10 outils digitaux pour améliorer la productivité de vos collaborateurs

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Selon une étude d’Asana, les salariés perdent environ trois heures de travail par semaine à cause de réunions superflues. À cela s’ajoute également le temps passé à consulter leurs mails et leurs notifications. Mais aussi, le fait de jongler constamment entre différents outils, et même parfois à effectuer des tâches en double. Résultat : ils passent plus de temps à “travailler autour du travail” que d’effectuer des tâches à forte valeur ajoutée, et voient leur performance diminuer. 

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils pour la productivité capables de répondre à cette problématique. Utilisés à bon escient, ces derniers permettent notamment de fluidifier les échanges et la collaboration au sein de vos équipes. Mais aussi, de faciliter la gestion et le suivi des projets, de développer l’intelligence collective, et bien sûr, d’améliorer l’efficacité des collaborateurs.

Ce type de logiciels vous intéresse ? Voici une sélection de 10 outils digitaux pour améliorer la productivité de vos équipes.

                   Sommaire

• 1. La plateforme collaborative tout-en-un
• 2. La solution de gestion de projet
• 3. L’intranet
• 4. L’outil d’automatisation
• 5. Le logiciel de visioconférence
• 6. L’outil de gestion du temps 
• 7. Le logiciel de carte mentale
• 8. L’outil de veille
• 9. Le gestionnaire de mot de passe 
• 10. La suite bureautique en ligne
• Pour conclure
• Accéder à la Fiche Méthodologique

1. La plateforme collaborative tout-en-un

La plateforme collaborative est la solution idéale pour gagner en productivité, tout en rationalisant vos outils de travail. Véritable espace de travail tout-en-un, elle rassemble de nombreuses fonctions pour vous aider à mieux communiquer et collaborer au quotidien, notamment :

• une messagerie instantanée,
• une application de visioconférence,
• un module de gestion de projet,
• un drive pour stocker et partager vos documents de travail,
• un agenda partagé pour planifier des réunions en toute simplicité,
• une suite bureautique en ligne pour travailler à plusieurs sur des documents en temps réel,
• une bibliothèque pour aligner les collaborateurs sur les processus clés de l’entreprise, 
• etc.

En plus d’intégrer toutes ces fonctionnalités (et bien plus !), la plateforme collaborative Talkspirit vous offre de nombreuses garanties en termes de sécurité des données. 100 % hébergée en France, la solution effectue régulièrement des audits de sécurité pour tester la solidité de son réseau, et vérifier que ses pratiques en matière de sécurité sont rigoureuses. Cerise sur la gâteau : elle est très simple à utiliser et à mettre en place !

Envie de découvrir plus d’outils tout-en-un ? Explorez notre top 13 des meilleures plateformes collaboratives.

2. La solution de gestion de projet

Améliorer sa productivité, c’est également pouvoir gérer des projets avec efficacité. Notre conseil pour y arriver : utilisez une solution de gestion de projet ! Asana, Trello, Notion, monday.com, Jira, Todoist, Teamwork, Wrike… Les outils ne manquent pas ! Ces derniers vous permettront notamment de :

• planifier et visualiser les différentes étapes d’un projet (par exemple, via des tableaux kanban),
• créer des check-lists,
• distribuer des tâches aux membres de votre équipe,
• suivre l’avancée de ces tâches,
• garder une trace de tous les échanges et documents portant sur votre projet.

Lire aussi : Top 12 des meilleurs logiciels pour améliorer la productivité 

Et si vous cherchez plutôt un outil français, pourquoi ne pas opter pour Talkspirit ? En plus d’intégrer de nombreuses fonctionnalités collaboratives, Talkspirit vous propose un module Projets simple d’utilisation, et qui rassemble toutes les fonctionnalités essentielles pour organiser et suivre vos projets personnels et d’équipe. Planifiez une démo avec notre équipe pour découvrir cette fonctionnalité en détail 👇

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3. L’intranet

On l’oublie souvent, mais l’intranet est aussi un bon outil pour booster la productivité de vos équipes. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il permet de faciliter le partage et l’accès à l’information au sein de l’organisation, et ainsi de faire gagner du temps à chacun, aussi bien pour effectuer des tâches quotidiennes que pour prendre des décisions importantes. Avec l’intranet, vous pourrez ainsi dire adieu aux silos d’informations !

