Connecter des collaborateurs sans adresse e-mail : défi relevé par Lyon Parc Auto

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Comment renforcer la cohésion interne et la circulation de l’information au sein de l’entreprise, alors que plus de la moitié des collaborateurs ne disposent pas d’adresse e-mail professionnelle ? Après une étude de marché poussée, Lyon Parc Auto s’est tourné vers Talkspirit. Leur responsable système d’information revient sur le déploiement de l’outil et les bénéfices constatés. 

Créée en 1969, la société Lyon Parc Auto ou LPA fait partie du paysage lyonnais depuis plus de quatre décennies. Son activité historique consiste à gérer les parcs de stationnement de la métropole lyonnais (horodateurs sur la voirie, parkings souterrains et aériens). Elle se diversifie depuis plusieurs années dans l’autopartage, avec les services Citiz (autopartage classique) et Yea! (free floating), et la gestion de l’offre privée de stationnement avec LPA&CO. Enfin, en coopération avec la métropole lyonnaise, elle développe une nouvelle activité autour de la logistique urbaine du transport de marchandises, visant à éviter l’entrée des gros porteurs dans les centres villes. 

Chiffres clés :
+ 200 collaborateurs
+100 répartis dans les parcs de stationnement
+ 34 parcs dans l’agglomération lyonnaise 

Christophe Chevausset, Responsable Système d’information et membre du service R&D, a piloté le chantier de déploiement de l’outil Talkspirit chez LPA. Il nous explique son besoin initial et les différentes étapes du projet. 

LPA, une entreprise multi-organisationnelle utilisant des outils hétérogènes

Nous avions identifié depuis plusieurs années une problématique liée à notre communication interne, à la fois sur les volets organisationnel et technique. Environ un tiers de collaborateurs travaille au siège, en horaires classiques. Mais nous avons aussi 150 personnes réparties sur les parcs et dans d’autres services extérieurs, en horaires décalés, alternant les matins, après-midis et nuits avant de bénéficier de plusieurs jours de repos. Ce contexte organisationnel complexifie beaucoup la communication interne. 

Autre problématique : les collaborateurs n’utilisent pas tous les mêmes outils numériques. Au siège, les fonctions supports ont une adresse e-mail professionnelle, mais pas les équipes des parcs. Pour transmettre des informations à l’ensemble de l’entreprise, on jonglait jusqu’ici avec plusieurs outils : lettres imprimées, utilisation de la messagerie de notre outil de gestion commerciale, très peu adaptée à ce type d’usage. 

À chaque information que nous voulions faire passer, il fallait utiliser trois à quatre médias différents, et malgré cela, nous ne touchions pas tout le monde ! C’était à la fois trop compliqué et chronophage. 

Un long travail de benchmark pour identifier LA solution idéale

J’étais chef de projet pour identifier les solutions envisageables pour répondre à nos besoins, et j’ai réalisé un benchmark des différentes solutions existants sur le marché. La direction était prête à donner une adresse e-mail à tous les collaborateurs pour élargir les possibilités, mais j’ai refusé. Pourquoi ? Notre système de messagerie est sur Exchange : multiplier les adresses e-mails signifiait multiplier les coûts de licence, et les risques de faire entrer des pièces jointes virusées dans le réseau de l’entreprise, sans compter la complexité de l’infrastructure technique à mettre en place. 

Il nous fallait donc un outil permettant de connecter les collaborateurs sans avoir besoin d’une adresse e-mail, ce que la plupart des outils de Réseau Social d’Entreprise (RSE) ne permettent pas… 

À force de recherches et après plusieurs essais infructueux, nous avons identifié la solution Talkspirit. Chez LPA, où le télétravail était inexistant ou exceptionnel, cela a été une véritable révolution. Le DRH ne vous dirait pas le contraire !

Réactivité, adaptabilité, simplicité : les raisons du choix de Talkspirit

Le principal atout de cet outil RSE est qu’il permet de connecter des personnes qui n’ont pas d’adresse e-mail, et à qui on ne souhaite pas en attribuer : il répondait donc à la première étape du cahier de charges.

La deuxième raison qui a émergé rapidement, c’est la réactivité de l’équipe Talkspirit sur nos demandes et la souplesse des adaptations possibles. Certains changements ont été traités en à peine une semaine, c’est très appréciable. L’outil se met au service de notre activité et s’adapte à nos process. C’est sa grande force par rapport à des solutions américaines qui n’offrent pas d’interlocuteur vers qui se tourner et aucune influence sur l’outil. Avec Talkspirit, nous disposons d’un outil quasiment sur-mesure et d’une excellente réactivité. Et tout cela pour un coût très compétitif ! 

Enfin, nous avons été conquis par l’ergonomie très simple de l’outil. Nous ne voulions pas amener de la lourdeur aux collaborateurs : pas question qu’ils suivent des formations pour prendre en main le RSE. Il fallait que ce soit facile ! L’outil est très simple à prendre en main, même pour des populations peu habituées aux outils numériques. 

Lire aussi : Comment choisir le bon outil collaboratif ?

Un déploiement progressif et concerté de Talkspirit

L’équipe de Talkspirit a pris la mesure des freins internes qui pouvaient subsister, et m’a donné des outils pour rassurer et jalonner le projet. Nous avons procédé par étape : un groupe projet progressivement élargi à 40 personnes a testé l’outil, avant de le proposer au Comité de Direction. 

