Grâce à ses différents espaces d’échanges, la plateforme collaborative Talkspirit répond à cette nécessité de favoriser les interactions et offre à ses utilisateurs la possibilité de se réunir sur un projet ou un sujet pour mutualiser les connaissances et compétences de chacun et ainsi parvenir à un résultat commun. “
Avec le partage de fichiers, le travail en coédition, ses différents canaux de communication ainsi que de nombreuses fonctionnalités de collaboration, Talkspirit vous fournit toutes les clés pour réaliser vos projets et suivre leur avancement.
Un groupe est un espace qui regroupe des utilisateurs sur un sujet principal (l'actualité liée à un lieu, un métier, un thème, un projet).
Créez des espaces d’échanges et de collaboration sur les sujets de votre choix avec les groupes.
Nous vous recommandons d’afficher quelques informations clés dans le groupe avant d’y inviter les participants au projet.
Ainsi :
Vous pourrez alors inviter les participants au projet à vous rejoindre et intégrer vos éventuels partenaires ou clients au projet en les invitant à rejoindre le groupe en tant que guests.
Commencez par publier un message de bienvenue que vous épinglerez : vous pourrez alors décrire les objectifs de votre projet, présenter quelques règles d’usage et inclure un calendrier présentant les étapes essentielles à son avancement.
Partagez les fichiers importants tels que les supports de présentation, budget ou directives de conception pour permettre aux utilisateurs de comprendre l’ampleur des tâches à accomplir.
Grâce au groupe, vous centralisez l’ensemble des informations liées à votre projet et facilitez ainsi la recherche de contenus. Les membres du groupe pourront aisément retrouver les éléments essentiels à l’avancement de leurs réalisations professionnelles.
L’information sera accessible de toutes les personnes concernées par le projet, de la même façon. Il ne sera donc plus nécessaire d’attendre la validation de votre supérieur hiérarchique pour vous consacrer à l’avancement de votre projet.
Le groupe permet également le suivi des évolutions apportées au projet. Les décisionnaires du projet disposeront alors d’une vision globale de l’évolution du projet et pourront donc prendre des décisions éclairées quant aux actions à mettre en place.
Par ailleurs, ce suivi facilitera également la formation d’éventuels nouveaux membres du projet.
Le groupe favorisera également la communication horizontale entre collaborateurs soit l’implication des membres et ainsi une plus grande cohésion sociale au sein de votre projet ! Impliquez donc les participants au projet dans vos échanges et incitez-les à y réagir.
Le tchat vous permet d’échanger en temps réel sur votre projet : privilégiez des échanges spontanés qui ne nécessiteront pas d’être mis en avant sur le fil d’actualités d’un groupe.
Vous pouvez créer un salon de discussion réunissant l’ensemble des participants au projet et le personnaliser. Nous vous recommandons de :
Une fois la discussion créée, vous pouvez facilement partager les documents et informations relatives à votre projet à l’ensemble des participants, qui pourront vous partager leurs retours instantanément. Vous gagnez alors en fluidité et permettez ainsi une évolution rapide de votre projet.
Vos équipes peuvent donc rapidement prendre connaissance des différents process et informations qui y sont associés, et ce sans passer par des circuits de validation qui pourraient ralentir son avancement.
Vous pouvez travailler sur d’autres projets en simultané, puisqu’il est possible de passer d’une conversation tchat à l’autre en un clic.
Grâce à la fonctionnalité Répondre, vous pouvez partager votre opinion sur un point spécifique et ainsi faciliter la lecture des différentes informations à vos collaborateurs. Vous pourrez également réagir aux propos de vos collaborateurs pour les informer de votre opinion sur un point précis.
Astuce : vous pouvez supprimer votre message si nécessaire en sélectionnant simplement le texte concerné puis en supprimant la sélection !
De plus, le tchat permet le rapprochement des participants au projet quel que soit leur emplacement géographique. Grâce à l’application mobile notamment, vos collaborateurs peuvent suivre les évolutions du projet où qu’ils soient et accéder aux dernières informations en temps réel.
Si nécessaire, vous pouvez rechercher une information en particulier grâce au moteur de recherche intelligent du tchat. Celui-ci vous permet de retrouver une information partagée dans la discussion ou présente dans un des documents du salon.
Il est parfois plus rapide de traiter des sujets qui nécessiteraient de nombreux échanges, en direct. C’est pourquoi la visioconférence est une fonctionnalité essentielle dans le cadre du travail collaboratif.
La visioconférence possède de nombreux avantages :
Vous pouvez en effet rejoindre une visioconférence depuis n’importe quel appareil connecté : un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou même votre téléphone mobile. Vous pouvez échanger en direct avec les participants au projet où que vous soyez (sauf derrière le volant bien sûr !)
Astuce : vous pouvez également rejoindre une visioconférence en audio seul si vous êtes en déplacement. Vous pourrez ainsi participer à la conversation et prendre connaissance des dernières informations.
