Comment améliorer l’expérience collaborateur en télétravail ?

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Depuis la crise Covid, le télétravail est devenu monnaie courante chez les cadres français. Selon l’Apec, plus de la moitié d’entre eux travaillent de chez eux au moins une fois par semaine, contre seulement 22 % avant la pandémie. Une nouvelle pratique qui nécessite de repenser l’expérience collaborateur au sein de l’organisation.

Si certains professionnels RH en ont déjà fait une priorité, c’est encore loin d’être le cas dans la majorité des entreprises. D’après le baromètre 2021 de Parlons RH, deux tiers des entreprises interrogées n’ont pas encore mis en place de politique d’expérience collaborateur. Un chiffre qui peut surprendre, au vu des bénéfices que peut apporter une telle politique, à la fois en termes de performance et de recrutement.¹

Cependant, offrir une expérience employé de qualité est loin d’être une tâche aisée lorsque les salariés travaillent à distance. C’est la raison pour laquelle nous avons rassemblé dans cet article 6 bonnes pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur en télétravail.

1. Adapter les processus d’intégration

Pour 74 % des professionnels RH, l’intégration des nouveaux est le sujet à traiter en priorité lorsque l’on parle d’expérience collaborateur.² La première chose à faire pour améliorer l’expérience employé en télétravail est donc d’adapter vos processus d’onboarding. 

Côté logistique, il faudra notamment s’assurer que le nouveau collaborateur a bien reçu l’équipement informatique dont il a besoin, et qu’il dispose bien des accès nécessaires pour se connecter à distance. 

Pensez également à annoncer l’arrivée de votre nouvelle recrue avant qu’elle arrive dans l’entreprise (par exemple via une publication dédiée sur votre réseau social d’entreprise), et à bien adapter votre programme d’intégration en conséquence. 

Vous pouvez notamment prévoir plusieurs points en visioconférence pour présenter l’activité de l’entreprise, les différentes équipes et les outils utilisés en interne. Afin de maintenir l’attention du salarié, essayez d’inclure le plus d’éléments visuels et/ou interactifs dans ces présentations (par exemple, des photos, des vidéos, des sondages, des Q&A en live, etc.)

Lire aussi : [Ebook] Futur du travail : place au travail hybride !

2. Améliorer sa communication interne

La communication interne joue également un rôle clé dans l’expérience collaborateur, en particulier lorsque les salariés sont en télétravail. Voici quelques bonnes pratiques pour maximiser la visibilité de vos annonces :

• Privilégiez les messages courts qui vont à l’essentiel (les bullet points sont vos amis 😉) et évitez d’envoyer trop d’informations à la fois
• Faites attention au timing (évitez notamment les messages après 17h, à la pause déjeuner et pendant les vacances scolaires) 
• Variez les formats (par exemple, pourquoi ne pas remplacer votre newsletter par une courte vidéo ?) 
• Centralisez toutes vos annonces sur un seul outil afin d’éviter la dispersion de l’information (par exemple, une suite collaborative tout-en-un)

Enfin, n’oubliez pas de recueillir régulièrement le feedback des collaborateurs pour adapter vos pratiques en continu.

Lire aussi : Travail hybride : les bonnes pratiques RH et de communication interne

3. Limiter les réunions

En 2020, les salariés français auraient perdu 157 heures de travail à cause de réunions et visioconférences inutiles, estime cette étude d’Asana. Outre son impact sur la productivité, ce phénomène de réunionite (ou visionite) aiguë peut générer du stress, de la fatigue visuelle, voire même accroître les risques de burn out. 

Afin d’éviter cette “Zoom fatigue”, il est essentiel de réduire à la fois la durée et le nombre de vos réunions en visioconférence. Pour cela, nous vous recommandons de :

• Limiter le nombre de participants, en invitant uniquement les personnes dont la présence est nécessaire
• Préparer un ordre du jour et traiter uniquement les points précisés dessus 
• Désigner un secrétaire et un timekeeper qui seront chargés d’écrire le compte-rendu et de s’assurer que la réunion ne dure pas plus longtemps que prévu

Lorsque c’est possible, essayez de traiter le maximum de points de manière asynchrone, par exemple via une solution de tchat. Vos collaborateurs vous en remercieront !

