Faciliter les échanges d’informations avec Talkspirit : le témoignage de SantéCité
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Fluidifier les échanges d’informations et de documents, améliorer la communication interne, développer les interactions au sein de groupes métiers… Autant d’enjeux auxquels le groupe de cliniques SantéCité a pu répondre grâce à Talkspirit. Mis en place en 2019, le réseau social d’entreprise Talkspirit y joue aujourd’hui un rôle-clé.
Un an après son arrivée dans le groupe, Bénédicte Le Mouel, Directrice générale adjointe, revient sur le déploiement de Talkspirit, les cas d’usages existants, et les bénéfices qu’en retirent les collaborateurs.
Créé en 2012 et présidé par Stéphan de Butler d’Ormond, SantéCité est un groupe coopératif d’établissements de santé qui a pour but de fédérer les cliniques privées et indépendantes réparties sur l’ensemble du territoire français.
Chiffres clés :
- 120 cliniques
- 2 millions de patients
- 30 000 collaborateurs salariés, dont 500 médecins
- 50 actionnaires
Une volonté de fluidifier les échanges et de limiter les e-mails
“Il y a à peine un an, la plateforme comptait 46 utilisateurs. Elle était principalement utilisée comme un outil de communication entre les directeurs de cliniques.
Et puis, progressivement, nous avons décidé de monter en puissance, en l’utilisant à la fois pour partager des informations et des documents entre encadrants, et pour animer nos groupes métiers. Aujourd’hui, Talkspirit rassemble 250 collaborateurs, soit environ 2 encadrants par établissement”, rapporte Bénédicte Le Mouel, Directrice générale adjointe. Ces derniers se chargent ensuite de transmettre l’information à l’ensemble des collaborateurs de chaque clinique.
“Auparavant, toutes les informations étaient envoyées par e-mail à des adresses génériques, ce qui nécessitait une forte maintenance en interne : il fallait constamment mettre à jour les adresses des anciens, et ajouter celles des nouveaux. C’était un enfer !
Aujourd’hui, c’est bien plus simple : je partage toutes les informations et documents relatifs aux groupes métiers sur Talkspirit, sans passer par les e-mails. Et lorsqu’un collaborateur me demande une information, je le renvoie systématiquement vers le réseau social interne. Ainsi, chacun adopte progressivement le réflexe.”
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Les groupes, une composante essentielle de la plateforme
“Afin de faciliter les échanges entre les encadrants, nous avons créé quatre types de groupes sur Talkspirit :
- Un groupe général, qui permet de diffuser des informations à l’ensemble des utilisateurs. Nous y relayons les communiqués de presse et la lettre mensuelle du président.
- Plusieurs groupes métiers, que j’anime moi-même. Nous avons notamment un groupe de responsables d’assurance qualité, un groupe de responsables RH, un groupe de directeurs, et un groupe de DSI.
- Des groupes thématiques sur des sujets en cours de réflexion, tels que la RSE.
- Des groupes composantes de nos actions : les achats et la recherche médicale. »
Un partage et une remontée d’informations simplifiés
“Outre les groupes, nous utilisons régulièrement le drive et les publications pour partager des informations et documents “froids”, comme le règlement intérieur ou les procédures internes. Sur les groupes métiers, je partage également les comptes-rendus et les supports de présentation qui ont été utilisés lors des réunions en visioconférence”, explique Bénédicte Le Mouel. Ainsi, chacun peut accéder au même endroit à l’ensemble des documents qui le concernent.
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“Je me sers aussi de la fonctionnalité d’événements pour organiser des réunions, et puis des sondages pour recueillir l’avis post-réunion des collaborateurs. Cela permet de générer des interactions et d’encourager la remontée de feedbacks.”
Un gain de temps et des échanges plus fluides
“Pour moi, la principale force de Talkspirit réside dans sa capacité à supprimer les échanges d’informations par e-mail. C’est un vrai gain de temps au quotidien : à la fois pour la communication interne, l’organisation des réunions et l’animation des communautés métiers.
Désormais, toutes les informations sont centralisées sur ce seul canal, sans passer par les e-mails.
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Et grâce à l’annuaire et au tchat, chacun peut s’adresser directement à la bonne personne, ce qui fluidifie les échanges.”
L’oeil de Talkspirit sur SantéCité
Fluidifier la communication interne et centraliser les échanges d’informations est un enjeu-clé au sein des établissements de santé. Pour relever le défi, SantéCité a choisi un outil intuitif et simple d’utilisation, qui permet de faciliter l’accès aux informations et aux documents importants, et de dynamiser les échanges au sein des groupes métiers.
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Avec Talkspirit, finies les interminables échanges d’emails, et la remise à jour permanente des listes d’envoi. Chez SantéCité, les encadrants des cliniques peuvent accéder aux informations internes, les partager et interagir avec leurs collègues directement sur la plateforme. Grâce à ce gain de temps, ils sont plus efficaces dans leur travail et peuvent se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
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