Fédérer un écosystème de startups avec Talkspirit : le témoignage de la French Tech Grande Provence

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Comment fédérer un écosystème de startups dispersées entre le Vaucluse et le Nord des Bouches du Rhône tout en fluidifiant la communication et la collaboration entre ses différents acteurs ? Pour répondre à ces enjeux, la French Tech Grande Provence s’est tournée vers Talkspirit, une plateforme collaborative 100 % Made in France.

Issue du label français French Tech, la French Tech Grande Provence est une association créée en 2013 qui accompagne les startups et les entreprises innovantes sur son territoire, du développement jusqu’à l’internationalisation. 

La French Tech, en chiffres :

• 121 entités 
• 13 capitales
• 45 communautés en France et 63 communautés à l’international implantées dans +100 villes à travers le monde
• 1350 entreprises numériques

Dans cet entretien, Laure Baudouin, responsable administration et communication de la French Tech Grande Provence, revient sur le déploiement de Talkspirit et sur la valeur ajoutée de l’outil pour l’ensemble des parties prenantes de l’association.

Un besoin : mieux communiquer et collaborer à distance

“Avant la crise Covid, nous travaillions uniquement en présentiel. Lorsque nous avions besoin de discuter d’un projet avec un membre de l’équipe, il nous suffisait d’en parler directement en face-à-face. C’est pourquoi nous n’utilisions pas d’outil collaboratif à proprement parler.

Avec le premier confinement en mars 2020, nous nous sommes rendu compte que ce fonctionnement n’était plus adapté à une équipe en télétravail. Sans outil dédié, nous avions du mal à communiquer et à collaborer ensemble, ce qui générait des silos d’informations au sein de l’association”, explique Laure Baudouin.

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C’est la raison pour laquelle la French Tech Grande Provence a souhaité mettre en place une plateforme tout-en-un. Avec un triple objectif : fluidifier les échanges internes et externes, centraliser les informations et faciliter le travail à distance.

Ergonomie et Made in France : des critères clés pour la French Tech

“Lorsque j’ai commencé mes recherches, je suis tombée sur un article du Blog du Modérateur présentant la solution Talkspirit. J’ai tout de suite vu qu’il s’agissait d’une plateforme française, ce qui pour nous était un critère important.”

Outre l’atout du Made in France, “je trouve que la solution est très facile à prendre en main, et ce même pour des personnes qui n’ont pas l’habitude d’utiliser des outils collaboratifs. Le petit plus, c’est aussi son interface ergonomique”, qui rend l’expérience de travail plus agréable.

“Par ailleurs, nous sommes complètement alignés avec la vision de l’entreprise, ses valeurs et son éthique. C’est pourquoi nous avons choisi de mettre en place Talkspirit au sein de l’association”, révèle la responsable administration et communication.

Un déploiement facilité par une animation régulière de la plateforme

“Nous avons déployé Talkspirit au printemps 2020. Au départ, nous l’avons utilisé au sein de notre équipe, c’est-à-dire environ 10 personnes. Vu que l’outil fonctionnait bien, nous avons ouvert l’accès aux adhérents de l’association, à savoir les startups que nous accompagnons. Et enfin, nous y avons invité les partenaires de nos projets ou événements, tels que l’Université d’Avignon, la Mission Locale, des incubateurs, etc.” Aujourd’hui, la plateforme compte une centaine d’utilisateurs, dont une majorité de guests (des utilisateurs qui ne font pas partie de l’organisation).

Afin de faciliter l’adoption de Talkspirit, Laure Baudouin et son équipe animent régulièrement la plateforme, en partageant différents types de contenus susceptibles d’intéresser les membres. 

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“Le lundi, je publie un entretien portrait d’un entrepreneur adhérent. Tous les mercredis, je partage des événements ou des bonnes nouvelles sur le fil d’actualités. Le jeudi, notre startup manager publie des conseils et des astuces pour les startups. Je publie aussi un morceau de musique de ma playlist, pour enrayer un peu le côté pro. Et le vendredi, je fais une publication dédiée à un appel à projet. 

Dans notre incubateur Start Tech, qui regroupe environ 10 startups, le startup manager partage également des tutoriels pour aider les utilisateurs à prendre l’outil en main”, ajoute Laure Baudouin.

