3 actions clés pour réussir le lancement de Talkspirit

Après des heures de réflexion passées sur le net et quelques dizaines de tableaux comparatifs (vous y avez d’ailleurs perdu quelques cheveux…), vous avez enfin trouvé l’outil collaboratif qui vous permettra de faire décoller votre structure. 

Le bon outil collaboratif c’est celui qui, dès sa mise en place, en un coup de baguette, réglera tous vos soucis : vous n’avez plus qu’à laisser la magie opérer ! Non ?

Et pourtant non, même un très bon outil collaboratif nécessite :

d’être pensé et mis en place en accord avec les règles et usages de votre organisation, 

de faire l’objet d’une large communication au sein de votre structure,

d’être approuvé et glorifié par ses utilisateurs. 

Posez les fondations en établissant des règles de fonctionnement‍

La mise en place de règles est fortement recommandée pour assurer le bon fonctionnement de votre plateforme Talkspirit et éviter des effets de bord. 

Il est important de définir vos règles de fonctionnement au moment de la création de la plateforme. Celles-ci pourront évoluer en fonction de vos besoins. 

Il n’est pas nécessaire de débuter avec un cahier des charges détaillé mais il est important de définir une base simple et de la faire évoluer. 

Nous vous recommandons de publier une charte d’utilisation qui permettra une harmonisation des pratiques préconisées, une meilleure coordination des utilisateurs de la plateforme et par extension une transmission de l’information ciblée et pertinente au regard de votre entreprise. 

Pour définir ces règles d’usage, il est essentiel de se demander quelle est la position de la ligne managériale et des autres services sur cette initiative. Ainsi, il vous faudra déterminer :

• Qui bénéficiera de l’outil et pourquoi ?
• Est-ce le seul outil collaboratif utilisé ? Sinon, à quels niveaux doit-il être intégré ? Quelle place pour cet outil face à un intranet, aux emails ? A-t-il vocation à les remplacer ou à les compléter ? Pour répondre à quels objectifs ?
  

Vous pourrez alors définir : 

Les conditions d’invitation et d’accès à la plateforme

Quels services, branches, postes seront amenés à utiliser la plateforme et dans quel but ?

Les permissions liées aux groupes

Qui sera chargé de gérer le groupe ? Qui pourra accéder à cet espace d’échanges, y réagir et y publier ?

La nature des contenus partagés dans les groupes et par extension son niveau de confidentialité

Ces contenus peuvent-ils être lus par l’ensemble des utilisateurs de la plateforme, sont-ils à vocation interne ou peuvent-ils être partagés à des clients, des partenaires, sont-ils sensibles ou n’intéressent-ils simplement qu’une audience spécifique de l’organisation ?

Les bonnes pratiques à respecter

Quel format pour un nouveau document, un nouveau groupe, quelles photos, quels documents est-il possible de partager ? Les contenus doivent-ils respecter la charte graphique de l’entreprise ?

L’ensemble de ces éléments permettra de construire une notice d’utilisation organisant les bonnes pratiques ainsi que les pratiques à bannir dans l’utilisation de la plateforme.

Vous pourrez alors facilement définir les conditions d’accès et d’invitation à la plateforme, mais également nommer les responsables de la plateforme qui devront s'assurer de la conformité des échanges qui s’y déroulent avec les règles d’usage établies. 

Communiquez et faites savoir

Avant de lancer la plateforme, communiquez sur votre projet pour impliquer vos collaborateurs. 

Vous pourrez alors leur donner plus d’informations sur ce nouveau mode de travail et ainsi lever les éventuelles objections. 

Communiquez largement en prévoyant un kit de lancement 

N’hésitez pas à communiquer largement en amont du lancement de votre plateforme à travers : 

• votre signature email, 
• des messages via l’ancien outil de communication,
• en présentiel lors de réunions, 
• une communication visuelle au travers d’affiches dans les couloirs du bureau par exemple. 
  

Et communiquez d’autant plus lors du lancement. Prévoyez :

• un ou plusieurs événement(s) de lancement en visioconférence pour expliquer et former vos collaborateurs (ou référents métiers) en petit comité,
• la participation du sponsor au travers d’un message de bienvenue sur la plateforme,
• la participation des managers qui pourront relayer les informations obtenues à leurs équipes,
• une présentation individuelle. La démarche de changement doit également venir de “l’autre” pour qui le changement d’outil doit être adopté et donc compris. 
  

Il ne s’agit pas seulement d’apprendre à travailler avec de nouveaux outils mais d’un changement de posture dans le rapport à l’information, à la communication et à la collaboration. 

Ces rencontres individuelles ou par petits groupes doivent mettre en lumière les éléments essentiels à la bonne compréhension de cette volonté d’évoluer vers un nouvel outil, tels que : 

• le rappel du contexte et des principaux objectifs de l’entreprise, 
• la présentation des principaux cas d’usage,
• l’identification des principaux problèmes, 
• les opportunités d’utilisation sur la plateforme. 
  

Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent les effets positifs que pourra amener l’utilisation d’une plateforme collaborative sur le long terme. Il est important que cette communication se fasse à l’aide d’un champ lexical positif, bienveillant et rassurant. 

Nous vous recommandons de mettre en place, de manière régulière, d’autres réunions afin d’évaluer les KPI par petit groupe, de noter et d’encourager les progrès et de comprendre les failles afin d’y remédier. 

La mise en place de Talkspirit doit être intégrée à l’emploi du temps de chaque collaborateur afin qu’il l’identifie comme un projet de grande ampleur, durable dans le temps et non un énième outil qui lui ferait perdre du temps sur les tâches qu’il juge prioritaires.

Une fois la plateforme lancée, prévoyez un sondage pour recueillir les premiers feedbacks !

Pour communiquer sur votre projet, vous pouvez également faire appel à des ambassadeurs. 

Identifiez des ambassadeurs 

Un ambassadeur se définit par l’enthousiasme et l’implication dont il fait preuve envers l’outil. Il en fait donc naturellement la promotion via la plateforme mais en dehors également.

L’ambassadeur est donc un grand atout dans l’adoption de la plateforme. Il peut montrer l’exemple avec un profil complet et en levant les objections qui lui sont communiquées. 

Nous vous recommandons de cibler ces utilisateurs qui pourront participer au succès de la mise en place de votre projet. 

Mais quel profil pour ce rôle ?

Un ambassadeur doit posséder une bonne connaissance de Talkspirit et être tout aussi convaincu que vous de l’utilité du projet. Attention, il n’est pas un community manager : il ne doit pas voir ce rôle comme une charge de travail supplémentaire. 

Un ambassadeur doit : 

• disposer d’un bon niveau d’utilisation des réseaux sociaux,  
• se montrer naturellement enthousiasmé par votre projet et en comprendre les enjeux,
• ne pas avoir peur de prendre la parole sur la plateforme,
• aider ses collègues et lever les freins. 
  

Après avoir identifié les différents profils, prenez le temps de leur expliquer votre projet et leur rôle au sein de celui-ci.

Initiez un groupe privé dédié sur la plateforme pour qu’ils puissent se connaître, tester et partager leur retour d’expérience. De votre côté, ce sera l’occasion de les guider dans leurs actions et de vous assurer de l’avancement du projet.

La formation est une étape nécessaire car c’est l’occasion de regrouper tous les ambassadeurs autour d’une table pour les rapprocher et créer l’émulation. Cette réunion aura pour objectif de maîtriser l’outil en leur rappelant les éléments d’information qu’il est important de relayer. 

Vous disposez maintenant de l’ensemble des clés qui vous permettront de mener votre projet à bien : à vous de jouer !