4. Respecter le droit à la déconnexion

Respecter le droit à la déconnexion de vos salariés en télétravail est également une composante essentielle de l’expérience collaborateur. Pourtant, si l’on en croit cette étude de l’Ugict-CGT, c’est loin encore loin d’être le cas dans beaucoup d’entreprises. En effet, 80 % des télétravailleurs français estiment que leur droit à la déconnexion n’est pas garanti. Un chiffre alarmant lorsqu’on sait que l’hyperconnexion peut avoir des effets dévastateurs sur la santé.

Afin d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos télétravailleurs, nous vous conseillons de mettre en place les actions suivantes :

• Établir un accord collectif ou une charte de droit à la déconnexion qui précise – entre autres – les horaires où le salarié peut se déconnecter et les modalités d’exercice du droit à la déconnexion
• Sensibiliser les collaborateurs et les managers au droit à la déconnexion, et leur apprendre comment bien utiliser les outils numériques au travail
• Communiquer sur les bonnes pratiques que vous souhaitez mettre en place (par exemple, désactiver ses notifications le soir et le week-end)

Lire aussi : [Ebook] Droit à la déconnexion : guide de survie en télétravail

5. Repenser les modes de management

Garantir une bonne expérience collaborateur en télétravail suppose également d’adapter ses modes de management. Oubliez le micro-management : l’heure est au management bienveillant, qui privilégie le bien-être au travail.

Voici quelques conseils pour manager des équipes à distance (n’hésitez pas à les faire suivre à vos managers 😉) :

• Faire des points réguliers en 1:1 avec chaque collaborateur, et avec l’ensemble de l’équipe
• Fixer des objectifs clairs et évaluer la contribution de chacun selon ses résultats, et non le temps passé sur chaque tâche
• Organiser des échanges informels en visioconférence (par exemple, des pauses café et/ou des apéros virtuels) pour garder le lien à distance
• Donner et demander régulièrement du feedback aux équipes, et mettre en avant leurs réussites (par exemple, en les félicitant sur votre réseau social d’entreprise)
• Faire confiance aux collaborateurs
• Se rendre disponible pour répondre à leurs questions et les accompagner dans leurs projets

6. Bien équiper les salariés

Enfin, le plus important : assurez-vous que vos salariés disposent bien du matériel et des outils adaptés pour travailler à distance. Par exemple, ont-ils un PC portable qui fonctionne bien ? Ont-ils besoin d’un écran supplémentaire ou d’un siège plus confortable ? 

Par ailleurs, n’oubliez pas de mettre à disposition des collaborateurs plusieurs outils digitaux pour les aider à travailler, communiquer et rester engagés à distance. Nous vous conseillons notamment de mettre en place :

• une plateforme collaborative (comme Talkspirit) qui leur permettra de communiquer et collaborer plus efficacement à distance
• des outils RH avec lesquels ils pourront gérer facilement les processus administratifs (par exemple, les logiciels et solutions RH proposés par Lucca)
• un logiciel de gestion de projet, pour mieux gérer leurs différentes tâches
• des solutions de tchat et de visioconférence, pour échanger en temps réel

Lire aussi : Comment choisir sa plateforme collaborative ?

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Vous l’avez compris : améliorer l’expérience collaborateur en télétravail suppose d’adapter vos pratiques RH et de management, et de mettre en place des outils adaptés au travail à distance. Le next step ? Traduire ces bonnes pratiques en actions concrètes !

Vous souhaitez découvrir plus de bonnes pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur à distance ? Consultez notre guide pratique à ce sujet :

Accéder au Guide Pratique

Dans notre guide pratique « 10 bonnes pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur », vous découvrirez : des conseils pour créer une expérience collaborateur de qualité, des exemples d’initiatives mises en place par nos clients, ainsi que des outils à mettre en place au sein de votre organisation.

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¹ Forrester Workforce Survey (2020)
² Baromètre de l’expérience collaborateur 2021 de Parlons RH

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Auteure : Emmanuelle Abensur