6 bonnes pratiques pour fluidifier sa communication interne grâce à un intranet

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Selon McKinsey, 72 % des entreprises utilisent aujourd’hui des technologies dites “sociales” pour faciliter la communication et la collaboration au sein des équipes. L’une d’entre elles ? L’intranet ! Réel atout pour la communication interne, il permet à la fois de faciliter le partage de l’information, d’encourager les échanges et de développer l’engagement collaborateur. 

Malgré tous ces avantages, certaines organisations ont parfois du mal à tirer parti de cet outil. Pour vous aider, nous avons donc rassemblé dans cet article 6 bonnes pratiques à mettre en place pour fluidifier votre communication interne grâce à un intranet.

Partagez l’information avec les bonnes personnes

La première chose à faire pour améliorer votre communication interne ? Partager l’information avec les bonnes personnes ! En effet, plus les communications partagées sur votre intranet seront personnalisées, plus elles apporteront de la valeur ajoutée à vos collaborateurs.

Pour y arriver, nous vous conseillons d’utiliser l’une des fonctionnalités phares de votre intranet : le portail d’accueil. Certaines solutions d’intranet – dont Talkspirit – vous permettent de créer plusieurs pages d’accueil et de personnaliser leur contenu en fonction du profil de vos utilisateurs. Il est désormais temps d’en tirer profit !

Sur Talkspirit, vous pouvez par exemple créer des pages par métier, par ville, ou par pays dans lequel vos bureaux sont implantés grâce à des modèles prêts à l’emploi. Il vous est ainsi possible de partager les informations de votre choix avec les personnes de votre choix. Le tout via différents formats : vidéos, carrousels, sondages, événements, publications… vous avez tous les ingrédients nécessaires pour dynamiser la communication interne sur votre intranet. 

Grâce à cette fonctionnalité, vous faites donc gagner du temps à vos collaborateurs, puisque ces derniers n’ont plus à trier l’information pour trouver ce qui les concerne. Et bien sûr, vous améliorez également la pertinence et la visibilité de vos messages ! Bref, c’est un investissement gagnant-gagnant.

Encouragez le partage de savoirs

Fluidifier la communication interne, c’est aussi encourager le partage de connaissances entre les membres de votre organisation. Notre conseil pour développer cette intelligence collective : centralisez l’ensemble de vos ressources internes sur le drive et/ou la base de connaissances intégré(e) à votre intranet, et organisez-les par métier et/ou par thématique pour en faciliter la recherche.

En effet, rien de mieux que des ressources facilement accessibles pour faciliter le partage de savoirs en interne !

Lire aussi : Améliorer la gestion des connaissances avec Talkspirit : le témoignage de Pôle emploi

Une fois vos documents bien organisés, vous pouvez ensuite créer sur votre intranet des communautés dédiées au partage de connaissances et de bonnes pratiques. Ces communautés peuvent aussi bien correspondre aux métiers de votre organisation (par exemple : “bonnes pratiques RH”, “bonnes pratiques informatiques”, etc.) qu’aux centres d’intérêt et/ou modes de travail de vos collaborateurs (“bonnes pratiques télétravail”, “bonnes pratiques de veille”, etc.).

Pour que ces communautés fonctionnent, il sera cependant nécessaire de bien montrer aux utilisateurs où et comment trouver l’information sur l’intranet, mais aussi d’inciter les managers à montrer l’exemple.

Lire aussi : Comment impliquer les managers dans la communication interne ?

Créez des groupes pour faciliter les échanges

Bien sûr, les communautés créées sur votre intranet ne sont pas limitées au partage de connaissances. Afin de dynamiser au maximum les échanges, nous vous encourageons à créer d’autres types de groupes, notamment :

• des groupes métiers (par exemple dédiés à la communication interne, au produit, au développement, etc.), pour simplifier le partage d’informations au sein d’une même équipe,
• des groupes inter-équipes (par exemple, Marketing/Commercial), pour réduire les silos d’informations entre vos différents départements,
• des groupes projets, pour faciliter la communication entre l’ensemble des parties prenantes de vos projets (par exemple, liés à la mise en place d’un nouveau processus ou d’un nouvel outil),
• des groupes informels (de type « machine à café”, par exemple), pour renforcer la cohésion de vos équipes.

Pensez également à désigner des gestionnaires de groupes qui seront chargés d’animer les échanges, et de partager du contenu avec les membres. Grâce à cette animation régulière, vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour fluidifier la communication interne sur votre intranet.

