Mairie de Venelles

Découvrez comment la Mairie de Venelles a réussi à :

• mieux partager l’information avec ses agents dispersés entre les bureaux et le terrain
• faciliter les échanges - aussi bien formels qu’informels - entre les différents services de la mairie
• réduire considérablement le volume d’emails échangés en interne
• développer la culture du feedback 
• donner plus de visibilité aux actions de chacun

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La Mairie de Venelles, en bref

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Venelles est une commune de 8 600 habitants située au nord d’Aix-en-Provence, dans le département des Bouches-du-Rhône. Elle compte 160 agents municipaux répartis sur plusieurs sites, dont environ la moitié travaillant dans les bureaux.

L’objectif de la Mairie de Venelles ? Moderniser les modes de travail de ses agents en misant sur le numérique, et notamment sur les outils collaboratifs.

Besoin et contexte

Contexte initial

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Jusqu’à fin 2019, la Mairie de Venelles communiquait presque exclusivement par mail et par téléphone, ce qui posait plusieurs problématiques :

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• l’information n’était pas accessible à l’ensemble des agents (notamment ceux travaillant sur le terrain et ne disposant pas d’une adresse mail professionnelle),
• les échanges étaient dispersés sur différents canaux (mails, SMS, appels téléphoniques, messageries collaboratives gratuites), ce qui rendait la communication difficile entre les différents services de la mairie.

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Pour répondre à ces enjeux, la Mairie de Venelles a donc cherché à déployer un réseau social d’entreprise qui lui permette de fluidifier le partage d’information et de mieux connecter les agents travaillant sur différents sites, dans les bureaux et sur le terrain.

Pourquoi avoir choisi Talkspirit ?

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Talkspirit s’est rapidement imposé comme LA solution pouvant répondre aux besoins de communication interne de la mairie. En effet, la plateforme s’est notamment démarquée de par :

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• son ergonomie et sa simplicité d'utilisation, qui permet à n’importe quel utilisateur de le prendre en main rapidement,
• son ADN 100 % français, qui lui permet de rester proche de ses clients, mais aussi de garantir la sécurité de leurs données grâce à un hébergement en France,
• sa capacité à intégrer les demandes de ses clients dans sa feuille de route, et à faire évoluer ses fonctionnalités en continu.

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Modalités de déploiement

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Déployé fin 2019 en parallèle avec d’autres logiciels collaboratifs, Talkspirit est fortement soutenu par le DGS (directeur général des services) de la mairie, ce qui contribue à pousser l’usage de l’outil.

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Le confinement de mars 2020 arrivant peu de temps après permet également d’accélérer le déploiement de Talkspirit. En cette période de télétravail obligatoire, “l’outil permet ainsi de fédérer les agents, et de conserver une cohésion d’équipe indispensable à distance”, rapporte Carine Ponsot, chargée de communication interne à la mairie.

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Bénéfices identifiés

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1. Une information mieux partagée

Talkspirit représente un vrai atout pour la communication interne au sein de la mairie. Finis les mails à longueur de journée : désormais, toutes les informations passent par la plateforme, ce qui permet aux agents de gagner du temps au quotidien. Par exemple, “nous publions sur le fil d’actualités notre lettre interne mensuelle, les événements et actualités de la commune, des informations RH, et même des bonnes pratiques”, rapporte Carine Ponsot. 

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Toutes ces informations sont partagées dans des groupes organisés par thématique ou par projet, ce qui permet à chacun de rester informé(e) en continu des actualités le concernant, mais aussi de les retrouver facilement grâce au moteur de recherche intégré. Les agents peuvent ensuite liker et/ou laisser des commentaires sur chaque publication pour partager des informations supplémentaires, féliciter certaines initiatives, ou tout simplement donner leur avis. 

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2. Des échanges plus dynamiques

Talkspirit contribue également à dynamiser les échanges entre les différents services. Grâce au tchat, chacun peut échanger en temps réel avec n’importe lequel de ses collègues, qu’il se trouve au bureau, en télétravail ou sur le terrain. 

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L’outil permet ainsi de donner un feedback immédiat aux équipes (par exemple, dans le cadre d’un montage de spectacle), de recueillir leur avis (via le module de sondages), mais aussi de répondre à leurs questions en direct. Pour Nicolas Greff, Responsable des Espaces Verts de la mairie, il n’y a pas photo : “c’est bien plus rapide qu’un mail ou qu’un texto”. Et surtout : cela permet aux agents d’être joignable à tout moment, aussi bien sur PC que sur téléphone.

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3. Une cohésion d’équipe renforcée

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Autre bénéfice clé : Talkspirit permet de fédérer l’ensemble des agents de la mairie, notamment grâce à de nombreux groupes informels qui connaissent un véritable succès. Michel Gueit, Directeur Innovation Numérique et Informatique, cite par exemple le groupe “La Machine à café”, qui permet de parler de tout et de rien, ou encore “La Mairie dans la marmite”, où les agents s’échangent régulièrement des recettes de cuisine.

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Et ce n’est pas tout ! Nicolas Greff a également créé un groupe appelé “Un jour, une fleur”, où il pose chaque jour une énigme sur une fleur, et récompense les gagnants en leur offrant une cagette de bulbes. Une initiative qui “contribue à créer une ambiance très conviviale sur le réseau”, et à renforcer les liens entre les différentes équipes, rapporte Carine Ponsot.

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4. Une meilleure connaissance des différents services

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Pour Sabine Grimault, Directrice du service Culture et animation du territoire, “Talkspirit est une vraie révolution pour l’équipe, [...] car cela permet en interne de savoir ce que fait l’autre, mais aussi de comprendre ce qui est fait au sein du service”. 

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Grâce aux publications, chaque service peut mettre en avant les initiatives qu’il a entreprises, ce qui contribue à apporter plus de visibilité aux actions des uns et des autres, mais aussi - et surtout - à valoriser le travail des agents. Résultat : les agents ont une meilleure compréhension du travail de leurs collègues, et échangent plus librement les uns avec les autres.

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