Quelle différence entre l’email, l’intranet et une plateforme collaborative ?

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A première vue, on pourrait croire que l’intranet, l’email et la plateforme collaborative font la même chose. Chacun d’eux permet de diffuser une information, de la partager, de communiquer dans une certaine mesure. A première vue seulement.

En y regardant d’un peu plus près, on pourrait tenter de comparer l’intranet, l’email et la plateforme collaborative en identifiant ce que l’un fait que l’autre ne fait pas, etc.

En fait, faire la comparaison entre intranet, email et plateforme collaborative revient à faire la même comparaison qu’entre le courrier postal, le téléphone filaire et Internet. Trois technologies différentes qui ouvrent des potentiels et supportent des usages très différents. La comparaison s’arrête là et vous sentez déjà, à la lecture de cette quelques lignes que nous allons parler d’outils qui n’ont vraiment rien à voir les uns avec les autres.

De quel futur parlons-nous ?

L’organisation du futur ressemble à un écosystème, des ressources (humaines, machines) interconnectées qui échangent des informations en permanence, apprennent de ces interactions, réalisent des transactions (dans des proportions infiniment plus importantes qu’aujourd’hui) au sein même de l’écosystème, et avec tous les écosystèmes avec lesquels ils sont connectés.

L’organisation de demain est une plateforme d’intelligence collective qui permet d’adresser toujours plus rapidement des problématiques toujours plus complexes. C’est le propre de plusieurs intelligences mises en réseau de fournir une intelligence globale infiniment plus créative que les mêmes intelligences déconnectées les unes les autres.

Dans cette organisation du futur, l’information est le carburant de cette intelligence capable de mieux comprendre son environnement, de mieux ressentir les choses, de décider plus vite et mieux. Considérons l’intelligence au sens large, il parait qu’il existe une vingtaine d’intelligences différentes.

Penser ce futur, c’est regarder son organisation aujourd’hui et faire un constat : celui d’une organisation le plus souvent confuse, globalement assez statique, où l’information circule mal. Dans cette organisation conventionnelle, il y a le plus souvent ceux qui savent, ceux qui ont l’information et les autres. Il y a ceux qui ont la possibilité de mettre leur intelligence au service du projet collectif et les autres.

Le passage d’une organisation conventionnelle à cette organisation du futur est un projet fascinant pour ceux qui sont en chemin. Il requiert notamment l’utilisation de nouvelles technologies, qui permettent d’accéder à de nouvelles capacités insoupçonnées jusqu’à aujourd’hui. Ces nouvelles technologies s’appellent gouvernance, plateforme collaborative, blockchain, etc. Elles ne s’achètent pas sur étagère dans un supermarché. Elles s’apprivoisent, se laissent découvrir. Et lorsque l’environnement est sain, elles finissent par révéler leur potentiel, leur promesse et vous permette d’accélérer votre transformation à une vitesse inimaginable pour la grande majorité des organisations aujourd’hui.

Cette note ne s’intéresse qu’aux plateformes collaboratives comme technologies aujourd’hui matures et capables d’être le support de cet écosystème dont je parle ci-avant. Matures car elles sont suffisamment complètes, et que leur ergonomie est suffisamment au point pour adresser les usages dont nous parlons, et en même temps en évolution permanente.

Plus d’information et plus de leadership

Derrière l’outil plateforme collaborative, il n’y a pas donc pas qu’un enjeu fonctionnel. Il y a d’abord un changement de comportement, un nouvel état d’esprit, un nouveau souffle de liberté. Le passage de l’email ou de l’intranet à une plateforme collaborative, c’est le passage à “l’âge l’adulte” dans la façon de produire, de partager, d’échanger sur des informations. C’est certainement le plus difficile à réaliser dans la réussite d’un projet collaboratif.

Depuis 10 ans, la grande majorité des employés travaillent dans un environnement où l’information utile à leur mission est difficile d’accès. Depuis 10 ans, chacun subit sa boîte mail car elle est malheureusement ouverte à tous ceux qui en connaissent l’adresse. Chacun subit son intranet, l’outil top-down par excellence de quelques-uns pour tous les autres.