Parmi ses fonctionnalités phares :

• le fil d’actualités et le portail d’accueil, pour partager des actualités et des événements avec l’ensemble des collaborateurs,
• la base de connaissances (ou bibliothèque), pour faciliter le partage d’informations froides,
• les groupes (ou communautés), pour fluidifier la communication entre les collaborateurs ayant les mêmes métiers et/ou intérêts (et aussi encourager les échanges transverses !),
• l’annuaire et les fiches profils, pour retrouver rapidement qui fait quoi dans l’organisation.

Vous cherchez à mettre en place un intranet ? Retrouvez sur cette page notre top 14 des meilleures solutions intranet pour mieux faire circuler l’information et améliorer la productivité de vos collaborateurs.

4. L’outil d’automatisation

Bien sûr, nous ne pouvons pas parler de productivité sans aborder les logiciels d’automatisation, des outils aujourd’hui devenus indispensables pour automatiser nos tâches et flux de travail quotidiens. Vous pouvez notamment les utiliser pour créer des alertes, sauvegarder des données, envoyer des emails automatiques, ajouter des contacts dans une liste, etc.

Sur ce créneau, on peut notamment citer :

• Zapier : l’outil par excellence pour créer des workflows (aussi appelés “zaps”) et connecter toutes vos applications, sans avoir besoin de coder quoi que ce soit
• Make (anciennement Integromat) : la plateforme d’automatisation no-code facile à utiliser et ergonomique

Le saviez-vous ? 🤔
Talkspirit vous permet de connecter plus de +1000 applications à votre plateforme, et de faire remonter automatiquement les informations de votre choix sur votre fil d’actualités (par exemple, une mention sur vos réseaux sociaux, la publication d’un nouvel article sur votre blog préféré, la création d’un document sur votre drive, un nouveau ticket remonté sur votre logiciel de support client, etc.).

5. Le logiciel de visioconférence

Avec le développement du télétravail et du travail hybride, les réunions à distance sont devenues monnaie courante en entreprise. Si ce n’est pas déjà fait, nous vous conseillons donc vivement de mettre en place un logiciel de visioconférence (ou une plateforme collaborative intégrant cette fonctionnalité). Vous serez non seulement plus flexible (plus besoin de vérifier qui est au bureau quand pour planifier une réunion), mais aussi plus productif !

Attention cependant à limiter le nombre et la durée de vos réunions à distance pour ne pas tomber dans le piège de la réunionite, qui peut, au contraire, nuire à votre productivité ! Voici quelques bonnes pratiques pour éviter de perdre le temps de chacun :

• Invitez uniquement les personnes concernées
• Définissez en amont l’agenda et les objectifs de la réunion afin de clarifier ce qui est attendu de chacun avant, pendant et après la réunion
• Démarrez et finissez vos réunions à l’heure (si besoin, planifiez-en d’autres pour approfondir certains sujets)

Vous souhaitez déployer (ou remplacer) votre outil de visioconférence ?  Rendez-vous ici pour découvrir notre sélection des 10 meilleurs logiciels de visioconférence.

6. L’outil de gestion du temps 

Les outils de gestion du temps, vous connaissez ? Comme leur nom l’indique, ces logiciels ont pour objectif de vous aider à gérer votre temps de travail et gagner en productivité, par exemple en calculant combien de temps vous allouez à chaque projet, en vous aidant à éliminer les distractions, ou bien à organiser vos tâches par ordre de priorité.

Voici quelques outils de gestion du temps qui pourraient vous intéresser :

• Toggl : le logiciel pour gérer vos projets et vos ressources, et suivre le temps passé sur chaque tâche
• Freedom : l’application qui permet de vous concentrer pleinement sur votre travail en bloquant les notifications de vos appareils (notamment via des extensions)
• Hubstaff : l’outil pour mesurer facilement la productivité et suivre le travail de vos équipes en temps réel, où qu’elles soient
• Clockify : le logiciel de gestion du temps gratuit qui permet de voir en un coup d’oeil combien de temps vous prend chacune de vos tâches, et d’identifier des axes d’amélioration

7. Le logiciel de carte mentale

La carte mentale (ou “mind mapping” en anglais) est un outil qui vous permet de faciliter vos séances de brainstorming, en capturant toutes vos idées de manière visuelle, sous forme de schéma. Vous pouvez par exemple les utiliser pour élaborer un planning éditorial, créer des présentations, lister les tâches importantes d’un projet, ou faire réfléchir vos collaborateurs sur un sujet spécifique. De quoi booster la créativité et la productivité de chacun !

