Talkspirit créé un processus de validation des publications

Fluidifiez vos processus de validation

Vos communications internes prennent des semaines (voire des mois !) à aboutir ? On vous assure, il existe des solutions ! Parmi lesquelles : notre nouveau processus de validation des publications.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez désormais relire, modérer et valider le contenu partagé par vos collaborateurs sur le fil d’actualités. Besoin de suggérer une modification sur une publication ? D’envoyer une contre-proposition ? C’est possible en un clic ! Ainsi, finis les allers-retours interminables pour obtenir le feedback de chacun.

Pour ne pas perdre le fil, vous pouvez retrouver l’ensemble de vos publications validées, en cours de relecture, et à relire, depuis une vue dédiée. D’un coup d’œil, vous savez ainsi qui relancer pour obtenir du feedback, quelles publications doivent être modifiées et lesquelles peuvent être publiées. 

Résultat : vos communications internes prennent moins de temps à être validées, et sont toutes sur la même longueur d’onde. Vous gagnez donc en efficacité et en harmonie !

Lire aussi : 6 bonnes pratiques pour fluidifier la communication interne avec un intranet

Développez la culture du feedback

Avoir un processus de validation clair, cela permet aussi de favoriser le partage de feedback. Ce qui est essentiel pour améliorer en continu le travail de vos équipes, mais aussi pour développer la reconnaissance et l’engagement collaborateur.

Selon une étude d’Officevibe, 4 salariés sur 10 se désengagent de leur travail lorsqu’ils reçoivent peu ou pas de feedback. Un chiffre qui démontre bien l’importance de cette pratique en entreprise.

Avec le processus de validation des publications, ce feedback peut se faire directement sur votre plateforme Talkspirit. Le fonctionnement est très simple : 

1. Un collaborateur rédige une publication sur Talkspirit.
2. Il lui assigne un relecteur (soit le gestionnaire du groupe, soit la personne de son choix selon si le processus est paramétré comme obligatoire ou non).
3. Le relecteur reçoit la demande de validation sur une vue dédiée de son fil d’actualités.
4. Plusieurs options s’offrent au relecteur : il peut soit valider la publication directement, soit la rejeter, soit suggérer des modifications via un système de commentaires,
5. Dans le cas où des commentaires sont ajoutés, le collaborateur est notifié et peut soit accepter la suggestion, soit renvoyer une contre-proposition, que le relecteur peut ensuite accepter ou non.

On vous explique tout ça en vidéo 👇

Ce système permet d’intégrer à la fois les retours du relecteur (qu’il s’agisse d’un manager ou d’un collègue) et du collaborateur ayant soumis la publication pour validation. Chacun peut ainsi donner son avis et se sentir écouté, jusqu’à arriver à un accord commun.

Faites de vos collaborateurs des acteurs de la communication interne

Vous souhaitez impliquer davantage vos collaborateurs dans la communication interne ? Utiliser le processus de validation des publications est un bon moyen de le faire ! Car la communication interne, ce n’est pas uniquement l’affaire de la Direction ou des managers. Tout le monde a son rôle à jouer, et ce quel que soit son niveau hiérarchique.

Cependant, nombre d’organisations constatent que leurs collaborateurs n’osent souvent pas publier par eux-mêmes de peur de ne pas avoir les bons mots, et de faire un faux-pas. Mettre en place un processus de relecture peut justement vous permettre d’atténuer ces peurs, et d’aider vos collaborateurs à prendre la parole, à la fois pour mettre en lumière les projets sur lesquels ils travaillent, mais aussi, mieux se faire connaître des autres équipes. Le tout, en vous assurant que votre communication reste homogène. Qui sait, vous ferez peut-être ainsi émerger de futurs ambassadeurs 😉 

Lire aussi : Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise !

PS : plein d’autres fonctionnalités peuvent vous aider à dynamiser votre communication interne sur Talkspirit. On vous détaille tout cela ici.

Nos conseils pour utiliser au mieux le processus de validation

Maintenant que vous savez tout ce que vous permet de faire le processus de validation, peut-être vous demandez-vous : comment le met-on en place ? Voici donc nos bonnes pratiques pour utiliser au mieux cette fonctionnalité : 

1. Faites un sondage en interne pour demander aux utilisateurs si la fonctionnalité peut leur être utile, et si oui comment. Cela vous permettra d’identifier les groupes pour lesquels le processus de validation peut être utilisé, et s’il doit être rendu obligatoire ou non.
2. Testez la fonctionnalité avec un petit groupe d’utilisateurs, afin de valider le besoin et l’usage que vous souhaitez faire du processus de validation.
3. Documentez le fonctionnement du processus de validation sur votre bibliothèque Talkspirit, par exemple en créant une page dédiée avec une FAQ et des bonnes pratiques d’utilisation.
4. Activez la fonctionnalité sur l’ensemble des groupes identifiés (si vous avez un grand nombre de groupes, n’hésitez pas à le faire au fur et à mesure).
5. Formez les utilisateurs, les administrateurs et les gestionnaires de groupes pour qu’ils sachent bien utiliser la fonctionnalité (par exemple, via un tutoriel vidéo ou une démonstration en direct).
6. Mettez en avant la fonctionnalité sur votre portail d’accueil et sur votre fil d’actualités pour lui donner de la visibilité en interne.
7. Restez à l’écoute des retours des utilisateurs, et demandez leur avis de manière proactive pour améliorer votre processus de validation en continu.

Pour conclure

Prise de décisions plus rapide, reconnaissance accrue, collaborateurs plus impliqués…Mettre en place un processus de validation des publications peut avoir de nombreux effets bénéfiques pour votre organisation. Cette fonctionnalité vous intéresse ? Demandez une démo ou testez-la gratuitement sur notre plateforme Talkspirit ✨

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