Intégrer un nouvel outil à sa routine professionnelle représente généralement un investissement significatif de la part de vos collaborateurs. Il est en effet bien plus confortable de continuer à travailler comme on en a l’habitude que de bousculer ce que l’on connaît pour un nouvel outil qu’il faudra découvrir et appréhender.
C'est pourquoi il est déterminant pour un nouveau collaborateur de comprendre rapidement les différents espaces de travail et leurs enjeux. Un cheminement clair et orienté sur la plateforme permettra à ce nouvel utilisateur de mieux comprendre son rôle au sein des différents espaces ainsi que les avantages que représente l’outil. Au contraire, une prise en main bancale dissuadera rapidement les nouveaux membres de la plateforme.
N’hésitez pas à partager une liste d’actions à effectuer sur la plateforme pour impliquer vos collaborateurs dans leur onboarding.
Nous vous recommandons de partager les points suivants :
télécharger les applications mobiles et de bureau,
paramétrer les notifications,
créer de nouvelles conversations tchat et classer favorites les discussions prioritaires,
intégrer des groupes de travail et classer les groupes prioritaires en favoris
classer favoris les documents jugés prioritaires dans le drive,
quitter les groupes dont les objectifs de communication ne répondraient pas aux besoins de l’utilisateur,
synchroniser les événements du calendrier Talkspirit à son agenda Google, Outlook ou iCal.
Nous vous recommandons donc de préparer un message de bienvenue aux nouveaux arrivants pour clarifier vos intentions et objectifs dans l’utilisation de Talkspirit : pourquoi avoir mis l’outil en place ? Qu’est-il attendu de vos collaborateurs ? Il vous suffira alors de publier ce message dans un groupe général par exemple.
Vous pourrez associer à ce message d’accueil des supports complémentaires sous différents formats : vidéos, articles, sondages..
Une fois vos objectifs clairement définis, assurez-vous que chaque espace puisse être correctement identifié par le nouvel utilisateur. N’hésitez pas à publier dans chaque groupe un court message définissant les objectifs du groupe et les règles à respecter dans cet espace.
Vos collaborateurs peuvent maintenant rejoindre la plateforme : assurez-vous que tous disposent bien d’un compte sur Talkspirit et que chacun accède bien aux groupes dans lesquels il sera amené à évoluer.
Nous vous recommandons de recueillir les opinions de vos collaborateurs dans leur prise en main de l’outil au travers d’un sondage par exemple. Cela vous permettra de comprendre les points qu’il vous faudra clarifier et les éventuelles objections qu’il vous faudra lever.
Le téléchargement des applications mobile et de bureau offriront à vos collaborateurs de nombreux avantages et leur permettront de mieux intégrer l’outil dans leur routine de travail.
L’application de bureau offrira un accès instantané à la plateforme, sans nécessité de se reconnecter à chaque usage, tandis que l’application mobile permettra de communiquer et de collaborer où qu’ils soient.
Il est cependant essentiel de faire valoir leur droit à la déconnexion : chaque utilisateur pourra alors activer et paramétrer les notifications qu’il souhaite recevoir pour trouver un juste milieu entre le spam et l’absence d’informations !
Vos collaborateurs interagissent peut-être avec différents outils pour une demande spécifique. Quels sujets seront traités sur la plateforme ? Quels sujets seront abordés à travers un autre outil ?
Comment faudra-t-il effectuer la demande de congés : cela se fera-t-il depuis la plateforme ? Si oui, où ?
Lors du lancement de votre plateforme, il est probable que vos collaborateurs vous sollicitent régulièrement afin de comprendre où chercher et transmettre les informations qu’ils avaient l’habitude de traiter autrement.
Nous vous recommandons donc de mettre en place un Bot FAQ qui permettra de répondre aux nombreuses sollicitations de vos collaborateurs. Les questions d’ordre général pourront donc être recherchées depuis ce canal tandis que les demandes spécifiques pourront être traitées de façon ponctuelle. Cela vous permettra (ainsi que les services concernés) de continuer à traiter vos tâches quotidiennes sans être constamment sollicité.
Il est important que les différents espaces de la plateforme vivent. Nous vous recommandons donc de partager des contenus à forte valeur ajoutée et d’impliquer vos collaborateurs dans vos publications.
Mentionnez-les par exemple ! Grâce aux réactions et commentaires des utilisateurs, vous créerez de vrais espaces d’échanges et de collaboration.
Les interactions nombreuses (et bienveillantes) inciteront alors vos collaborateurs à partager de l’information plus aisément.
Nous vous recommandons également de nommer un ou plusieurs gestionnaire(s) de groupe qui permettront de cadrer et réguler les échanges du groupe. Ils seront également chargés de faire vivre le groupe en y partageant des contenus pertinents au regard des objectifs que vous aurez définis.
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