[Parole d’expert] Comment mettre en place une digital workplace ?

Temps de lecture: 7 minutes

Et si vous pouviez n’utiliser qu’une seule plateforme pour tous vos besoins de communication et de collaboration ? C’est la promesse faite par la digital workplace, un outil digital qui centralise l’ensemble des connaissances, documents et échanges de l’organisation. On y retrouve la majorité des fonctionnalités présentes sur divers outils collaboratifs : tchat et visioconférence, agenda partagé, gestion de projet, gestion des connaissances, publications, suite bureautique, etc. Sauf qu’au lieu de jongler entre plusieurs outils, vous n’en utilisez qu’un seul : la digital workplace.

Cet avantage, nos clients l’ont bien compris. Pour preuve : 67 % d’entre eux utilisent Talkspirit pour mettre en place une digital workplace. Certains déploient leur plateforme de manière autonome, tandis que d’autres préfèrent se faire accompagner par notre équipe. Mais tous passent par les mêmes étapes de déploiement. 

Adèle Hošek, Head of Customer Experience chez Talkspirit, vous partage dans cet article les 7 étapes clés pour réussir le déploiement de votre digital workplace 👇

Sommaire

• 1. Évaluer ses besoins
• 2. Faire un audit de l’existant
• 3. Établir une gouvernance
• 4. Paramétrer la digital workplace
• 5. Créer un plan de communication
• 6. Former les utilisateurs
• 7. Mesurer le succès

1. Évaluer ses besoins

C’est l’étape indispensable par laquelle passer avant de déployer n’importe quel outil. Évaluer ses besoins, c’est d’abord se demander de quel outil vous avez besoin : plutôt une digital workplace ? un intranet ? un réseau social d’entreprise ? un outil collaboratif ? une messagerie instantanée ?

“Lorsqu’une organisation cherche un outil pour gérer sa communication interne, fluidifier le travail collaboratif de ses équipes et capitaliser ses connaissances, c’est souvent le signe qu’elle a besoin de mettre en place une digital workplace”, explique Adèle Hošek. 

Si c’est votre cas, alors banco : la digital workplace est l’outil idéal pour vous ! Pour choisir la bonne solution de digital workplace, penchez-vous ensuite sur : 

• Les problématiques que vous souhaitez résoudre. Par exemple, diminuer l’utilisation de l’email, rendre la communication interne moins descendante, créer du lien entre des collaborateurs dispersés géographiquement, etc.

• Les contraintes avec lesquelles vous devez composer. Par exemple : une organisation multi-sites, un mode de travail hybride, des obligations en termes de sécurité des données, des intégrations avec certains outils à prévoir, etc.

Vous cherchez une digital workplace sécurisée, ergonomique et facile à mettre en place ? Talkspirit est la solution qu’il vous faut ! 100 % française, notre plateforme intègre toutes les fonctionnalités clés pour fluidifier la communication, la collaboration et le partage des connaissances. Découvrez en vidéo comment nous pouvons libérer le potentiel de votre organisation 👇

2. Faire un audit de l’existant

“Avant de mettre en place votre digital workplace, vous devez également faire un audit de vos pratiques de communication et de collaboration existantes”, ajoute notre Head of Customer Experience.

“Sur l’axe communication interne, il faut notamment identifier les canaux de communication que vous utilisez, la façon dont les équipes de communication partagent de l’information dessus, et la façon dont les salariés récupèrent l’information.

Sur l’axe collaboration, on va regarder les parties prenantes avec lesquelles l’organisation travaille : sont-elles uniquement internes, ou aussi externes à l’entreprise ? quels outils utilisent-elles actuellement pour collaborer ? ont-elle des enjeux de sécurité particuliers ? sont-elles régulièrement en mobilité ?” 

Pour faire un diagnostic efficace, Adèle Hošek recommande de “se rapprocher des personnes directement concernées par la mise en place de l’outil, notamment les équipes de communication, la DSI (direction des systèmes d’information) et la direction générale.” 

3. Établir une gouvernance

La prochaine étape pour mettre en place une digital workplace est d’établir une gouvernance. “Concrètement, il s’agit d’identifier les outils que vous allez conserver, ceux que vous allez remplacer, et ceux qui vont être complémentaires avec votre digital workplace”, déclare Adèle Hošek. “Une fois ce travail fait, il faut ensuite clarifier comment la digital workplace doit être utilisée, et comment elle s’intègre dans la routine de travail de vos collaborateurs”. 

Un bon moyen d’expliquer cela est de créer une charte d’utilisation rassemblant les règles d’usage de votre digital workplace. Vous pouvez notamment y intégrer : le type d’informations à partager dessus, les canaux/groupes sur lesquels partager l’information, ainsi que les bonnes pratiques d’utilisation de chaque fonctionnalité (tchat, publications, drive, projets, etc.).

4. Paramétrer la digital workplace

Maintenant que vous savez à quoi va servir la digital workplace, et comment elle va s’intégrer avec vos différents outils, il ne vous reste plus… qu’à la paramétrer !

C’est lors de cette phase que vous allez pouvoir : 

• créer une arborescence de groupe (c’est-à-dire, définir quels types de groupe vous souhaitez créer, et comment vous allez les structurer), 
• identifier quels espaces doivent être lancés en premier, quel contenu va y être partagé, et qui doit être invité dedans,
• ajouter du contenu sur les groupes de travail créés,
• personnaliser les couleurs de votre plateforme, et créer un portail d’accueil à votre image,
• définir les applications que vous souhaitez activer ou désactiver.

Lire aussi : [Template] Créer la fiche d’identité d’un groupe

5. Créer un plan de communication

Une fois le paramétrage terminé, il vous faut créer un plan de communication, afin d’expliquer à vos collaborateurs pourquoi et comment vous allez mettre en place votre digital workplace. Voici trois étapes à suivre pour le réussir.