Depuis 10 ans, chacun lutte avec ces deux outils pour faire avancer ses projets, ses idées, chercher de l’aide, etc. Depuis 10 ans, cela ne marche pas ou mal parce qu’il manque quelque chose d’essentiel : la liberté donnée à chacun de pouvoir accéder plus facilement aux informations qui lui sont utiles, de pouvoir les partager, de pouvoir collaborer sur ces informations.

A quoi ressemble une plateforme collaborative aujourd’hui ?

Une nouvelle façon de choisir

Sur une plateforme collaborative, je reprends la maîtrise, le lead de ce que je souhaite recevoir et qui m’est utile pour faire ce que j’ai à faire en choisissant simplement les groupes que je rejoins et dont je décide de faire remonter les activités sur mon fil d’actualités. C’est aussi simple que cela et cette nouvelle liberté de choix représente à elle seule un des principaux shifts du passage de l’intranet ou de l’email à une plateforme collaborative.

Une nouvelle façon d’accéder aux informations

Sur ces plateformes, ce n’est plus moi qui fait l’effort d’aller rechercher des informations, ce sont les informations qui viennent à moi. La plateforme est connectée avec toutes les applications métiers, toutes les sources d’informations externes qui me sont utiles au quotidien. Des services rapatrient en sur ce lieu unique les informations pour permettre de les partager, échanger avec mes collègues, demander du feedback, …

Là où l’information n’était pas accessible, verrouillée dans des silos applicatifs, elle devient visible, elle circule. Là où l’information était transmise avec délai, le plus souvent de façon informelle ou via des réunions, elle est désormais transmise en temps réel, au moment même où l’évènement se réalise. Et là où l’information était transmise de façon incomplète, partielle, erronée, elle est délivrée de façon exacte, factuelle, à l’état brut, excluant toute transformation que nos émotions viennent le plus souvent ajouter, malgré nous. De cette façon, je garde toute ma liberté de la recevoir et de la traiter.

Lire aussi : Collaboration : comment arrêter de travailler en silo (pour de bon) ?

Une nouvelle façon de partager et de travailler avec les informations

“Informer n’est pas communiquer” nous explique Dominique Wolton dans son essai du même titre. L’information est le carburant, la matière première nécessaire à mieux comprendre, ressentir les choses, dans l’environnement dans lequel je travaille. Nourrie et complétée par les échanges avec les autres, leurs avis et feedbacks, l’information devenue conversation est un élément essentiel de ma prise de décision, de ma capacité à prendre de nouvelles initiatives tout en réduisant le risque d’erreur. Dans un environnement sain, le feedback sur les informations est naturel, permanent.

Une nouvelle façon de capitaliser sur les informations

Dans ce nouveau monde, la plateforme collaborative est un outil qui est au service de la réalisation des missions et plus largement de la raison d’être de l’organisation. Les informations qui y circulent le sont dans cet objectif. L’information n’est plus la propriété des utilisateurs, prisonnière de leur boîte mail. Lorsqu’une ressource quitte l’organisation, elle n’emporte plus avec elle toute la connaissance échangée dans l’exercice de ses missions. L’information reste disponible, accessible, prête à être de nouveau mobilisée, enrichie, utile pour d’autres ressources.

Lire aussi : Les outils collaboratifs : une nouvelle façon de travailler.

Vers un changement de paradigme

A cet instant, vous partagez peut-être la même conviction qu’une plateforme collaborative, c’est autre chose que de simples fonctionnalités de participation ou de commentaires.

Vous percevez certainement qu’il s’agit d’une nouvelle capacité offerte à l’organisation de respirer un “oxygène” de bonne qualité, ni rare, ni vicié. Vous percevez aussi certainement que des changements plus profonds sont nécessaires pour être en capacité de produire cet oxygène et de le consommer. Et qu’une technologie comme une plateforme collaborative ne produit rien, reste un corps inerte, dans un environnement qui n’est pas prêt.

