Positionner votre plateforme collaborative parmi d'autres outils

Personne n’a attendu la mise en œuvre de votre plateforme collaborative pour avancer dans la réalisation des missions qui lui incombent. 

Aussi, la mise en place d’une plateforme collaborative va nécessairement se heurter à des outils déjà existants avec lesquels elle va entrer en concurrence. La question de l’utilisation de l’email, de l’intranet, de telle ou telle solution de partage de documents et de gestion de projets va être posée assez tôt dans le projet. Or la nature ayant horreur du vide, il vous appartient de poser les bonnes pratiques et cas d’usages associés à chaque outil. 

• Quels usages pour la plateforme collaborative ?
• Quels usages pour l’Intranet ?
• Quels usages pour l’email ?
• Où stocker les documents  ?
• Sur quel outil organiser et animer ses réunions de travail ? 
  

Il n’y a pas de réponse unique à ces questions. 

L’introduction de nouvelles technologies notamment en matière de communication montre qu’une nouvelle technologie ne remplace jamais totalement les précédentes : elle apporte de nouvelles capacités et possibilités qui n’étaient pas possibles avec les précédentes et rend dans le même temps les précédentes obsolètes pour tout un ensemble d’usages. 

De la même façon que l’email n’a pas totalement remplacé le courrier, la mise en place d’une plateforme collaborative ne va pas remplacer totalement l’intranet ou l’email, en tout cas pas à court terme. 

Talkspirit est un outil à la disposition de tous pour soutenir de nouvelles pratiques de travail : 

• de communication, 
• d’accès à l’information et de partage, 
• de prise de décision, 
• de gestion de projets, 
• de discussion, 
• de partage d’idées, 
• d’entraide, … 
  

Lorsqu’il s’agit d’un déploiement global, à l’échelle d’une organisation, la plateforme collaborative va donc entrer naturellement en compétition avec tous les outils servant les mêmes usages (et ils sont nombreux!). 

L’email est de loin l’outil le plus directement impacté par la mise en œuvre d’une plateforme collaborative. 

Aussi, si les groupes déployés visent à remplacer l’usage de l’email, soyez exemplaire dans votre pratique. Et bien évidemment, ne dupliquez/partagez pas par email les contenus déjà publiés sur la plateforme collaborative…

Au-delà de la question des outils, c’est bien d'usages dont il s’agit. 

Nous recommandons au comité de pilotage travaillant au lancement de la plateforme de : 

• Poser une vision et les grands cas d'usages qui vont être déployés sur votre plateforme pour positionner votre plateforme collaborative parmi les autres solutions à court, moyen et long terme.
• Adopter une gouvernance au niveau de chaque groupe en précisant la façon avec laquelle vous allez travailler au sein du groupe en remplacement ou en complément d'autres outils et solutions existants, dans le respect de la trajectoire globale définie ci-avant.