Présentation du projet 

La première étape doit avoir lieu avant le déploiement de l’outil. L’objectif, dans un premier lieu, est de partager votre vision (c’est-à-dire, la raison pour laquelle vous souhaitez mettre en place une digital workplace) et de présenter le projet au reste de l’entreprise. 

“C’est une communication qui doit être faite aussi bien par la Direction que par le reste des équipes (RH, finance, communication, DSI, etc.), car c’est ce qui va permettre de donner de la légitimité au projet. Cela suppose donc de clarifier en amont les messages clés que chacun doit faire passer, la façon dont ils doivent être communiqués, et les formats à utiliser (publication, email, vidéo, etc.)”.

Il peut aussi être intéressant, dès cette étape, de “s’appuyer sur des relais de communication et des ambassadeurs qui pourront mettre en avant votre digital workplace, et récupérer les retours du terrain sur la plateforme”.

Gestion de projet

Pour réussir son plan de communication, il faut avoir un calendrier de déploiement clair. “Créez des actions avec des échéances, et assignez au moins un responsable pour chaque action” pour que chacun sache bien qui doit faire quoi, et à quel moment. Explicitez quelles actions doivent être menées à quelles étapes de déploiement, et quelle est la cible de chaque communication. 

Notre plateforme Talkspirit intègre un module de gestion de projet qui vous permet de définir et suivre l’ensemble de vos actions de communication. N’hésitez pas à le tester 😉

Événementialisation

“L’événementialisation est ce qui va permettre d’engager les collaborateurs sur votre digital workplace. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, cela ne consiste pas uniquement à créer des événements. “On intègre dans l’événementialisation tout le contenu et les éléments de langage qui vont être créés autour du projet, par exemple : 

• le nom et le slogan de la plateforme,
• le communiqué de presse,
• les bannière de signatures d’email,
• les éléments de signalétique (kakémonos, flyers),
• les goodies,
• les vidéos de promotion de la plateforme.

Ce packaging va contribuer à rendre la plateforme plus ‘sexy’, et ainsi donner envie aux utilisateurs de l’utiliser.”

Pour aller plus loin, Adèle Hošek recommande d’annoncer le déploiement de la digital workplace à l’occasion d’un événement en présentiel. “Cela va permettre de mettre vos futurs utilisateurs dans le bain, et de créer un momentum autour du projet”.

6. Former les utilisateurs

Pour mettre en place une digital workplace, il est également important d’accompagner et former vos utilisateurs, pour qu’ils comprennent la vision derrière l’outil, et la façon dont ils peuvent l’utiliser au quotidien. 

“Là aussi, les relais de communication jouent un rôle clé : ils vont pouvoir présenter le projet aux équipes, répondre à leurs questions et lever les doutes.” Cela va permettre de créer un cadre de sécurité psychologique, et ainsi de favoriser le partage de feedback. 

Bien évidemment, vous devez aussi montrer aux utilisateurs comment utiliser l’outil. Plusieurs formats sont possibles, par exemple : 

• les sessions de formation “classiques” (avec une présentation + des cas pratiques, et des questions/réponses),
• les webinaires (100 % à distance),
• les tutoriels vidéo (visionnables n’importe quand).

Ces différentes ressources peuvent ensuite être stockées sur une base documentaire ou un drive, afin d’en faciliter l’accès.

7. Mesurer le succès

Gouvernance ✅, paramétrage ✅, plan de communication ✅, formation ✅ événementialisation ✅. À priori, vous avez coché toutes les cases pour mettre en place votre digital workplace. Cependant, ne l’oubliez pas : le déploiement n’est pas l’unique finalité. L’objectif est que tous vos collaborateurs adoptent cet outil sur le long terme. Et pour y arriver, il faut viser l’amélioration continue !

“Les premiers mois d’utilisation sont souvent les plus importants. C’est donc à ce moment-là qu’il faut demander du feedback aux utilisateurs, afin d’adapter ses pratiques en conséquence et d’ancrer le changement sur la durée. 

Outre les retours de vos utilisateurs, il faut aussi vous pencher sur quelques indicateurs clés pour mesurer le succès de votre digital workplace. De manière générale, nous recommandons de suivre régulièrement le taux d’inscription à la plateforme, ainsi que le taux d’utilisateurs actifs.

Pour chaque cas d’usage, on va ensuite suivre des KPIs plus spécifiques. “Sur l’axe communication, on regarde le nombre de vues (sur les publications ou les articles de bibliothèque) et le nombre de likes. Alors que sur l’axe collaboration, on suit plutôt le nombre de projets menés à bien, le nombre de contributeurs, de commentaires et d’interactions sur les publications”.

L’essentiel à retenir

Pour mettre en place une digital workplace, “il ne faut pas uniquement se focaliser sur l’outil. L’outil est là pour soutenir le changement, pas pour le conduire. L’important est de prioriser les changements que vous souhaitez mettre en place, de bien communiquer dessus et de former les collaborateurs. Enfin, faites preuve de résilience”, conseille Adèle Hošek. Déployer une digital workplace, cela ne se fait pas en un jour. Avec le bon outil et le bon accompagnement, il est cependant possible d’y arriver en quelques semaines. C’est d’ailleurs ce qu’a réussi à faire notre client Amicio (en trois semaines, top chrono !). 

Vous souhaitez obtenir un résumé de l’ensemble des bonnes pratiques partagées par notre Head of Customer Success, mais aussi en découvrir de nouvelles ? Téléchargez notre fiche méthodologique “6 étapes pour mettre en place une digital workplace”👇