Comment choisir le bon outil collaboratif ?

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Le travail collaboratif est « tendance ». De nombreux outils sont ainsi apparus ces dernières années, surfant sur la vague. Mais en peu de temps, l’offre d’outils est devenue pléthorique. Au point qu’il n’est pas toujours simple de s’y retrouver et de choisir le bon outil collaboratif : celui qui répondra le mieux à vos besoins. 

Un outil collaboratif, pour quoi faire ?

Première étape dans votre quête de l’outil collaboratif “fait pour vous” : posez-vous d’abord la question de ce que vous recherchez. Quel est votre objectif ? Sur quels aspects ce nouvel outil devra-t-il avoir un impact ?

Voici différents bénéfices que vous pouvez attendre d’outils collaboratifs :

• rassembler vos collaborateurs sur un espace commun ;
• fluidifier le partage d’informations et de documents ;
• favoriser l’idéation et l’intelligence collective ; 
• renforcer une culture du partage et de l’entraide ;
• améliorer la productivité de vos équipes ;
• gagner du temps sur la communication en interne en évitant de nombreux échanges de mails ;
• etc.

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Alors, quel est votre objectif ?

Une diversité d’outils pour de nombreux cas d’usages

Ensuite, il vous faut vous demander quel sera le cas d’usage principal de votre outil. Cette phase de réflexion en amont est indispensable pour faire sereinement face à une multitude d’outils collaboratifs dédiés à une multitude d’usages différents. 

Avez-vous plutôt besoin d’un outil de messagerie instantanée pour alléger votre boite mail ? d’un logiciel de visioconférence, pour faciliter le télétravail ? d’un agenda partagé, pour définir des temps forts d’équipe ? ou d’un outil de gestion de projet pour affecter les tâches et en coordonner l’exécution ?

En fonction de la réponse à ces différentes questions, il existe à la fois des outils spécialisés, mais aussi des plateformes collaboratives plus complètes, qui permettent de centraliser ces différents outils.

4 clefs pour choisir votre outil collaboratif

Ça y est, vous êtes prêt(e) à sauter le pas et à lancer vos recherches. Mais vous hésitez encore entre plusieurs outils ? Que choisir entre Slack, Microsoft Teams et Talkspirit ? Opterez-vous pour Asana ou pour Trello ? Préférez-vous GoogleDrive à OVHcloud ?

N’hésitez pas à jeter un œil à notre comparatif des 18 outils collaboratifs que nous conseillons, en particulier pour le télétravail. 

Voici également quatre prismes au travers desquels passer les outils entre lesquels vous hésitez, afin de vous aider à prendre votre décision :

• L’ensemble des fonctionnalités : n’hésitez pas à vous projeter, et à considérer des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. 
• La simplicité d’utilisation : l’outil est-il clair et simple à utiliser, ou nécessite-t-il un temps d’adaptation important pour vos collaborateurs ?
• Le mode d’accessibilité : s’agit-il d’un logiciel à installer sur les ordinateurs de votre entreprise, d’un site internet sur abonnement, ou d’une plateforme SaaS ?
• Le service client : la qualité du service du prestataire est un critère essentiel. Renseignez-vous sur la disponibilité et la réactivité du service client, pour répondre à vos questions ou faire face à d’éventuelles difficultés.

En passant les différents outils que vous avez sélectionnés à travers cette matrice, vous devriez être en mesure de définir quel est le bon outil collaboratif pour votre entreprise.

Parmi les plateformes collaboratives qui embarquent l’ensemble des briques fonctionnelles (tchat, agenda partagé, groupes/communautés de discussion, espace de stockage de documents…), Talkspirit se distingue par sa capacité à rassembler toutes ces fonctionnalités sur un seul et même espace, accessible à tous vos collaborateurs. Pour en savoir plus, vous pouvez l’essayer gratuitement, lancez-vous ! 😉

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Accompagner le changement pour favoriser l’adoption

Choisir un outil collaboratif n’est jamais anodin, mais c’est parfois la partie la plus facile du projet. En effet, la mise en place d’un nouvel outil collaboratif suppose toujours une phase de préparation, mais aussi une phase de déploiement et d’adaptation. 

Lire aussi : Déploiement de RSE : outils et méthodes pour conduire le changement

Car du fait de la mise en place d’un nouvel outil, vos habitudes et celles de vos collaborateurs vont devoir nécessairement évoluer et s’adapter. 

Cela demande du temps, et parfois de réels efforts d’accompagnement. Pensez à bien dimensionner la communication faite en amont et tout au long du déploiement, jusqu’à ce que vous puissiez constater une adoption optimale de votre nouvel outil collaboratif. Et bien sûr, interrogez vos collaborateurs pour avoir leurs retours, afin d’ajuster le tir si besoin !

Si vous hésitez encore entre plusieurs outils, nous vous invitons à consulter notre comparatif des meilleurs outils collaboratifs français 2023.

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