Le gestionnaire de groupe, késako ? 🤔

Sur Talkspirit, un gestionnaire de groupe est un membre qui dispose des droits de paramétrage d’un groupe. Il peut notamment inviter ou supprimer de nouveaux membres, gérer leurs droits d’accès, ajouter des intégrations, ou encore créer un salon de tchat dédié au groupe.

Mettez en avant les initiatives de vos collaborateurs 

Outre le partage d’actualités et de bonnes pratiques, votre intranet est également un formidable outil pour donner de la visibilité aux initiatives de vos collaborateurs, et ainsi renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Pour une raison simple : les salariés qui se sentent reconnus et appréciés à leur juste valeur sont plus susceptibles d’être engagés au travail, et par conséquent de rester dans l’entreprise.

Nous vous recommandons donc de régulièrement mettre en avant le travail de vos membres, par exemple en lançant les initiatives suivantes :

• créer des publications dédiées à la mise en valeur des succès (personnels et/ou d’équipes) sur votre fil d’actualités, auxquelles chacun pourra réagir en laissant des commentaires,
• ajouter ces publications sur votre portail d’accueil,
• féliciter directement le(s) collaborateur(s) concerné(s) sur le tchat d’un groupe, ou en lui envoyant un message personnalisé en 1:1,
• organiser des webinaires pour permettre à chaque équipe de présenter les projets sur lesquels elle travaille, et l’impact qu’ils peuvent avoir sur l’organisation.

Organisez des événements

Une autre bonne pratique pour fluidifier la communication interne grâce à votre intranet ? Proposer régulièrement des événements et des activités à vos collaborateurs, en vous servant de l’agenda intégré à votre plateforme.

Voici quelques exemples d’événements à organiser :

• un séminaire annuel (ou semestriel) qui vous permet de rassembler l’ensemble de vos collaborateurs, et de réfléchir ensemble à des bonnes pratiques pour améliorer vos modes de travail,
• un événement de team building pour souder vos équipes (par exemple, un challenge sportif, une chasse au trésor, un escape game, etc.)
• une conférence mettant en avant les témoignages de collaborateurs et/ou d’experts sur un sujet spécifique,
• un quiz ou concours pour tester les connaissances de chacun sur votre culture d’entreprise, vos valeurs, ou vos équipes,
• un événement pour marquer un temps fort de votre entreprise (par exemple, une soirée pour la période des fêtes, un afterwork pour fêter un déménagement, la signature d’un compte important ou bien les 10 ans de votre entreprise !).

Si possible, essayez de mixer événements à distance et en présentiel, pour permettre à vos collaborateurs d’échanger “en vrai” et de créer du lien avec leurs collègues.

Demandez régulièrement du feedback

Une fois vos initiatives mises en place, n’oubliez pas de demander du feedback ! Pour cela, rien de plus simple : jetez un œil aux statistiques ou lancez un sondage sur votre intranet pour demander à vos collaborateurs :

• ce qu’ils pensent de vos initiatives (sont-ils satisfaits des contenus et informations qui leur sont partagés ?)
• ce qu’ils pensent de l’intranet (arrivent-ils à l’utiliser comme prévu ? et quels bénéfices leur apporte-t-il ?)
• et ce qu’ils aimeraient améliorer sur la plateforme.

Vous pourrez ainsi obtenir un aperçu de l’efficacité des mesures mises en place, et si besoin ajuster votre stratégie de communication interne. 

Talkspirit, l’intranet qui dynamise votre communication interne

Les solutions d’intranet ne manquent pas, mais une chose est sûre : toutes ne se valent pas. Et surtout, toutes ne sont pas adaptées aux mêmes besoins.

Si vous souhaitez mettre en place un intranet tout-en-un pour fluidifier votre communication interne, ne cherchez plus : Talkspirit est la plateforme qu’il vous faut ! 100 % made in France, notre intranet intègre à la fois un tchat, un fil d’actualités, un portail d’accueil, un drive, une base de connaissances (disponible très prochainement), un module pour les webinaires et la visioconférence, mais aussi de nombreuses fonctionnalités de collaboration (agenda, gestion de projet, etc.). 

C’est donc l’outil idéal pour booster votre communication interne et fluidifier la circulation de l’information au sein de votre organisation. Vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme ? Planifiez une démo personnalisée avec notre équipe !

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Du partage d’information sur votre portail d’accueil jusqu’à la création de groupes thématiques, vous connaissez désormais toutes nos astuces pour fluidifier votre communication interne grâce à un intranet.

🤔 Et en pratique, ça donne quoi ? Découvrez dans ce guide pratique comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour dynamiser leur communication interne :