Aujourd’hui la communication interne définit la pérennité d’une entreprise et se place au centre de sa stratégie. Il n’existe pas une manière de réaliser sa communication interne : c’est d’ailleurs exploitée dans sa pluralité qu’elle vous permet de répondre efficacement à vos objectifs.
La communication interne peut être dispensée du haut vers le bas, c’est la communication descendante ou top down : elle permet d’organiser un système de fonctionnement, d’informer de critères de sécurité ou de performances, de processus à mettre en place mais également de motiver.
La communication interne n’est donc ni naturelle ni spontanée et doit faire l’objet d’un travail régulier. Elle doit être définie à plusieurs, se partager et s’évaluer régulièrement. Si vous souhaitez faire de Talkspirit votre plateforme de communication (ascendante et/ou descendante), vous trouverez dans cet article quelques clés de succès.
Pour assurer la diffusion des informations de votre entreprise, nous vous recommandons l’utilisation de la page d’accueil. Vous pourrez alors mettre en avant les contenus de votre choix mais également faire valoir le travail d’une équipe ou d’un collaborateur en particulier. Vous avez la possibilité de paramétrer cette page comme page affichée par défaut après chaque connexion à l’outil.
Les nouveaux utilisateurs pourront alors se référer à cette page pour s’informer des derniers événements et projets de votre structure mais également y retrouver leurs points de contact principaux en cas de question ou de suggestion.
Nous vous recommandons également la mise en place d’un groupe dédié aux informations générales de l’entreprise : il s’agira le plus souvent du groupe Général.
Le groupe général est automatiquement créé avec votre plateforme : chaque nouveau membre sera intégré à cet espace. Il est conseillé de conserver ce paramétrage tel quel : l’ensemble des membres de la plateforme pourra alors être informé des messages d’intérêts ou d’importance liés à votre organisation.
Nous vous recommandons cependant de désactiver le salon tchat lié au groupe général (celui-ci est activé par défaut). En effet, le groupe général ne permettra pas des échanges ciblés et les trop nombreuses sollicitations de vos collaborateurs depuis ce canal feront l’objet de nombreuses notifications qui dissuaderont les utilisateurs de Talkspirit de se connecter à la plateforme.
Nous vous recommandons de partager une première publication dans ce groupe général pour :
Pour que cette publication soit vue en priorité, nous vous recommandons de l’épingler dans le groupe !
Vous pourrez par la suite publier dans le groupe pour partager des informations d’ordre général telles que :
Si nécessaire, vous pourrez prévoir la publication de ces informations grâce à l’option de programmation : il vous suffira alors de sélectionner les dates et heures de publication.
Le groupe est un espace de partage d’informations et de collaboration sur un sujet principal.
Créez un groupe par métier, par site ou par service pour vous assurer que les informations transmises dans le groupe représentent une valeur ajoutée pour les membres qui le constituent.
Privilégiez le fil d’actualités pour partager les informations officielles ou importantes et vous assurer qu’elles puissent être relayées et facilement accessibles. Le tchat est recommandé dans le cadre d’échanges fluides ou ponctuels sur des sujets qui ne nécessitent pas d’être partagés de façon officielle. Au-delà de 20 participants à une conversation, la publication dans un fil d’actualités devra donc être privilégiée.
Si vous disposez de plusieurs groupes généraux de communication, nous vous invitons à les organiser dans une thématique Groupes institutionnels ou Groupes ouverts à tous.
Vous pouvez également nommer chacun de ces groupes @tous - Nom du groupe pour que les utilisateurs de la plateforme l’identifient aisément comme un groupe ouvert.
Déléguez la gestion de chaque espace à un responsable de groupe. Celui-ci sera chargé de la diffusion des informations, d’encadrer les échanges qui s’y déroulent et si nécessaire de procéder à une modification des permissions des utilisateurs. L’objectif est ici que chaque groupe remplisse un objectif de communication précis en cohérence avec les informations qui y sont partagées. Une information sur la restructuration de votre organisation n’aura ainsi pas sa place dans un groupe dédié aux processus de ressources humaines.
