Fluidifier la collaboration dans les collectivités : le témoignage de la Mairie de Josselin

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Fluidifier le partage de l’information et la collaboration entre les agents et les élus est aujourd’hui un enjeu clé pour les collectivités territoriales. Pour y répondre, la Mairie de Josselin s’est tournée vers Talkspirit, une plateforme collaborative française tout-en-un.

Située dans le Morbihan, la Mairie de Josselin est chargée de mettre en œuvre les différents services publics à destination de ses 2500 habitants. Comme toutes les mairies, elle a également l’obligation de garantir la bonne distribution de l’information à l’ensemble des élus. D’où la nécessité de mettre en place une solution dédiée pour faciliter ce type d’échanges.

Chiffres clés :

• Une vingtaine d’agents
• 19 conseillers municipaux
• 86 % d’utilisateurs actifs par mois sur Talkspirit

Comment la Mairie de Josselin utilise-t-elle Talkspirit pour faciliter l’accès à l’information et le travail collaboratif des agents et des élus ? Interrogés par notre rédaction, Cécile Québriac, directrice générale des services, et Jack Noël, conseiller municipal délégué en charge du tourisme, des labels, des jumelages et de la sécurité, reviennent sur leur besoin initial, et les bénéfices apportés par la plateforme Talkspirit.

Une volonté de faciliter la collaboration et l’accès à l’information

“Avant Talkspirit, nous utilisions presque exclusivement les mails pour envoyer des informations aux élus et aux agents, ainsi qu’un extranet pour stocker nos documents”, se rappelle Cécile Québriac, directrice générale des services. Un fonctionnement qui posait de nombreuses limites. 

En effet, l’envoi d’emails ne permettait pas à la mairie de savoir si chacun avait bien pris connaissance des informations partagées. De même, l’extranet servait uniquement de base documentaire, et ne pouvait pas être utilisé pour collaborer ou partager l’information.

“Notre besoin initial était de permettre aux élus d’accéder à la bonne information au bon moment, de manière dématérialisée, car il s’agit d’une obligation légale pour nous”, explique Jack Noël, conseiller municipal. “Par ailleurs, il était important de disposer d’un outil qui nous permette de partager des événements et des convocations (au conseil municipal, par exemple). Autrefois, nous envoyions les convocations aux élus par courrier. Mais aujourd’hui, tout passe par le numérique, ce qui suppose d’assurer une traçabilité digitale.”

“Nous avions aussi besoin d’un outil pour faciliter le travail collaboratif des élus dans le cadre de la préparation des commissions municipales, ainsi que la collaboration quotidienne entre les élus et les agents.”

Face à ces différents enjeux, mettre en place un outil collaboratif est apparu comme une évidence pour la Mairie de Josselin. 

Le made in France, un critère clé pour les collectivités

“Ce qui était important pour nous, c’était d’avoir une solution collaborative européenne qui héberge ses données en France, afin de garantir la confidentialité de nos données”, rapporte Jack Noël. En effet, conformément à la circulaire N° 6282/SG, les collectivités locales ont désormais l’obligation d’utiliser des solutions cloud hébergées sur le territoire français, et conformes au RGPD. 

Lire aussi : Collectivités : pourquoi mettre en place une plateforme collaborative ?

“Après une évaluation des suites collaboratives au niveau international, européen et français, le choix s’est finalement porté sur Talkspirit du fait des analyses dans la presse spécialisée et des excellents retours d’expérience.”

Un outil qui simplifie…

Aujourd’hui utilisé par une quarantaine d’utilisateurs, Talkspirit permet aux élus et aux agents d’accéder aux informations qui les concernent, et de travailler ensemble sur des sujets communs, aussi bien sur ordinateur que sur mobile.

…le partage et l’accès à l’information

“Nous utilisons la plateforme pour transmettre des informations aux élus (par exemple, les actualités de la commune et des territoires alentours), et leur donner accès aux comptes-rendus des réunions du conseil municipal -– ce qui constitue une obligation légale pour nous”, révèle Cécile Québriac. “C’est donc une base documentaire indispensable au quotidien”, ajoute Jack Noël.

