Comment former ses équipes à un nouvel outil digital ?

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Le manque de formation est l’un des facteurs clés qui nuit à l’adoption d’un nouvel outil digital ! C’est ce que rapporte plus d’un quart des collaborateurs interrogés par le dernier baromètre de l’Observatoire de l’intranet. Aujourd’hui devenues indispensables, ces plateformes digitales nous aident dans de nombreux domaines, tels que la communication interne, le travail collaboratif, la gestion des ressources humaines, ou encore l’automatisation des processus. Cependant, la formation à ces outils est souvent compliquée pour l’utilisateur, ou tout simplement insuffisante pour qu’il soit capable d’en tirer parti.

Quelle est donc la meilleure manière de former ses équipes à un nouvel outil digital ? Et comment s’assurer de sa bonne prise en main par les utilisateurs ? Découvrez nos meilleurs conseils pour créer des formations de folie ✨

Sommaire

• 1. Impliquer les collaborateurs dès le début du projet
• 2. Créer un réseau d’ambassadeurs
• 3. Mettre en place une gouvernance de l’information
• 4. Centraliser les ressources
• 5. Proposer des formations personnalisées
• 6. Favoriser le mentorat inversé

1. Impliquer les collaborateurs dès le début du projet

L’adoption d’un outil digital, cela commence bien avant son déploiement ! En effet, il est important d’impliquer les collaborateurs dès le début du projet. Concrètement, cela veut dire : 

• informer les équipes que vous souhaitez déployer un nouvel outil,
• expliquer pourquoi vous avez besoin de cet outil maintenant, et quels sont les objectifs visés,
• recueillir le feedback de chacun sur le projet (à la fois les attentes vis-à-vis de l’outil, mais aussi les possibles freins à l’adoption),
• impliquer les collaborateurs dans le choix de la solution (par exemple, en leur proposant de tester l’outil retenu avec vous, voire même, de devenir ambassadeurs de la solution).

Plus la communication sera claire et transparente, plus vos équipes se sentiront impliquées dans le projet. Et plus il sera facile de les former à votre nouvel outil digital, une fois arrivée la phase de déploiement. 

Lire aussi : Comment mettre en place un réseau social d’entreprise ?

2. Créer un réseau d’ambassadeurs

Les ambassadeurs sont LA pièce maîtresse de votre plan de formation. Ces personnes ont un but commun : booster l’adoption de votre nouvel outil digital. Selon leurs expertises, elles peuvent être chargées de : 

• relayer l’arrivée de la plateforme,
• recueillir les besoins des collaborateurs,
• lever les doutes qu’ils peuvent avoir,
• les former au nouvel outil digital,
• partager des bonnes pratiques d’utilisation,
• et donner l’exemple sur la plateforme.

• Ajouter une bannière pour télécharger la fiche CSM ambassadeur

Les ambassadeurs ont souvent des relations de proximité avec les collaborateurs. Ils bénéficient ainsi d’un grand pouvoir d’influence sur le terrain, qui peut ensuite se démultiplier via le bouche-à-oreille. Pensez donc à les mettre dans la boucle lorsque vous souhaitez mettre en place de nouveaux outils !

Vous n’avez pas encore d’ambassadeurs ? Découvrez dans cet article nos conseils pour créer votre réseau 👇

Lire aussi : Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise !

3. Mettre en place une gouvernance de l’information

Avant de former vos équipes à un nouvel outil digital, il faut d’abord établir une gouvernance de l’information, c’est-à-dire clarifier vos processus de création, stockage et partage de l’information. Cette approche est essentielle si vous souhaitez mettre à profit les connaissances de votre organisation – y compris vos ressources de formation ! 

Elle va notamment permettre de définir : 

• Quelles informations partager sur quels outils ? Par exemple, vos processus de formation peuvent être formalisés dans une base de connaissances, tandis que vos actualités chaudes seront plutôt partagées sur le fil d’actualités de votre réseau social d’entreprise. 
• Quels sont les processus liés à vos outils digitaux ? Il peut s’agir aussi bien de processus pour former les collaborateurs à un nouvel outil digital, que d’autres processus métiers liés à ces plateformes (par exemple, comment faire de la veille, comment partager une information, etc.). 
• Quelles sont les règles d’utilisation de ces outils ? Si vous avez une plateforme collaborative, il vous faudra notamment clarifier quels types d’informations doivent être partagées sur quels canaux de discussion, quels membres doivent faire partie de ces groupes, et qui doit les animer. 
• Quelles sont les interactions entre vos différents outils digitaux ? Par exemple, certaines intégrations sont-elles prévues pour faciliter le passage d’une information d’un outil à un autre ?

Grâce à cette gouvernance de l’information, chaque collaborateur sait ainsi où trouver les informations dont il a besoin (par exemple, des documents de formation à votre nouvel outil), comment les utiliser, avec qui les partager, et comment suggérer la création de nouvelles ressources. De quoi partir sur de bonnes bases !