Nous avons ensuite rédigé une charte du RSE, qui a été revue par nos avocats et le DPO. Une dizaine d’ambassadeurs ont entamé un travail d’information et de pédagogie en interne. Finalement, le confinement et la crise sanitaire du Covid-19 ont coïncidé avec la date déjà prévue pour le déploiement de l’outil dans l’entreprise. 

Heureusement que l’on avait déjà commencé à l’implanter, sinon l’entreprise aurait été paralysée.  

Un outil précieux face au confinement et une prise en main réussie

Grâce au travail préliminaire mené avec Talkspirit, la mise en place s’est faite de manière très organisée, c’était impressionnant ! Tout le monde a été invité à rejoindre Talkspirit dès les premiers jours du confinement, et ce nouvel outil nous a permis de franchir le confinement avec facilité.

Sur plus de 134 collaborateurs connectés après quelques jours, seulement trois ont rencontré des difficultés. Cela montre à quel point l’outil est intuitif. De nombreux collaborateurs l’utilisent sur mobile : c’est hyper facile, il n’y a que quatre boutons. Sur PC, la plupart ont commencé par le lancer via leur navigateur, mais beaucoup ont depuis découvert et adopté l’application de bureau.

Les bénéfices constatés dans les usages de Talkspirit

Au départ, certains collaborateurs chez Lyon Parc Auto montraient des réticences car ils ne voyaient pas l’utilité d’un RSE. Mais déjà aujourd’hui, avec du recul, ils n’hésitent pas à avouer qu’ils n’imaginaient pas que ce serait aussi efficace, ni que cela rendrait de tels services. Le confinement a été bénéfique pour cela : les résistances au changement ont été obligées de sauter.

Aujourd’hui, sur l’apport de Talkspirit, il n’y a que du positif. La grande force de l’outil, c’est sa simplicité de connexion et d’utilisation : tout le monde y arrive. On gagne en fluidité : avec la messagerie asynchrone, plus besoin de déranger un collègue par téléphone ou de laisser un message, on lui pose la question dans le tchat et il nous répond quand il est disponible. Nous pouvons partager des plannings, des documents adressés à tous, en s’appuyant sur la souplesse et l’instantanéité de l’outil. Lorsqu’on doit discuter d’un document, on l’ouvre dans l’outil et on interagit en temps réel : en termes de réactivité, c’est idéal.  

Les gens ont aussi découvert la possibilité de poser leurs questions via le tchat commun et celle de créer des groupes de discussion sur les projets : cela simplifie notre organisation et notre fonctionnement, tout le monde le ressent. Le canal de chat principal a permis aussi de maintenir du lien social pendant la période de confinement, les gens passaient dire « Bonjour » et lire les nouvelles avant de retourner travailler sur leurs tâches. D’une certaine manière, la mise en place de ce RSE libère les échanges entre salariés.

Après la crise, le monde sera différent. Le télétravail va se poursuivre, et il y aura un décalage entre les collaborateurs obligés de se rendre sur site et les autres. Notre outil RSE chez Lyon Parc Auto va accompagner ces changements, en l’intégrant de manière structurelle dans nos méthodes de travail afin d’en tirer le meilleur.  

Lire aussi : Comment Talkspirit a permis à l’Agence Bergamote de réduire de 95% ses emails internes ?

L’essentiel à retenir sur Talkspirit ?

C’est simple et intuitif à utiliser, compétitif en termes de prix. Et très convivial (emojis, GIF, style SMS…). Côté Support, la réactivité de l’équipe est très bonne, les demandes sont traitées rapidement.

Sur une échelle de zéro à dix ? Je donnerais une note de 9 car il y a toujours une possibilité de s’améliorer, mais nous sommes déjà très satisfaits ! 

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L’œil de Talkspirit sur les problématiques LPA

Avec Philippe Pinault, cofondateur et CEO de Talkspirit :

 » Quand nous avons rencontré Lyon Parc Auto, ils utilisaient un logiciel américain, assez lourd et contraignant, avec une ergonomie pas forcément optimisée. Le management était conscient de l’importance de ce type d’outil pour améliorer la communication au sein de l’entreprise, mais avait déjà compris qu’il leur fallait un outil optimisé en termes d’interface et d’utilisabilité. 

Talkspirit leur apporte un « tout-en-un » très intuitif et ergonomique, avec une grande simplicité dans la prise en main. Cela permet d’embarquer dans la communauté de l’entreprise des populations non technophiles, faiblement équipées en outils numériques. 

D’autres secteurs employant des collaborateurs n’ayant pas d’e-mail professionnel peuvent en tirer parti : les acteurs du BTP avec des populations sur des chantiers ou des ouvrages d’art, les collectivités locales ayant des populations en charge des espaces verts, des cantines, des services communaux, etc… 

Les retours de LPA sont précieux pour nous : Talkspirit s’est construit et continue de s’améliorer en itération avec nos clients, dans une logique de co-construction. Nous ne sommes pas juste un fournisseur, mais un partenaire qui les aide à faire évoluer leur outil de travail, dans une logique gagnant / gagnant. « 

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Vous avez du mal à connecter les employés du terrain (cols bleus) et ceux des bureaux (cols blancs) ? Consultez notre article : « Comment le réseau social d’entreprise (RSE) permet-il de mieux intégrer vos « cols bleus » ? »

Lire l’article

Vous souhaitez en savoir encore plus sur Talkspirit ? Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous renseigner et vous accompagner. 

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Auteure : Clémentine Garnier