Comment réinventer l’expérience collaborateur à l’ère du travail hybride ?

Temps de lecture: 6 minutes

L’expérience collaborateur est aujourd’hui un levier indispensable pour attirer, engager et fidéliser les talents. A fortiori lorsqu’ils travaillent (au moins en partie) à distance. Certaines entreprises l’ont déjà bien compris : en 2021, 43 % ont mis en place des actions spécifiques liées à l’expérience collaborateur, contre seulement 25 % il y a un an¹. 

Mais au juste, qu’y a-t-il derrière le terme d’”expérience collaborateur” ? C’est bien simple : l’expérience collaborateur englobe tout ce que l’entreprise donne à vivre au salarié entre le jour où il postule à votre offre d’emploi et celui de son départ (recrutement, intégration, formation, management, évolutions…). 

Face à l’essor du travail hybride, l’entreprise (et à travers elle les Ressources Humaines) doit réinventer en profondeur l’expérience collaborateur. 

Comment doit-elle s’y prendre ? Par quoi commencer ?

Voici 7 idées pour vous inspirer et nourrir vos réflexions.

1. Offrir une expérience phygitale sans couture

Conséquence de l’hybridation du travail, le salarié moderne est de plus en plus mobile : il travaille à la fois au bureau, chez lui, et parfois dans des tiers-lieux (espaces de co-working, fablabs, cafés, transports en commun, etc.). 

Pour faire face à cette nouvelle norme, l’entreprise doit offrir à ses salariés une expérience phygitale (c’est-à-dire à la fois physique et digitale ; en d’autres termes : multicanale). L’objectif est que l’expérience collaborateur soit la plus personnalisée et homogène possible, quel que soit le mode de travail du salarié.

Comme nous allons le voir plus bas, les outils digitaux vont jouer un rôle-clé dans cette expérience phygitale. Mais la créativité sera votre meilleur allié pour trouver les moyens d’offrir à vos salariés – télétravailleurs compris – les mêmes opportunités, et faire en sorte que personne ne se sente lésé. 

Par exemple, un moyen très simple de rendre vos événements informels plus inclusifs est d’ajouter un lien de visioconférence à vos invitations, pour que les télétravailleurs puissent y participer, même à distance. Dans le même temps, pourquoi ne pas mettre en place un chatbot ou un réseau social d’entreprise (RSE) pour permettre à tous les employés de disposer d’un niveau d’information identique ? L’assistant virtuel pourra répondre à certaines questions RH et le RSE leur permettra de mieux comprendre “qui fait quoi” dans l’organisation.

Lire aussi : [Ebook] Futur du travail : place au travail hybride !

2. Réaménager les bureaux

Le cadre de travail peut avoir une forte influence sur le moral et la productivité des collaborateurs. C’est pourquoi il est important de réfléchir à la façon d’optimiser l’espace de travail de vos salariés (sur site mais aussi à distance).

Selon une étude JLL, les espaces de socialisation ouverts sur l’extérieur sont les plus plébiscités par les collaborateurs. Qui préfère travailler à la lumière des néons plutôt qu’à la lumière du jour ? En outre, un employé sur deux s’attend à ce que le bureau soit correctement équipé pour les réunions à distance. Et 69 % seraient même prêts à abandonner leur bureau attitré pour passer au flex office, en échange d’espaces de travail plus diversifiés.

Lire aussi : Télétravail : la mort du bureau ?

Pour répondre à ces besoins, l’entreprise peut aménager de nouveaux espaces de collaboration et d’échange, par exemple en diminuant la surface allouée aux bureaux individuels (flex office). Sans oublier d’équiper ses salles de réunion avec du matériel adapté à la visioconférence. 

À distance, votre entreprise pourrait envisager de proposer aux télétravailleurs des bureaux satellites au sein d’espaces de co-working situés à proximité de leur domicile. Pour ceux préférant travailler de leur domicile, un système de prise en charge de l’équipement (écran, siège ergonomique, casque, lampe de bureau…) peut également être mis en place.

3. Outiller le travail des équipes hybrides

Que vos salariés télétravaillent ou non, il faut vous assurer qu’ils disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour travailler et rester connectés avec leurs collègues. Par exemple, il est essentiel qu’ils aient accès à des outils  qui leur permettent de tchatter, de partager des documents et de faire des visioconférences pour communiquer et collaborer efficacement, au quotidien.

La digital workplace est à ce titre l’outil idéal pour réinventer l’expérience collaborateur. Sur ce bureau virtuel, vos salariés trouveront toutes les applications et informations dont ils ont besoin pour travailler. Ils n’auront donc plus à jongler entre différents outils, ce qui leur permettra de gagner du temps et d’être plus productifs.

Lire aussi : Comment la Digital Workplace transforme l’expérience collaborateur

Si vous lancez un tel projet, n’oubliez pas d’impliquer la Direction mais aussi un panel de futurs utilisateurs, afin de choisir une solution qui correspond bien à leurs besoins. Pour vous aiguiller dans ce processus de décision, n’hésitez pas à consulter notre fiche méthodologique “8 conseils clés pour bien choisir sa digital workplace”.