A cet instant, vous percevez aussi qu’il s’agit d’un changement de paradigme plus que d’une évolution du mail ou d’un intranet dans lequel on aurait déployé quelques fonctions de partage et de collaboration. Vous percevez également peut être même que loger une plateforme collaborative dans un intranet revient à tuer tout espoir de développer une plateforme d’intelligence collective à la hauteur de l’ambition que vous nourrissez. Parce qu’il existe entre ces 2 solutions apparemment proches ce shift d’état d’esprit et de posture qui rend impossible toute « libération ». Parce que l’ADN d’un intranet ne permet pas d’encoder les usages requis pour prétendre développer l’intelligence collective.

La plateforme collaborative va tuer ou remplacer l’Intranet et l’email ?

La réponse immédiate à cette question est « non, pas tout de suite en tout cas ».

Le déploiement d’une plateforme collaborative dans votre organisation est similaire à l’introduction d’une nouvelle technologie qui s’ajoute à celles en place. Au départ, on ne sait pas bien comment cela fonctionne, on essaie, on ne comprend pas pourquoi ce “truc” s’ajoute à des outils qui existent déjà et qui “fonctionnent”. Ou même s’il ne fonctionnent pas, dont le temps fini par nous faire oublier la gêne. Pourquoi changer alors ? Vous reconnaissez votre organisation ? Et puis on découvre de nouvelles possibilités, de nouvelles capacités (par exemple, celles de pouvoir être informés de tout ce dont j’ai besoin pour faire le job grâce aux connecteurs / services connectés à la plateforme et demain, en fait très vite, l’introduction de commandes qui vont de plus en plus assister l’utilisateur dans ce qu’il a à faire au quotidien), … bref, de nouvelles capacités.

Si l’organisation vous permet de vous saisir de ces opportunités (quelle tristesse de voir tant d’entreprise acquérir une Ferrari pour la brider tellement qu’elle n’avancera jamais…), si vous même avec la capacité à déployer ces opportunités à l’échelle de votre équipe ou de votre projet, alors vous découvrez progressivement de nouvelles façon de travailler qui rendent progressivement autant l’email que l’intranet obsolètes pour un certain nombre d’usages.

De la même façon qu’Internet n’a pas tué le courrier postal, votre boîte mail et votre Intranet sont encore dans le paysage pour quelques années (ouf se diront certains !) mais leur espérance de vie et le nombre d’usages que vous développez avec devrait considérablement baisser au fur et à mesure que vous basculez sur cette nouvelle technologie du “mieux travailler ensemble”.

Avez-vous besoin d’une plateforme collaborative ?

Quelques mots pour conclure sur cette question essentielle : quel est votre projet d’entreprise ? Quelle est votre raison d’être ? De quoi avez-vous besoin pour y parvenir ?

Avez-vous besoin de « bras » pour réaliser à l’échelle quelque chose qui fonctionne bien aujourd’hui (est ce que cela fonctionnera aussi bien demain) ? Avez-vous besoin de « têtes » pour imaginer de nouvelles solutions dans un environnement toujours plus complexe et dont les changements sont toujours plus rapides ?

Il est probable que votre niveau d’urgence à déployer une plateforme collaborative soit directement lié à votre urgence de mobiliser dans votre organisation cette intelligence collective, qui, pour la très grande majorité des organisations, représente une richesse encore inexploitée. Une richesse dont la valeur dépasse très largement les quelques euros de licence par utilisateur qu’il nous est souvent demandé de justifier.

Cette note est une invitation à commencer tout de suite, à ne plus attendre, sur une petite échelle, votre équipe, un département, un service, à vous laisser surprendre, à itérer, à poursuivre, …

Nous voulons contribuer à vos succès, vous aider à accélérer dans la réussite de vos projets. C’est dans cet objectif et dans cette compréhension des choses que nous développons Talkspirit. C’est notre raison d’être.

– Auteur : Philippe Pinault, Co-fondateur de Talkspirit