Comment mettre en place le droit à la déconnexion ?

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Depuis le 1er janvier 2017, le droit à la déconnexion est devenu une obligation pour les entreprises de plus de 50 salariés. Cette obligation est énoncée dans la loi El Khomri, également appelée loi Travail. Et pour cause : c’est un bon moyen pour limiter l’hyperconnexion aux outil numériques, prévenir les risques psychosociaux et améliorer la qualité de vie au travail des salariés. Bien sûr, mettre en place le droit à la déconnexion ne peut pas se faire du jour au lendemain.

Voici plusieurs étapes à suivre pour une mise en place réussie :

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Analyser les habitudes et la charge de travail des collaborateurs

Commencez d’abord par faire un diagnostic de la situation actuelle. Cela vous permettra de mieux comprendre les habitudes d’utilisation des outils numériques, la nature des tâches et la charge de travail des collaborateurs. Ensuite, il sera plus simple pour vous d’identifier les équipes les plus concernées par les mesures mises en place, et d’adapter votre communication en conséquence.

Par exemple, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les horaires de travail des salariés ? Sont-ils les mêmes en télétravail ?
• À quelle fréquence les e-mails et messages sont-ils envoyés en dehors des horaires de travail ?
• Qu’en est-il des réunions ? Sont-elles toujours organisées pendant les horaires de travail habituels ?
• Quelles sont les habitudes de communication des différents services ou équipes ? Communiquent-ils plutôt par e-mail ou par messagerie instantanée ?
• Quels outils utilisent-ils au quotidien ?
• Quelle proportion de salariés se plaint d’avoir trop de travail ?
• Certains salariés se sentent-ils épuisés ?
• Le burn out est-il fréquent dans l’entreprise ?

Sur la base de ces données, vous pourrez faire émerger des tendances, et définir des règles et initiatives à mettre en place dans chaque équipe ou service.

Communiquer sur le droit à la déconnexion 

Selon une étude de l’Observatoire Entreprise et Santé de Viavoice et Harmonie Mutuelle, 45 % des salariés français ne savent pas ce qu’est le droit à la déconnexion.

Avant de mettre en place toute initiative, l’employeur doit donc expliquer aux collaborateurs ce qu’implique ce droit. Deux éléments devront être explicités :

• Le droit de ne pas travailler en dehors de ses heures de travail normales, sans subir des répercussions négatives.
• L’obligation de respecter le droit à la déconnexion d’autrui en s’abstenant d’envoyer des messages tard le soir, le week-end, les jours fériés et pendant les vacances.

Par ailleurs, il convient de préciser que le droit à la déconnexion n’oblige pas les salariés à ne pas travailler en dehors de leurs horaires de travail. En effet, certains collaborateurs en télétravail préfèrent parfois décaler leurs horaires pour pouvoir gérer plus facilement leurs obligations personnelles (aller chercher un enfant à l’école, faire les courses, etc.). Cependant, ils devront faire attention à bien respecter les horaires de leurs collègues.

Une fois ces éléments compris, expliquez aux collaborateurs pourquoi vous souhaitez introduire le droit à la déconnexion, les avantages qu’ils peuvent en tirer et les modalités de mise en place de cette politique. 

La communication doit être claire et centralisée au même endroit, par exemple sur un intranet ou une plateforme collaborative. Tous les employés doivent être informés, quels que soient leur poste et leur niveau hiérarchique dans l’entreprise. 

Formaliser des règles dans un accord collectif ou une charte 

Élaborez ensuite un accord collectif ou une charte de droit à la déconnexion, dont les dispositions seront intégrées dans le règlement intérieur. Vous pourrez y indiquer :

• La définition et les objectifs du droit à la déconnexion.
• Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion et de négociation de la charte.
• Les horaires de déconnexion où le salarié n’est pas tenu de travailler ou répondre à ses messages ou e-mails.
• Les mesures de régulation de l’utilisation des outils numériques professionnels.
• Les actions de sensibilisation et de formation mises en place par l’employeur.
• Les modalités de suivi de l’application du droit à la déconnexion.
• Les bonnes pratiques à appliquer en télétravail et en présentiel que vous jugez nécessaires.

Lire aussi : [Parole d’expert] Brigitte Vaudolon : bonnes pratiques pour un télétravail réussi.

Vous pouvez trouver plusieurs modèles d’accord collectif et de charte en ligne ! N’hésitez pas à les utiliser comme base, en adaptant les modalités à votre entreprise.

Il y a une autre possibilité. C’est d’intégrer ces règles dans un guide dédié au droit à la déconnexion, à votre culture d’entreprise, ou même au télétravail. 

Par exemple, la mairie de Paris a créé un mode d’emploi de la déconnexion qui regroupe plusieurs bonnes pratiques, et incite chaque service, collectivité et établissement, à élaborer sa propre charte de droit à la déconnexion. 

Sensibiliser les collaborateurs à l’usage des outils numériques

Afin d’éviter l’hyperconnexion et la surcharge informationnelle, les entreprises doivent également sensibiliser. Par exemple, en expliquant aux collaborateurs comment bien utiliser les outils mis à leur disposition, notamment la messagerie instantanée, les e-mails, le téléphone portable, ou encore le réseau social interne. 