Lire aussi : Pourquoi mettre en place une gouvernance sur votre réseau social d’entreprise ?

4. Centraliser les ressources

Vous savez désormais où, quand et comment partager les informations et documents ayant trait à la formation aux nouveaux outils digitaux. L’étape d’après est maintenant de centraliser l’ensemble de vos ressources de formation, pour que vos collaborateurs puissent y accéder facilement.

Notre conseil : rassemblez-les sur une base de connaissances commune. C’est ce qu’il est possible de faire sur la bibliothèque Talkspirit, qui vous permet de : 

• créer et mettre en forme des pages et sous-pages de contenus,
• les mettre en avant sur une page d’accueil,
• gérer les droits d’accès à ces pages (notamment, qui peut modifier ou voir le contenu).

Centralisation des ressources de formations sur la bibliothèque Talkspirit

Concrètement, si vous souhaitez centraliser vos ressources de formation dans cette bibliothèque, il vous suffit de créer une page principale, d’y ajouter un sommaire, puis de créer des sous-pages pour chaque contenu, par exemple : 

• les chartes d’utilisation de vos outils, 
• les processus associés,
• les tutoriels pour apprendre à utiliser ces outils,
• les webinaires et guides pratiques mettant en avant les bonnes pratiques d’utilisation par métier, pour les utilisateurs et les administrateurs,
• la foire aux questions (FAQ) intégrant les questions et réponses couramment posées par les collaborateurs sur chaque outil.

5. Proposer des formations personnalisées

Impossible de former ses équipes à un nouvel outil digital sans passer… par la case formation ! Cette étape est cruciale pour aider vos collaborateurs à prendre la plateforme en main et à pérenniser leurs usages. 

Idéalement, les sessions de formation doivent être organisées dès le lancement de votre outil, voire un peu avant le déploiement. Ces sessions doivent être le plus concrètes possible, pour faire rapidement comprendre la valeur ajoutée que peut apporter le nouvel outil. N’hésitez donc pas à vous appuyer sur des exemples pour illustrer vos propos !

Certaines parties de la formation peuvent être généralistes (par exemple, si vous mettez en avant des fonctionnalités qui seront utilisées par tous). Cependant, si votre nouvel outil s’adresse à plusieurs métiers (ressources humaines, communication interne, direction des systèmes d’informations, direction commerciale, etc.), il peut être intéressant de personnaliser davantage la formation.

Si vous déployez une plateforme collaborative comme Talkspirit au sein de votre organisation, vous pourrez ainsi mettre en avant différentes fonctionnalités selon les métiers auxquels vous vous adressez : 

• Pour la communication interne : le portail d’accueil et le fil d’actualités, qui permettent d’apporter de la visibilité aux actualités et succès de l’entreprise.
• Pour les commerciaux : les groupes de travail et les tableaux de gestion de projet, qui permettent de partager et répartir les leads à traiter.
• Pour le support client : les intégrations avec les outils métiers, qui permettent d’être automatiquement informé de nouveaux tickets, et d’y répondre dans les meilleurs délais.

6. Favoriser le mentorat inversé

Votre entreprise rassemble des collaborateurs de plusieurs générations (baby boomers, générations X, Y, Z) ? Tirez-en partie en testant le mentorat inversé !

Cette méthode d’apprentissage consiste à assigner des mentors juniors à des personnes seniors dans l’entreprise, afin de faciliter la transmission de savoirs sur des sujets où les jeunes sont généralement plus à l’aise (notamment le digital !).

Pratiquer le mentorat inversé peut donc être une bonne initiative pour former les collaborateurs moins à l’aise avec les outils digitaux, mais aussi leur permettre de créer du lien avec leurs collègues plus jeunes.

L’initiative peut venir de la Direction ou des métiers, cependant elle ne doit pas être vue comme une obligation. L’important est surtout d’apporter de la structure et des processus, pour rassurer les juniors et les aider à préparer ces formations dans les meilleures conditions.

Le mentorat inversé vous intéresse ? Voici une vidéo pour en savoir plus 👇

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Former ses équipes à un nouvel outil digital peut se faire aussi bien en quelques heures qu’en quelques mois : tout dépend de la complexité de l’outil et de la population visée. Cependant, ne vous inquiétez pas : il s’agit de temps bien investi ! En effet, mieux vaut passer du temps sur la formation pour vous assurer que votre plateforme soit bien adoptée par tous, plutôt que de devoir changer d’outil quelques mois plus tard car les collaborateurs n’ont pas pu prendre l’outil en main. 

Bien sûr, la formation n’est pas le seul élément qui va permettre de faciliter l’adoption de vos nouveaux outils digitaux. Opter pour une plateforme ergonomique et simple d’utilisation est également essentiel pour gagner du temps. Consultez le replay de notre webinaire “6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs” pour obtenir plus de bonnes pratiques : 

Voir le replay du webinaire