Définissez le type de communication qui sera partagée : ascendante, descendante, les deux ? Cela vous permettra de définir les permissions de publication et de réaction des membres du groupe. En fonction des permissions de publication définies vous pourrez également restreindre la création et l’édition de documents à quelques membres ou autoriser l’ensemble des membres du groupe à partager de nouvelles informations.
Agrémentez vos publications de visuels attachés en pièce jointe ou sous la forme d'une galerie.
Préférez le format évènement si vous souhaitez connaître la participation des membres ou non à une réunion. Pour donner de la visibilité sur l’ensemble des événements qui se déroulent dans l’entreprise ou sur les dates importantes de votre structure, nous vous recommandons d’afficher ces informations dans votre calendrier Talkspirit.
Pour renforcer la visibilité de certaines informations, utilisez l'option Définir comme important qui placera votre message en tête du fil d'actualités de l'utilisateur pendant une période définie.
Impliquez vos collaborateurs dans vos échanges sur une thématique en particulier pour créer l’engagement de vos salariés.
Il est essentiel que la communication soit effectuée du haut vers le bas mais également du bas vers le haut. Il arrive que le salarié ne soit pas impliqué dans les projets qui nécessitent une prise de décision. Et pourtant, c’est lui qui chaque jour est confronté aux conflits et éventuels freins dont il est essentiel d’être informé pour une décision en tout état de cause.
Par ailleurs, comment comprendre les outils qu’il est nécessaire de mettre en place pour optimiser le temps de travail et la productivité de vos salariés sans impliquer le collaborateur dans cette analyse ?
Communiquer, c’est donc être à l’écoute de vos équipes pour mieux comprendre les attentes de chacun de manière à faire évoluer votre structure.
Encouragez la réaction aux communications (grâce aux likes, commentaires, à l’utilisation des emojis, à la mention) mais également à la prise de parole dans les différents espaces d’échanges.
Il est important de réaliser que s'exprimer ou participer n'est pas toujours évident, surtout dans un contexte de large audience. Il est donc essentiel de créer un cadre de sécurité pour encourager la participation de vos collègues en garantissant toujours un climat de bienveillance au sein du groupe.
Dans ce cadre, assurez-vous que les différents utilisateurs de la plateforme disposent d’un profil complété et qu’une photo soit associée à leur compte : il sera plus facile pour vos collaborateurs d’identifier leurs interlocuteurs et de partager des axes d’évolution ou leurs objections s’ils sont assurés de s’adresser aux personnes habilitées à les renseigner.
Créez des rendez-vous d’échanges sur la plateforme au travers :
Nous vous recommandons de recueillir les opinions de vos collaborateurs suite à une prise de parole (au travers d’un sondage par exemple). Ceux-ci pourront alors vous soumettre un nouveau point de vue ou de nouvelles idées.
Vous pouvez pour cela créer un groupe de questions/réponses dédié qui vous permettra de réunir l’ensemble des suggestions de vos collaborateurs.
Vos collaborateurs seront beaucoup plus impliqués dans leur travail s’ils sont fiers d’appartenir à leur entreprise. Dès lors, il apparaît essentiel de développer le sentiment d’appartenance au sein de votre structure. Mais comment cultiver ce sentiment d’appartenance ?
Préparez l’arrivée des nouveaux utilisateurs sur la plateforme ! C’est l’occasion d’insuffler les valeurs de votre entreprise et d’impliquer l’utilisateur dans la découverte de l’outil. Nous vous recommandons de personnaliser le message d’accueil sur la plateforme : insérer un message vidéo de votre direction expliquant les objectifs auxquels vous souhaitez répondre à travers la mise en place de l’outil.
