QoQa

QoQa, en bref

QoQa est une plateforme de e-commerce communautaire basée en Suisse. L'entreprise propose chaque jour une sélection de produits personnalisés à des prix attractifs. Depuis sa création en 2005, QoQa entretient une relation étroite avec sa communauté (ou “Qommunauté”), qu’elle implique activement dans divers projets.

Chiffres clés :

• 1 million d’utilisateurs
• 230 employés, aussi appelé “loutres”
• 160 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2023

Contexte

Dès ses débuts, QoQa a souhaité adopter une structure organisationnelle offrant une liberté totale à ses collaborateurs. Chaque employé pouvait agir à sa guise, dans un esprit auto-entrepreneurial. Mais cette liberté, bien que séduisante sur le papier, manquait de cadre. En l’absence de règles explicites, elle se traduisait parfois par des tensions ou des pratiques de micro-management, limitant ainsi l’autonomie et l’épanouissement des équipes. 

Face à ces défis, QoQa a décidé d’explorer un modèle de gouvernance permettant d’apporter davantage de clarté et de transparence à l’organisation. L’objectif ? Maximiser l’autonomie des collaborateurs, tout en posant des bases solides pour fluidifier la collaboration des équipes.

Dans cet esprit, l’entreprise s’est tout d’abord tournée vers la méthodologie Scrum au sein de l’équipe IT. Les résultats positifs, portés par des sprints, rétrospectives et revues régulières, l’ont convaincu d’étendre cette approche à l’ensemble des départements de l’entreprise. Cependant, ce modèle n’était pas sans faille: bien qu’il ait mieux structuré les projets, ce modèle a involontairement renforcé les silos, freinant ainsi la communication et le partage d’informations.

Est ensuite arrivée la crise du COVID-19, qui  - comme pour beaucoup d’entreprises -  a marqué un tournant pour QoQa, l’obligeant l’entreprise à basculer entièrement en télétravail. Ce changement soudain a mis en lumière les fragilités déjà présentes, accentuant les cloisonnements entre équipes et affaiblissant les liens entre les collaborateurs. Les interactions informelles, qui faisaient le ciment de la gestion de projet en petit comité, n’avaient plus cours. Sans compter la hausse importante des effectifs, avec des dizaines de nouvelles “loutres” incapables de se faire une idée claire de l’ADN de l’entreprise à distance. 

Ces difficultés ont poussé QoQa à chercher une alternative, un modèle capable de conjuguer liberté et autonomie, et de mettre fin aux silos d’informations inter-équipes. Une réponse s’est imposée: l’Holacratie.

Défis

• Donner le plus de liberté possible à ses employés sans ajouter de la complexité et perdre en efficacité.
• Limiter les pratiques de micro-management, qui freinent l'autonomie des équipes.
• Mettre fin aux silos d’informations, afin d'améliorer la communication et la collaboration inter-départements.

Pourquoi Talkspirit

Pour mettre en place l’Holacratie, QoQa avait besoin d’un outil adapté. L’entreprise a opté pour Talkspirit pour plusieurs raisons : 

• La richesse fonctionnelle : pas besoin de chercher plusieurs solutions, tout est centralisé sur le même outil !
• L’interface ergonomique, qui a permis de faciliter l’adoption par les équipes
• Son fonctionnement agile, autrement dit sa capacité à s’adapter en continu aux besoins de l’organisation 

Modalités de déploiement

• Accompagnement externe : QoQa a travaillé avec des coachs certifiés en Holacratie (Nova Consul, Ivolve et Semawé) pour guider le déploiement et assurer une bonne adoption par les équipes.
• Formation des équipes : Des sessions de formation ont été organisées pour familiariser les collaborateurs avec les principes de l’Holacratie et les nouvelles méthodes de travail associées.
• Déploiement progressif de Talkspirit : La plateforme a été introduite progressivement, pour accompagner l’encodage des rôles, structurer les cercles, et simplifier le suivi des tensions et projets.
• Documentation des rôles : La première étape a été de créer le cercle QoQa et ses sous-cercles (Supply, Opérations, Marketing, etc.), en désignant un leader pour chaque cercle. Les équipes ont ensuite défini ensemble les rôles de chaque cercle, ainsi que les responsabilités de chaque rôle. 

Fonctionnalités utilisées

QoQa tire parti des principales fonctionnalités de gouvernance de Talkspirit, notamment :

• L’organigramme dynamique, qui sert à documenter les rôles et les responsabilités de chacun.
• Les OKRs (Objectifs et Résultats Clés), qui permettent de fixer des objectifs clairs, ambitieux et mesurables au niveau de l’entreprise et des équipes.
• Les projets, qui permettent de suivre l’avancement des tâches contribuant à l’atteinte des objectifs fixés.
• Les réunions tactiques et de gouvernance, qui permettent de favoriser la communication intra et inter-équipe, et de résoudre de potentielles tensions.
• Les propositions, qui favorisent la prise d’initiatives des collaborateurs.

Bénéfices identifiés

Depuis le déploiement de Talkspirit, QoQa a observé plusieurs avantages :

• Clarté organisationnelle accrue: chaque collaborateur sait précisément ce qui est attendu de lui, et comment identifier qui est responsable de quoi dans l’organisation.
• Autonomie renforcée: les équipes prennent davantage d’initiatives, soumettent leurs tensions en réunion et proposent des solutions concrètes.
• Résolution rapide des problèmes: les tensions sont abordées collectivement et résolues plus rapidement.
• Engagement des équipes: les collaborateurs se sentent plus impliqués et écoutés dans les processus décisionnels.

En adoptant Holaspirit, QoQa a non seulement réussi à structurer son organisation, mais également à créer un environnement de travail plus collaboratif et agile.

Pour en savoir plus sur l’implémentation de Talkspirit chez QoQa, rendez-vous sur cet article.