Les 5 avantages de l’intranet

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Selon une étude de Workvivo en 2020, 57 % des salariés estiment que l’intranet utilisé dans leur entreprise n’a aucune utilité. Un chiffre qui illustre bien la mauvaise réputation de cet outil, de plus en plus considéré comme “vieillot”. Pourtant, l’intranet a bien évolué depuis ces dernières années ! En 2023, selon une étude de l’OICD, dans près de 2 entreprises sur 3, l’intranet est un canal indispensable dans le fonctionnement quotidien des entreprises. Fini le réseau interne statique et peu ergonomique. Aujourd’hui, l’intranet se veut plus moderne et intègre davantage de fonctionnalités sociales, qui le rapprochent de plus en plus du réseau social d’entreprise.

Cet intranet 2.0 présente de nombreux avantages pour les collaborateurs et l’entreprise. Voici les principaux à retenir pour convaincre vos salariés de l’intérêt réel de cet outil.

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Sommaire

• 1) Dynamiser votre communication interne
• 2) Engager vos collaborateurs
• 3) Faciliter l’accès à l’information
• 4) Véhiculer votre culture d’entreprise
• 5) Fluidifier les échanges
• Pour conclure
• Accéder à la Fiche Méthodologique

1) Dynamiser votre communication interne

L’un des principaux avantages de l’intranet ? Fluidifier votre communication interne, bien sûr ! En effet, l’intranet vous permet à la fois de :

• rassembler l’ensemble de vos collaborateurs au même endroit, qu’ils soient en télétravail, sur le terrain ou au bureau,
• personnaliser les messages que vous leur adressez (par exemple, grâce à un portail d’accueil permettant de créer plusieurs pages par audience),
• diffuser vos informations importantes sur un fil d’actualités accessible à tous,
• recueillir l’avis des salariés via des sondages.

À l’heure où seuls 45 % des collaborateurs rapportent être satisfaits de la communication interne¹, mettre en place un intranet peut donc jouer en votre faveur. Cependant, gardez bien en tête que tous les intranets ne sont pas égaux, et que certains sont plus modernes que d’autres. 

Lire aussi : Créer son intranet facilement avec Talkspirit

Si vous cherchez à déployer – ou remplacer – votre intranet, nous vous invitons donc à consulter notre top 14 des meilleures solutions intranet.

2) Engager vos collaborateurs

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’intranet ne sert plus uniquement à descendre de l’information de la Direction. Plus qu’un outil de partage unidirectionnel, il sert aujourd’hui à favoriser la remontée de feedbacks des salariés, et à les impliquer dans la vie de l’entreprise. C’est donc un outil essentiel pour développer l’engagement de vos collaborateurs !

Sur la plateforme Talkspirit, chaque salarié peut liker et commenter les publications de ses collègues. Mais il peut aussi publier ses propres messages, par exemple pour partager des bonnes pratiques, ou suggérer des idées à la Direction. 

Par ailleurs, il est également possible de créer des communautés thématiques (par exemple, dédiées à la formation, à la veille sectorielle, au partage d’informations métiers, ou même aux centres d’intérêt de chacun), dans lesquelles chacun va pouvoir s’entraider, échanger, et trouver les réponses à ses questions. De quoi renforcer la motivation et l’engagement de vos salariés !  

3) Faciliter l’accès à l’information

L’un des autres avantages clés de l’intranet : permettre aux salariés d’accéder facilement à n’importe quelle information, où qu’ils soient. Ce qui peut être particulièrement utile pour les organisations multisites. Mais aussi, celles ayant adopté un mode de travail hybride ou 100 % télétravail. 

Véritable bibliothèque de connaissances, l’intranet centralise l’ensemble de vos ressources internes ! Et ce, qu’il s’agisse d’informations “chaudes” (par exemple, une invitation à un événement, une actualité sur votre entreprise, une présentation pour un appel à projet) ou de documents “froids” explicitant des bonnes pratiques, des processus de travail, ou des éléments relatifs à votre culture d’entreprise.