Lire aussi : Les enjeux du droit à la déconnexion.

Plusieurs bonnes pratiques pourront être explicitées dans votre charte de droit à la déconnexion, ou bien lors de réunions de sensibilisation, par exemple :

• Activer les messages automatiques d’absence pendant ses congés, et y intégrer la ou les personne(s) à contacter en cas d’urgence.
• Communiquer et envoyer des e-mails uniquement pendant les horaires de travail, si nécessaire en différant l’envoi des e-mails.
• Proscrire les réunions en dehors des horaires de travail des collaborateurs.
• Désactiver les notifications pendant les plages de déconnexion.
• Former les collaborateurs aux différents outils utilisés et mettre à leur disposition des guides d’utilisation ou tutoriels.
• Inciter les collaborateurs à tester la “power nap” ou la “digital detox” de temps en temps pour se déconnecter de leurs outils de travail.

Chez Food Emotion, une charte vie professionnelle vie privée a été créée pour faire respecter le droit à la déconnexion. “Cette charte recommande par exemple de ne pas planifier de réunions après 17h30 ou avant 8h”, explique Jérémy Dagot, Trade marketing manager. Le droit à la déconnexion est également intégré au contrat de travail.

Former les managers et les inciter à montrer l’exemple

Les managers jouent un rôle crucial dans la mise en œuvre de votre politique de droit à la déconnexion. En effet,  ils doivent montrer l’exemple, c’est-à-dire d’appliquer eux-mêmes les règles de déconnexion mises en place pour inciter les collaborateurs à faire de même. 

Une formation peut être dispensée aux managers pour les sensibiliser aux enjeux et  bonnes pratiques citées plus haut. On pourra notamment insister sur l’importance de ne pas solliciter les équipes en dehors de leurs horaires de travail, mais aussi d’expliquer aux collaborateurs qu’ils n’ont pas l’obligation de rester connectés toute la journée non-stop, ou de répondre à leurs messages immédiatement. 

Au contraire, prendre des pauses et se déconnecter de temps en temps de ses outils de travail est essentiel pour bien travailler. Afin de garantir cette productivité, le manager peut d’ailleurs mettre en place des plages de travail “intensif”, pendant lesquelles les collaborateurs ne sont pas joignables et ne reçoivent pas de notifications.

Le rôle du manager sera également de réguler la charge de travail, pour faire en sorte que le salarié n’ait pas à faire constamment des heures supplémentaires pour terminer son travail. Pour trouver le juste milieu, il faudra être particulièrement à l’écoute de ses besoins, et ne pas hésiter à faire des ajustements lorsque ce dernier n’arrive pas à gérer les tâches qui lui sont assignées.

Lire aussi : Travail hybride : les bonnes pratiques de management.

Évaluer l’efficacité des actions mises en place

Une fois toutes ces actions mises en place, l’entreprise ne doit pas oublier d’effectuer un suivi régulier pour s’assurer de leur efficacité, et faire des ajustements lorsque cela est nécessaire. 

Plusieurs indicateurs de performance propres à l’entreprise pourront être suivis, par exemple :

• Le nombre de mails et de messages envoyés en dehors des horaires de travail habituelles.
• La fréquence à laquelle les employés se connectent sur le réseau social interne le soir, le weekend et pendant leurs jours de congé.

Un comité de suivi composé de représentants de l’entreprise et de syndicats pourra être créé pour suivre l’efficacité des actions et informer les salariés de leur utilisation des outils numériques. Par ailleurs, l’entreprise pourra faire des sondages et baromètres internes pour recueillir des feedbacks.

En effet, il faut garder en tête que les premières initiatives mises en place ne sont pas toujours les bonnes. Il faudra alord réviser régulièrement la charte ou l’accord de droit à la déconnexion. Idéalement, c’est tous les ans, afin d’y ajouter de nouvelles règles, ou d’en enlever certaines qui ne conviennent pas à l’entreprise.

Vous pourrez mettre en place des mesures correctrices en cas de non-respect des règles, comme la surveillance électronique volontaire. En cas de problème, le manager pourra également fixer un rendez-vous avec le collaborateur, afin de comprendre ce qui l’empêche de se déconnecter et de l’aider à trouver des solutions. Si cette hyperconnexion est liée à une charge de travail trop importante, le manager pourra par exemple revoir les objectifs du collaborateurs en prenant en compte ses capacités et les moyens mis à sa disposition.

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De la création d’une charte au déploiement d’un réseau social d’entreprise, en passant par l’organisation de formations, il existe de nombreuses initiatives pour encourager la déconnexion au sein de votre entreprise. À vous de mettre en place les actions qui vous semblent nécessaires. Mais n’oubliez pas, vous devez vérifier leur efficacité et rester à l’écoute de vos collaborateurs.

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Cet article est extrait du Livre Blanc « Droit à la déconnexion : guide de survie en télétravail« . Vous y découvrirez : les enjeux du droit à la déconnexion, des bonnes pratiques pour le mettre en place, et des exemples concrets d’initiatives instaurées dans les entreprises.

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