Dynamiser les échanges entre vétérinaires avec Talkspirit

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Sans outil adapté, la communication et la collaboration autour de projets peuvent être un vrai défi dans le secteur de la santé. Pour dynamiser et fluidifier les échanges de son réseau de cliniques vétérinaires, le groupe Excellvet a donc décidé de mettre en place un réseau social d’entreprise innovant. La solution choisie ? Talkspirit 🚀

Excellvet est un réseau de cliniques vétérinaires indépendantes qui a pour but de fédérer des entreprises qui ont une vision commune de la profession vétérinaire. Parmi elles, on retrouve notamment les sociétés G2E et Qualys, qui sont composées d’une douzaine de services proposés aux cliniques adhérentes et aux partenaires (par exemple, pour l’achat de médicaments, le recrutement, la comptabilité, la qualité, la formation, etc.).

Chiffres clés : 

• 18 cliniques vétérinaires et 3 sociétés de service adhérentes
• 200 collaborateurs
• 145 utilisateurs sur Talkspirit

Nicolas Le Cleac’h, Responsable communication du Groupe Excellvet, et vétérinaire au sein de la clinique VetAlouettes (rattachée au groupe), témoigne dans cet article sur la mise en place de Talkspirit, et les bénéfices apportés par l’outil au quotidien.

Un besoin initial centré sur la communication interne

“La communication interne est un point central de la stratégie d’Excellvet. Initialement, elle se faisait via une newsletter interne – appelée “Excellnews” – que l’on envoyait tous les trimestres pour informer les collaborateurs des actualités et des projets du réseau. 

Progressivement, l’Excellnews a disparu, à la fois par manque de temps et par manque de personnes pouvant s’en occuper. Cela s’est transformé en un blog pendant quelque temps, mais les collaborateurs n’y ont pas vraiment adhéré.

C’est à ce moment que nous avons identifié le besoin de mettre en place un réseau social d’entreprise. L’objectif premier était d’améliorer la communication au sein de chaque clinique et entre les différentes cliniques, qui ont régulièrement besoin d’échanger entre elles. 

Outre l’aspect communication, l’important était aussi d’avoir une solution moderne permettant de faciliter la collaboration sur les projets, de stocker des documents et de créer du lien entre les membres du réseau”, explique Nicolas Le Cleac’h. Des besoins auxquels la solution Talkspirit pouvait répondre.

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Un accompagnement tout au long du déploiement

“Lors du déploiement de Talkspirit, nous avons travaillé en synergie avec notre chargée de compte, qui nous a donné beaucoup de conseils et d’astuces pour faciliter l’adoption de l’outil. Nous avons lancé ensemble des webinaires réguliers, pour expliquer aux membres comment bien utiliser Talkspirit, et ce que l’outil peut leur apporter au quotidien. Ces formations ont plutôt bien fonctionné, car aujourd’hui de moins en moins de personnes me demandent de l’aide sur la plateforme.

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Nous avons envoyé des invitations en masse à l’ensemble des membres du réseau, pour les inviter à rejoindre notre plateforme Talkspirit. En parallèle, il y a eu également pas mal de communication à l’oral. Au début du déploiement, il m’arrivait souvent d’interpeller les collaborateurs pour leur demander s’ils avaient vu les dernières informations partagées sur Talkspirit”, se rappelle le Responsable communication. Cela permettait à la fois de les encourager à se connecter, et de leur montrer que la plateforme avait un réel intérêt pour eux.

Petit à petit, le nombre d’utilisateurs a augmenté, pour atteindre aujourd’hui 145 membres.

Les groupes : la fonctionnalité phare pour faciliter les échanges

Trois types de groupes ont été créés sur Talkspirit pour faciliter les échanges et la collaboration intra et inter-cliniques : 

• Des groupes de travail pérennes pour les échanges au sein de chaque service, par exemple le conseil d’administration, le Comex, les ressources humaines, la communication, etc.
• Des groupes temporaires pour les projets (par exemple, concernant l’évolution de la société, le déploiement d’un nouveau service, etc.), dans lesquels sont stockés toutes les informations et les documents liés à chaque projet.
• Des groupes techniques ouverts à tous où les membres peuvent poser des questions sur des thématiques telles que la gestion de la douleur, le bien-être, la phytothérapie ou le suivi de troupeau.

Les groupes les plus utilisés sont ceux liés à des projets et à des services. “On y poste des publications, des messages de tchat, mais aussi des sondages, par exemple pour décider de la date d’une prochaine réunion”, ajoute Nicolas Le Cleac’h.

“Sur certains sujets, cela a permis de réduire les échanges sur WhatsApp, voire de les supprimer complètement comme cela a été le cas pour le groupe RH.”

La collaboration avec des externes 

En plus de faciliter les échanges entre les différentes cliniques vétérinaires, Talkspirit permet de fluidifier le travail collaboratif avec des parties prenantes à la fois internes et externes. 

Nicolas Le Cleac’h affirme ainsi “inviter régulièrement des laboratoires sur des groupes projets pour échanger ensemble sur certains sujets. Par exemple, nous avons récemment ajouté sur le groupe de travail de la gamme cheveux un laboratoire qui commercialise des produits équins.” 

Le stockage de documents

Les groupes, le fil d’actualités et le tchat ne sont pas les seules fonctionnalités utilisées par Excellvet. Le Responsable communication indique également que certains collaborateurs utilisent le drive pour stocker des fichiers froids. 

“Cela peut être par exemple un procès-verbal du conseil d’administration, un support de communication, mais aussi tous les documents qui vont être partagés dans les groupes Talkspirit.” Grâce à la fonction de recherche, chacun peut ensuite retrouver facilement les informations ou documents dont il a besoin. 

Un meilleur accès à l’information

Talkspirit présente de nombreux bénéfices pour les cliniques vétérinaires du réseau. Tout d’abord, “cela permet de faciliter l’accès et la recherche d’information. Et c’est bien plus pratique que les emails pour discuter en temps réel, réfléchir à plusieurs, ou faire des sondages.” 

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Au lieu d’envoyer mille emails pour discuter d’une réunion, il suffit simplement de faire une publication ou d’envoyer un message sur le tchat. Ce qui permet de gagner du temps, et de limiter la surcharge informationnelle liée au trop-plein d’emails.

Par ailleurs, “utiliser un outil de communication interne contribue à renforcer le sentiment d’appartenance au réseau, à faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs et à donner une image moderne du groupe.”

L’oeil de Talkspirit sur Excellvet

Excellvet est un pionnier sur son secteur, puisqu’il s’agit d’un des premiers réseaux de cliniques vétérinaires à avoir mis en place un réseau social d’entreprise. En effet, ce type d’outils reste assez peu courant dans le secteur de la santé, et notamment chez les vétérinaires. Ce qui témoigne bien de la vision innovante du groupe.

Si Talkspirit est aujourd’hui utilisé par la majorité des membres du réseau, le défi reste cependant d’unifier davantage les usages, qui restent assez hétérogènes selon les personnes. “Personnellement, je n’utilise plus de messagerie instantanée autre que Talkspirit pour communiquer au sein du réseau. Et je sais que d’autres personnes, notamment notre responsable RH, sont très fans de l’outil et postent toutes les informations dessus. Mais ce n’est pas encore le cas de tout le monde”, témoigne Nicolas Le Cleac’h.

Sur le long terme, l’objectif sera donc de rassembler l’ensemble des collaborateurs sur la plateforme, et de faire en sorte que toutes les communications professionnelles passent par Talkspirit.

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