4. Développer la culture du feedback

Selon une étude de la DARES, 60 % des salariés français passent encore un entretien annuel dans leur entreprise. Un système pourtant jugé inefficace par 70 % des DRH². Pourquoi ? Parce que donner du feedback une seule fois par an n’est pas suffisant.

Pour réinventer l’expérience collaborateur, l’entreprise doit progressivement développer une culture du feedback. Le feedback régulier permet aux employés hybrides de donner et recevoir régulièrement des retours constructifs sur leur travail, et ainsi d’améliorer leurs performances plus rapidement. Ce feedback pourra prendre plusieurs formes : 

• un entretien individuel avec le manager, 
• un tour de table en fin de réunion, 
• un sondage en ligne, 
• un message (ou même un GIF !) de félicitations sur votre réseau social interne, 
• etc.

Car bien sûr, le feedback ne consiste pas uniquement à critiquer et donner des points d’amélioration. C’est aussi un moyen de reconnaître le travail des salariés et de les féliciter.

Pour 70 % des salariés, la reconnaissance au travail est même l’un des premiers critères d’une expérience employé réussie.³

5. Démocratiser la formation

72 % des entreprises estiment que la formation des managers au management à distance est la priorité RH n°1 de l’après-crise.¹

Et pour cause, la qualité des relations avec le manager est l’un des facteurs qui influence le plus l’expérience collaborateur. En effet, selon Gallup, 70 % du niveau d ‘engagement de l’équipe serait imputable au manager. C’est pourquoi il est essentiel que ce dernier développe notamment sa capacité à communiquer, à faire confiance à son équipe et à la motiver.

Cependant, les managers sont souvent très occupés, et n’ont pas toujours le temps de se former. Pour leur donner un coup de pouce, les ressources humaines peuvent leur proposer des formations en ligne (donc plus flexibles), des vidéos de formation, des programmes de coaching spécialisés, ou des kits de contenus qui leur permettront de se former de manière autonome.

6. Mettre l’accent sur le bien-être au travail

Après plus d’un an de télétravail (partiel ou complet) quasi-forcé, le bilan n’est pas toujours rose pour les salariés. Certains ont souffert d’isolement, se sont sentis stressés, voire ont fait un burn out, ce qui a eu un impact sur leur santé physique et psychologique. 

Afin de limiter ces risques psychosociaux, les ressources humaines doivent davantage investir dans le bien-être au travail, en mettant en place plusieurs initiatives :

• créer une cellule d’écoute ou un dispositif de soutien psychologique pour les salariés en difficulté
• permettre aux salariés de travailler là où ils sont le plus productifs, et au rythme qui leur convient
• promouvoir le droit à la déconnexion
• vérifier que la charge de travail des salariés est bien adaptée 
• mettre en place des activités de team building (séances de sport, cours de cuisine, café virtuel, etc.) auxquelles tous vos salariés hybrides peuvent se joindre

Lire aussi : Appréhender les risques du travail hybride

7. Innover en continu avec le design thinking

Souvent utilisé pour créer des produits et services innovants, le design thinking peut aussi être utilisé pour réinventer l’expérience collaborateur. 

Selon la d.school de Stanford, cette démarche va vous permettre d’analyser en profondeur les problématiques de vos employés, et d’y répondre grâce à la démarche suivante :

1. Récolter des informations auprès d’un panel de collaborateurs via des questionnaires, une immersion complète dans leur environnement de travail et/ou la création de personas 
2. Recenser les principaux problèmes rencontrés par les collaborateurs à partir des informations rassemblées
3. Identifier plusieurs solutions possibles en s’appuyant sur un brainstorming collectif
4. Créer un prototype de ces solutions pour identifier les plus adaptées et les plus efficaces
5. Tester les solutions retenues et recueillir le feedback des collaborateurs 

En appliquant cette méthodologie de design thinking, vous allez pouvoir vous adapter à l’évolution des besoins des collaborateurs, et ainsi améliorer en continu leur expérience de travail.

*
*   *

L’évolution des modes de travail a profondément bouleversé les attentes des collaborateurs en termes d’expérience de travail. Pour améliorer l’efficacité, la satisfaction et le bien-être de leurs équipes, les entreprises doivent désormais repenser les espaces et les outils de travail, développer le feedback et la formation, et miser sur une approche phygitale.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour commencer à réinventer l’expérience collaborateur à l’heure du travail hybride. Pour découvrir plus de bonnes pratiques, nous vous invitons à consulter notre guide pratique dédié à l’expérience collaborateur :

Accéder au Guide Pratique

Dans notre guide pratique « 10 bonnes pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur », vous découvrirez : des conseils pour créer une expérience collaborateur de qualité, des exemples d’initiatives mises en place par nos clients, ainsi que des outils à mettre en place au sein de votre organisation.

Télécharger

¹ Baromètre 2021 Parlons RH sur l’expérience collaborateur
² Etude Deloitte “Tendances RH 2017″
³ Livre Blanc IDC “Digital workplace insights” (2021)

–
Auteure : Emmanuelle Abensur