cadre de travail plus clair, plus agile et plus responsabilisant, où chaque collaborateur peut contribuer pleinement à la réussite collective. 

Pour en savoir plus sur l’implémentation de Talkspirit chez Liip, rendez-vous sur cet article.