Vous êtes dans l’impossibilité de rejoindre votre navigateur web ou votre application mobile ? Vous pouvez également rejoindre une visioconférence existante en renseignant simplement un numéro de téléphone ainsi que le mot de passe qu’un participant aux échanges vous aura transmis !
La visioconférence offre également de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de vous exprimer :
Il sera plus aisé de comprendre le point de vue ou l’humeur de votre interlocuteur en échangeant en direct depuis la visioconférence : cela vous permettra de partager plus aisément des idées ou une prise de position sur un point.
Ceux-ci pourront vous informer de leur volonté de réagir à l’un de vos propos grâce à la fonctionnalité Main levée/main baissée. Vous pourrez alors rétablir le son et donner la parole à vos interlocuteurs.
Vous avez la possibilité d’accéder au temps de parole de chaque participant à la visioconférence : n’hésitez pas à inciter les plus timides à se joindre aux échanges et à partager leurs opinions pour une meilleure progression de vos réalisations.
Vous trouverez dans cette rubrique quelques bonnes pratiques qui vous permettront de mieux suivre l’avancement de vos projets.
N’hésitez pas à donner de la visibilité sur vos disponibilités afin que vos collaborateurs sachent quand vous contacter. Vous pouvez pour ce faire partager votre statut et ainsi indiquer votre éventuelle indisponibilité.
Si vous êtes en congés par exemple, cela permettra à vos collègues de ne pas se reposer sur vous, ni de vous relancer et de rester alors dans l'attente d’une information ou validation de votre part, ce qui pourrait ralentir la progression du projet.
Renseignez les réunions et événements auxquels vous participez depuis la section Événement afin que vos collègues perçoivent que vous êtes occupé et donc indisponible. Il vous suffira pour ce faire de créer un nouvel événement qui sera affiché dans le calendrier.
NB : la section Événement sera prochainement mise à jour et laissera place à un agenda centré autour de l’utilisateur et non plus du groupe.
Vous pourrez également actualiser votre statut et faire apparaître la mention En réunion. Là encore, ceux-ci pourront alors travailler sur un pan du projet ne nécessitant pas votre intervention.
Nous vous recommandons de paramétrer vos notifications pour trouver un juste équilibre entre non information et spam. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Profil et préférences, section Notifications.
Cela vous permettra de recevoir seules les informations essentielles à la réalisation de vos missions et de ne pas vous perdre dans un flot d’informations continu. N’hésitez pas à inciter vos collaborateurs à en faire de même : un trop plein d’informations pourrait en effet les décourager de se rendre sur la plateforme et ainsi limiter l’avancement de votre projet !
Vous pourrez créer et stocker vos documents sous différents formats (texte, tableur, présentation) sur Talkspirit.
Organisez vos documents en créant des répertoires et retrouvez-les rapidement depuis la barre de recherche de votre drive.
Vous pourrez éditer un même fichier en parallèle de vos collaborateurs et suivre en direct les modifications qu’ils apportent au fichier grâce à la co-édition. Réagissez et donnez votre opinion sur les évolutions apportées au travers de commentaires.
Vous pourrez également suivre la révision de vos documents de façon chronologique, par date d’émission, grâce à l’historique des versions. Cela vous permettra de gagner en efficacité lorsque vous souhaiterez examiner et comparer l’historique des informations partagées.
En l’absence d’informations sur les modifications qui ont été apportées à un document, le suivi de votre projet sera plus complexe. Par ailleurs, le suivi des modifications permettra à vos collaborateurs de s’assurer de la fiabilité des informations renseignées et conférera à votre document de la crédibilité.
II est donc essentiel que l’ensemble des participants au projet puisse comparer les différentes versions d’un même document.
Vos groupes devront être nourris d’informations et de contenus divers pour être utiles aux membres. Les communications peuvent être effectuées sous différentes formes qui répondront à vos objectifs de communication :
Vous pourrez également partager des fichiers provenant de vos espaces préférés (Onedrive, Dropbox, …) en intégrant vos outils favoris à la plateforme !
Lorsque vous travaillez sur un projet en commun, il est essentiel de pouvoir souligner l’importance et la priorité de certaines informations.
Sur Talkspirit, vous pourrez donc définir vos publications comme importantes pour les membres du groupe sur une période donnée : cette mention disparaîtra lorsque l’utilisateur aura pris connaissance de l’information. Vous pouvez également épingler la publication dans le groupe pour faire apparaître une information en priorité dans le fil d’actualités.
Pour gagner en efficacité, nous vous recommandons d’organiser les contenus partagés dans un groupe en leur associant une étiquette. Vous pourrez ainsi retrouver l’ensemble des contenus associés à la thématique ou au mot clé choisi en un clic.
Talkspirit offre donc de nombreux avantages :
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