“L’outil nous permet aussi de leur partager les convocations aux différentes instances, via la création d’événements dans l’agenda. Nous pouvons ainsi garder une trace écrite de toutes les convocations transmises, et vérifier en temps réel qui a consulté la publication”, ce qui n’était auparavant pas possible avec les mails.

…le travail collaboratif

Talkspirit est également utilisé pour faciliter la collaboration entre les élus et les agents. “Pour cela, nous avons créé plusieurs groupes qui correspondent à l’organisation du travail au sein de la mairie”, explique le conseiller municipal. “Par exemple, nous avons :

• des groupes pour chaque commission (par exemple, un groupe pour la commission d’urbanisme, la commission de sécurité, la commission des travaux, etc.). Cela permet aux élus de préparer ensemble les différentes séances, et de centraliser sur un drive dédié l’ensemble des documents relatifs aux commissions ;
• un groupe “Agents”, pour partager des informations avec l’ensemble des agents ;
• des groupes transversaux, par exemple dédiés au transfert de courriers ou à la diffusion de convocations aux élus ;
• des groupes pour communiquer avec des personnes externes à la mairie (outre les élus), par exemple pour échanger avec la gendarmerie, ou bien le réseau de médiathèques de la ville.”

Outre les groupes, les agents utilisent régulièrement le tchat pour échanger avec leurs collègues, ainsi que le drive pour partager des documents de travail.

“À l’occasion des élections, nous avons utilisé les tableurs partagés pour enregistrer et mettre à jour les résultats de chaque bureau de vote en temps réel, ce qui nous a permis de consolider les résultats globaux très rapidement. 

Talkspirit nous a également été d’une grande utilité pour la campagne de vaccination contre la Covid-19. Nous l’avons utilisé pour centraliser la gestion des rendez-vous entre les agents en mairie et sur le terrain, ce qui a permis d’assurer un partage de l’information plus fluide”, rapporte la directrice générale des services.

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Le pari du tout-en-un

Pour Cécile Québriac et Jack Noël, “Talkspirit répond en grande partie aux besoins de la mairie” . Ils soulignent notamment l’excellente réactivité des équipes Talkspirit qui s’efforcent en permanence de prendre en compte les remarques et suggestions. “J’ai bon espoir que ce travail de co-construction débouche sur un outil qui remplisse la complétude de nos nécessités”, indique Jack Noël. 

“En plus de répondre à nos obligations légales envers les élus, l’outil nous permet de stocker nos documents de travail, de partager des informations et des convocations à des réunions, et de fluidifier le travail collaboratif. Le tout sur une seule et même plateforme”, ajoute la directrice générale des services.

Ce côté tout-en-un est un réel atout pour la Mairie de Josselin, car il lui permet de simplifier le quotidien des agents et des élus. Plutôt que de jongler entre plusieurs logiciels, ces derniers peuvent communiquer et collaborer avec leurs collègues directement sur Talkspirit, ce qui leur permet de gagner du temps dans leur travail. 

L’oeil de Talkspirit sur la Mairie de Josselin

Comme l’illustre le témoignage de la Mairie de Josselin, Talkspirit présente une réelle valeur ajoutée pour les collectivités, aussi bien en termes de collaboration que de partage de l’information. 

Grâce à ses différentes fonctionnalités et son accessibilité, la plateforme peut répondre aussi bien aux besoins des agents qu’à ceux des élus. Un exemple concret : à la Mairie de Josselin, “les élus utilisent plutôt Talkspirit sur mobile pour consulter des informations et documents, répondre à des commentaires, ou s’inscrire à un événement. À l’inverse, les agents utilisent principalement l’application de bureau, et ont un usage plus collaboratif de la plateforme”, indique Jack Noël. 

En plus d’être français, Talkspirit se démarque par son ergonomie, sa simplicité d’utilisation et la réactivité de son équipe support, qui reste constamment à l’écoute des besoins de ses clients. Autant d’arguments qui font de cet outil collaboratif un atout clé pour les collectivités locales.

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Vous souhaitez en savoir plus sur les bénéfices de Talkspirit pour les collectivités territoriales ? Consultez le replay de notre webinaire « Mieux communiquer et collaborer dans les collectivités » pour découvrir en direct les témoignages de la Mairie de Josselin et de la Mairie de Mauges-sur-Loire sur la mise en place de Talkspirit :

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Auteure : Emmanuelle Abensur