Définissez également clairement les différents espaces de la plateforme pour que votre collaborateur comprenne rapidement son rôle et cible les espaces de travail dans lesquels il sera amené à évoluer.
Il est important de communiquer sur vos objectifs qu’ils soient bons ou mauvais. N’hésitez donc pas à partager aux travers de divers formats les données réunies et de les comparer à un événement similaire grâce au partage de publication.
Vous pourrez alors observer les évolutions qui ont été apportées d’un mois ou d’une année à l’autre et entreprendre des actions ciblées.
N’oubliez pas de féliciter vos collaborateurs lorsque ceux-ci obtiennent de bons résultats : vous pourrez ainsi mettre en avant leur travail ou projet en publiant dans le groupe et les mentionner par exemple.
Vous pourrez également mettre les projets ou travaux d’envergure en lumière grâce à la page d’accueil.
Si de bons résultats créent un sentiment de fierté, de moins bons résultats permettront à vos collaborateurs de trouver leur place dans le progrès de l’entreprise.
Dans ce cas, il sera essentiel de les impliquer dans votre prise de décision : offrez-leur la possibilité de s’exprimer en recueillant leur opinion via des sondages et en créant des espaces d’échanges consacrés au recueil de leurs suggestions !
En incitant vos collaborateurs à échanger entre eux, vous favoriserez la cohésion sociale de vos salariés et permettrez d'accroître leur sentiment d’appartenance à votre structure.
S’il est essentiel d’encourager les échanges sur la plateforme, nous vous recommandons également de varier les formats de communication. Après avoir recueilli les opinions et suggestions de vos collaborateurs, vous pourrez échanger sur ce sujet lors d’une réunion en visioconférence organisée pour débriefer !
Offrez la possibilité à vos collaborateurs de mieux appréhender le fonctionnement de la structure dans laquelle ils travaillent, de maîtriser ses valeurs, ses chiffres, etc. Nous vous recommandons pour cela de partager ces différents éléments depuis la page d’accueil, facilement accessible de l’ensemble des utilisateurs.
N’hésitez pas à renseigner les événements majeurs et processus importants que votre entreprise entreprend depuis la page d’accueil pour donner de la visibilité à vos collaborateurs sur la vie de votre structure.
Nous vous recommandons de :
Cela vous permettra de conserver le savoir-faire des employés malgré les départs de l’entreprise : vous pourrez ainsi facilement transmettre les informations aux nouveaux arrivants.
En favorisant le partage de connaissances, vous créerez également une mémoire collective qui vous permettra de retenir ce qui a déjà été fait, tenté ou même raté.
Cette méthode fait appel aux connaissances des employés de votre entreprise : elle représente donc un faible coût tandis qu’elle permet d’échanger des “connaissances sur-mesure” pour votre structure.
Contrairement à ce que proposerait un formateur externe, les connaissances échangées concerneront spécifiquement votre structure et son secteur d’activité.
Et si le partage de connaissances est bénéfique pour l’entreprise ainsi que pour ses collaborateurs, cela l’est également pour celui qui partage son expérience. En effet, cela aurait pour conséquence sa maturation professionnelle et par extension : une meilleure confiance en soi ! Si l’on vous sollicite pour transmettre votre savoir, c’est donc une reconnaissance de celui-ci.
Car pour partager son expertise, le collaborateur devra organiser son discours de manière à le rendre intelligible et lui permettra ainsi de mieux maîtriser son sujet. Cela l’aidera donc à identifier les points forts de ses compétences. Cela pourrait également être stimulant pour un collaborateur en fin de carrière qui pourra alors passer le flambeau aux nouveaux porteurs du projet.
En partageant ses connaissances, le collaborateurs se retrouvera probablement face au questionnement de ses pairs : cela lui permettra d’étoffer sa réflexion et de gagner en expertise. Ses collègues bénéficieront alors d’informations supplémentaires mais pourront également lui permettre de nourrir ses approches du projet.
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