Talkspirit comprend par exemple un drive sécurisé qui permet de stocker vos documents importants. Mais aussi, il permet de les partager avec vos collaborateurs dans des publications. Par ailleurs, il est possible de retrouver ces informations aisément grâce à un moteur de recherche intelligent intégré. Ainsi, plus besoin de passer des heures à chercher vos documents !

4) Véhiculer votre culture d’entreprise

Outre sa fonction de stockage et partage de l’information, l’intranet est utile pour véhiculer la culture et les valeurs de votre entreprise. Par exemple, il va permettre de mettre en avant les objectifs clés de votre entreprise, mais aussi les réalisations des différentes équipes qui contribuent à l’atteinte de ces objectifs. 

De nombreux intranets vous permettent également de planifier des événements internes, aussi bien à distance qu’en présentiel. Par exemple, l’agenda Talkspirit vous permet d’organiser des réunions en visioconférence ou sous forme de webinaires interactifs. Plus dynamique que les publications ou le tchat, le webinaire peut être utilisé pour relayer un message de la Direction en direct, organiser une session de questions-réponses ou un atelier de brainstorming avec vos collaborateurs. C’est donc une option à ne pas négliger si vous souhaitez dynamiser votre communication interne.

Lire aussi : Comment améliorer sa communication interne en entreprise ?

Afin d’exploiter pleinement tous les avantages de l’intranet, nous vous conseillons de désigner des animateurs. Ces derniers pourront se charger d’organiser des événements, mais aussi d’animer les échanges et de mettre en valeur votre culture d’entreprise au quotidien. Grâce à ces animateurs, votre intranet sera ainsi plus dynamique et permettra d’engager vos collaborateurs davantage.

5) Fluidifier les échanges

Enfin, l’intranet peut également être le portail vous permettant de favoriser les échanges inter et intra-équipes. De nombreuses solutions sont munies d’un tchat et/ou d’un module de visioconférence. Chaque salarié peut ainsi échanger en temps réel avec n’importe quelle partie prenante. Qu’elle soit interne ou externe à votre organisation, et ce quel que soit son niveau hiérarchique. Un bon moyen de dire adieu aux longs échanges d’emails.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce cas d’usage ? Découvrez comment l’organisation à but non lucratif Place aux jeunes en région a réussi à fluidifier les échanges entre ses agents dispersés aux quatre coins du Québec avec à un intranet 2.0.

Comme mentionné précédemment, il est aussi possible de créer des groupes pour dynamiser la communication interne. Par exemple, vous pouvez créer : 

• un groupe dédié au partage de bonnes pratiques,
• des groupes transverses rassemblant plusieurs services (marketing / commercial, administration / service client, etc.),
• un groupe “boîte à idées” permettant à chacun de faire des suggestions pour améliorer l’intranet et/ou la vie d’entreprise,
• un groupe pour les échanges informels.

Plusieurs solutions d’intranet – Talkspirit inclus – intègrent également un annuaire qui permet d’identifier le rôle, les expertises et la localisation de chacun de ses collègues. Ainsi, plus besoin de passer du temps à chercher qui fait quoi.

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Pour conclure

Non, l’intranet n’est pas mort ! Cependant, ses fonctionnalités et son interface ont beaucoup évolué depuis ses débuts. Échanges plus rapides, partage d’information simplifié, communication interne plus dynamique… L’intranet 2.0 offre de nombreux avantages aux organisations qui savent en tirer parti. Des bénéfices qui se répercutent directement sur les collaborateurs. Grâce à l’intranet, ces derniers peuvent trouver rapidement toutes les informations dont ils ont besoin, et ainsi gagner en productivité au quotidien. De quoi améliorer leur expérience de travail. Bref : c’est un investissement gagnant-gagnant !

Vous cherchez à mettre en place un intranet ou à remplacer votre solution actuelle ? Consultez notre fiche méthodologique rassemblant “8 conseils clés pour bien choisir son intranet” pour vous aider dans votre processus de décision :

Accéder à la Fiche Méthodologique

Dans cette fiche méthodologique, vous trouverez : les 8 étapes pour choisir un intranet, les éléments clés pour bien identifier son besoin, et les critères déterminants pour comparer les  meilleures solutions du marché.

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