Une plateforme pour partager l’information, travailler à plusieurs et garder le lien

“Au quotidien, Talkspirit nous permet de partager des informations en interne et avec l’ensemble des adhérents de l’association. Grâce à l’intégration Twitter, nous faisons remonter tous les tweets nous mentionnant directement sur le fil d’actualités, ce qui permet de donner plus de visibilité à nos actualités. 

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Tous les documents et informations concernant les projets que nous gérons sont stockés sur le drive Talkspirit, ce qui permet d’en faciliter l’accès.

Afin de simplifier la collaboration entre les différentes parties prenantes, nous avons créé une vingtaine de groupes projets, notamment :

• un groupe ‘Bureau’ et ‘Conseil d’Administration’ dédié uniquement aux membres du Bureau et du CA pour discuter des aspects stratégiques
• un groupe ‘Adhérents’ qui regroupent tous nos adhérents. Ces derniers peuvent poser des questions au startup manager directement et obtenir des réponses très rapides. Par ailleurs, ils peuvent communiquer des informations à la chargée de communication
• un groupe ‘Europe’, pour discuter des projets européens avec des prestataires
• un groupe pour échanger sur nos projets avec la mission locale
• trois groupes dédiés aux groupes de travail du Comité de consultation
• un groupe dédié à notre programme ‘Startups à l’école’, qui rapproche des publics scolaires et des jeunes entreprises innovantes à l’occasion de projets pédagogiques 
• un groupe ‘Équipe opérationnelle’ pour partager des informations en interne

Nous faisons toutes nos réunions d’équipe en visioconférence sur Talkspirit, ce qui nous permet de discuter ensemble sans que chacun soit forcément au bureau. Et lorsque nous avons besoin d’échanger rapidement sur un projet spécifique, nous utilisons plutôt l’audioconférence.”

Enfin, Talkspirit permet de garder le lien et de favoriser les échanges informels à distance. Par exemple, Laure Baudouin mentionne “partager régulièrement de la musique sur le tchat d’équipe” pour faire découvrir de nouveaux artistes à ses collègues.

Flexibilité, communication fluidifiée et réduction des emails internes

Pour la French Tech Grande Provence, Talkspirit présente trois bénéfices clés :

“Tout d’abord, la communication est plus fluide. Lorsqu’un collaborateur a une information à partager, il n’a pas besoin d’interrompre les collègues comme il le ferait au bureau. Il lui suffit d’envoyer un message de tchat ou de faire une publication sur Talkspirit. Cela permet d’échanger à la fois en temps réel et de manière asynchrone, selon les disponibilités de chacun.

Depuis le déploiement de Talkspirit, j’ai également constaté une forte réduction de nos emails internes. Aujourd’hui, je n’en reçois presque plus, ce qui me permet de gagner du temps au quotidien, et d’être plus réactive lorsque des collègues me sollicitent.

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Mais le plus grand avantage, c’est la flexibilité qu’offre la plateforme. Talkspirit a vraiment permis de faciliter le télétravail, qui pourtant n’était pas la norme auparavant », indique Laure Baudouin. Résultat : l’équipe n’a plus besoin de venir au bureau tous les jours, ce qui permet à chacun de gérer ses obligations professionnelles et personnelles plus sereinement.

« Nous attendons avec impatience que Talkspirit développe le module de gestion de projet, et la solution offrira une plateforme absolument performante sur plusieurs plans”,

L’oeil de Talkspirit sur la French Tech Grande Provence

Fluidifier la communication et le travail d’équipe sont des enjeux clés lorsqu’une équipe fait régulièrement du télétravail, et doit animer des communautés dispersées sur le territoire.

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Grâce à Talkspirit, la French Tech Grande Provence dispose désormais d’un lieu dédié pour échanger avec les startups qu’elle accompagne. Ainsi, elle peut gérer ses projets de manière plus efficace et collaborative.

Les groupes jouent un rôle clé dans cette gestion de projet, car ils facilitent le partage d’informations entre les membres de l’association, et fédèrent la communauté autour de thématiques communes.

Talkspirit est aussi devenu un outil indispensable au sein de l’équipe, car il permet de tenir chacun informé de l’avancée des projets et de garder un contact régulier avec les collègues, qu’ils soient en télétravail ou au bureau.

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Auteure : Emmanuelle Abensur