Parmi les principaux outils de carte mentale, on retrouve notamment :

• Coggle : l’outil pour commencer à faire des cartes mentales en douceur (plutôt adapté pour un usage occasionnel)
• MindMeister : l’outil complet pour brainstormer et collaborer avec votre équipe 
• MindNode : l’application native de carte mentale pour les utilisateurs d’appareils Apple
• Lucidchart : le logiciel pour créer des diagrammes intelligents et stimuler l’innovation

8. L’outil de veille

Quel que soit le métier de vos collaborateurs, ils sont très probablement amenés à faire de la veille pour rester informés des actualités de leur secteur et/ou s’inspirer de ce que font leurs pairs. Or, pour optimiser sa veille, il n’y a pas de secret : il faut être bien équipé(e) ! 

Voici quelques outils pour vous aider à faire de la veille et gagner en productivité :

• Talkwalker Alerts : l’alternative à Google Alerts pour vous permet de créer des alertes sur n’importe quelle thématique, et de recevoir par mail les contenus de veille qui vous intéressent
• Talkspirit : l’outil collaboratif qui vous permet de connecter les flux RSS de vos réseaux sociaux, sites web et blogs préférés à un fil d’actualités personnalisé. L’avantage ? Vous recevez automatiquement tous les articles et publications de votre choix, sans encombrer votre boîte mail
• Feedly : un agrégateur de flux RSS qui vous permet de suivre différents formats de contenus (blogs, newsletters, réseaux sociaux, etc.)
• Flipboard : l’outil qui vous permet de faire de la veille de manière visuelle en créant votre propre mur de contenus
  

9. Le gestionnaire de mot de passe 

Qui n’a jamais perdu du temps à cliquer sur “Mot de passe oublié” pour pouvoir se connecter à une application de travail ? Avec le gestionnaire de mot de passe, plus besoin de passer des heures à chercher vos mots de passe (ou pire : à devoir les réinitialiser). Ce coffre numérique vous permet de stocker l’ensemble de vos mots de passe au même endroit, et de les partager facilement avec vos collaborateurs. De quoi éviter les crises de nerfs, et surtout gagner en efficacité. 

Parmi les meilleurs gestionnaires de mots de passe, on peut notamment citer :

• Bitwarden : l’outil open source pour stocker vos mots de passe personnels et d’équipe en lieu sûr
• Dashlane : le logiciel français pour sauvegarder automatiquement vos mots de passe et méthodes de paiement
• LastPass : l’outil qui stocke et sécurise vos données sensibles
• 1Password : le gestionnaire de mot de passe pour les développeurs et les grandes entreprises

10. La suite bureautique en ligne

Quoi de mieux qu’une suite bureautique en ligne pour fluidifier la collaboration sur des documents ? Si vous passez votre temps à faire des présentations et rédiger des documents avec votre équipe, on vous garantit que cet outil de productivité va vous changer la vie ! En utilisant une suite bureautique en ligne, vous pourrez stocker, partager, co-éditer des documents à plusieurs en temps réel. Bref, plus besoin d’envoyer vos documents pour validation par email !

Si vous souhaitez uniquement déployer cet outil, vous pouvez opter pour OnlyOffice, LibreOffice, Microsoft 365 ou Google Workspace, qui proposent des suites bureautiques complètes gratuites et payantes. Et si vous préférez faire d’une pierre deux coups, mettez plutôt en place une plateforme collaborative intégrant une suite bureautique (comme Talkspirit !), qui vous permettra à la fois de partager et co-éditer des documents, et de communiquer et collaborer avec vos équipes au même endroit.

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Pour conclure

Si vous souhaitez améliorer la productivité de vos équipes, il faut avant tout leur fournir les outils digitaux adaptés ! Il peut s’agir d’une plateforme collaborative, d’un logiciel de gestion de projet, ou bien d’une suite bureautique… tout dépend de vos besoins. Et c’est sans compter tous les logiciels métiers qui jouent un rôle clé dans la productivité des équipes (par exemple, les CRM, les logiciels de support client, les outils de comptabilité, les solutions de signature électronique, etc.).

Une fois vos collaborateurs bien équipés, il est également important de leur donner quelques clés pour bien utiliser les outils à leur disposition, et booster leur productivité au travail. 

🤔 Mais alors, comment s’y prendre ? Téléchargez notre fiche pratique “10 astuces pour augmenter la productivité de vos équipes” pour découvrir nos meilleurs conseils :

Accéder à la Fiche Méthodologique

Dans notre fiche méthodologique “10 astuces pour augmenter la productivité de vos équipes”, vous découvrirez : toutes nos bonnes pratiques pour faire gagner du temps à vos collaborateurs, les aider à gérer leur temps, prioriser leurs tâches importantes et mesurer leur performance.

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