Gérer la communication interne d’une association avec Talkspirit : le défi de l’ARSL!
Temps de lecture: 6 minutes
Assurer la croissance d’un réseau sans une communication interne efficace ? Impossible ! Et ça, l’ARSL l’a bien compris.
L’ARSL, quésako ? C’est précisément l’Association pour la Réinsertion Sociale du Limousin (ARSL), fondée en 1961 et basée à Limoges. Elle œuvre au quotidien pour lutter contre l’exclusion sous toutes ses formes, allant des personnes sans domicile fixe aux victimes de violence conjugale. En quelques chiffres, l’ARSL c’est :
- Environ 5 000 personnes accompagnées chaque année,
- Plus de 120 collaborateurs,
- Une vaste communauté de partenaires,
- 30 centres à travers la France (métropole et outre-mer).
L’ARSL, dans le cadre de sa mission de coordination nationale des 30 centres de prise en charge des auteurs de violence conjugale (CPCA) a choisi Talkspirit comme outil de communication interne pour faciliter la coordination entre ces différentes parties prenantes.
Pour Charlotte Besseau, chargée de mission et administratrice de la plateforme Talkspirit, la communication interne joue un rôle central au sein de son réseau.
Dans cet article, elle nous explique comment Talkspirit permet de renforcer les liens entre les membres et de faciliter le partage de l’information.
La problématique : faciliter la collaboration
Avant Talkspirit, le quotidien de cette mission de coordination nationale, c’était tout autre chose ! Il n’y avait… aucun outil.
La mise en place des centres de prise en charge des auteurs de violence conjugale est un dispositif récent. La nécessité d’un outil de communication interne pour l’association s’est rapidement fait sentir pour répondre aux missions confiées par le gouvernement, et assurer une coordination efficace entre les différentes entités…
En 2021, ils décident d’instaurer plus de coordination entre les centres. Charlotte Besseau, explique que “l’une des missions était de mettre en place un outil permettant de travailler ensemble, de partager des bonnes pratiques, de collaborer”.
Le choix d’un outil facile à déployer et à utiliser
Comment répondre à cette problématique ? Découvrez comment l’ARSL a réussi à trouver la solution idéale pour répondre à ses besoins.
Première étape : le test. Charlotte Besseau partage : “nous avons eu une démonstration et le choix a été rapide, puisque l’outil Talkspirit répondait vraiment à nos attentes.«
Deuxième étape : le choix et l’expérimentation. Selon Charlotte, Talkspirit présentait plusieurs avantages notables :
- “Une facilité pour la transmission d’informations qui n’est pas négligeable.”
- “Une réduction considérable du nombre de mails qui arrive tous les jours dans nos boîtes mails respectives.”
- “Une facilité de communication aussi, qui permet d’être très réactif. Par exemple, entre nous, on passe par le tchat et c’est très rapide ! On n’est pas obligé d’être aussi formel que dans des mails. On peut poser une question très rapidement ou juste demander si la personne qu’on veut contacter est disponible.”
- “Et la partie collaboration sur les fichiers est aussi à souligner ! Pour nous, il est très important de pouvoir travailler ensemble sur le même document en même temps.”
Globalement, selon Charlotte, Talkspirit est l’outil IDÉAL pour la communication interne d’association.
Travailler avec Talkspirit : c’est comment ?
Gérer une plateforme de communication interne d’association, c’est une affaire d’équipe ! Sur la plateforme Talkspirit, le rôle est important. Il y a :
- des utilisateurs : membres de la plateforme.
- des gestionnaires : membres qui disposent de droits de paramétrage d’une fonctionnalité spécifique (groupe, drive, fil d’actualités, etc.).
- des administrateurs : membres de la plateforme qui disposent de permissions supplémentaires au niveau de l’administration.
En tant qu’administratrice, Charlotte Besseau est, de son côté, “positionnée sur tous les groupes” Mais elle n’est pas la seule : la directrice générale, le président de l’association et deux de ses collègues sont également des administrateurs. “Nous avons fait ce choix pour que l’accès soit facilité, par exemple en cas d’absence éventuelle”, affirme-t-elle.
L’importance de conduire le changement pour faciliter l’adoption par les collaborateurs
Pour former les utilisateurs à Talkspirit, Charlotte a “mis en place des sessions de formation d’une heure avec tous les utilisateurs.
À la suite de ces formations, Charlotte reste la référente de la plateforme. Elle déclare : « Je suis toujours en appui dès qu’il y a une question ou que certains ont besoin de plus de formation sur l’outil. Par exemple, c’est déjà arrivé que des utilisateurs confondent leur drive personnel avec le drive d’un groupe. Dans ce cas-là, on affine les connaissances et les compétences de chacun sur l’outil petit à petit.«
Répondre à un objectif précis : améliorer la communication entre tous les acteurs
Le cas d’usage de l’ARSL, c’est (sans surprise) la communication entre tous les acteurs de l’association. Selon Charlotte, cela se traduit par “beaucoup de partage d’information, de documents, d’actualités, de travaux de groupes, etc.” Et pour structurer ces échanges, la solution est de créer des groupes !
“Talkspirit nous sert de “serveur”. Comme je le disais, il y a 30 centres portés par 30 structures différentes. Ce sont des associations qui, dans certains cas, n’ont pas forcément les moyens d’avoir un service informatique très développé. Donc cet outil permet d’échanger des informations avec les parties prenantes institutionnelles qui ont accès à la plateforme.”
Deux types de groupes ont été créés sur Talkspirit :
- “Les groupes publics permettent la transmission d’informations d’ordre général. On transfère l’information et tous les utilisateurs ont la possibilité d’animer ces groupes. Par exemple, ils peuvent intégrer des documents, partager des informations sur la thématique concernée, etc.”
- “Les groupes privés sont utilisés dans le cadre de groupes de travail ou d’instances plus fermées. Ils permettent de limiter l’accès aux documents qui sont mis en place sur les drives des groupes. »
La journée type avec Talkspirit dans une association
“Je m’en sers quotidiennement ! Chez moi, Talkspirit s’ouvre automatiquement dès que j’allume l’ordinateur. J’ai activé les notifications à chaque fois qu’il y a quelque chose qui se passe sur la plateforme, donc je suis toujours à jour. Par exemple, je sais quand un document est déposé sur un drive de groupe ou quand on m’envoie un message sur le tchat.«
“Je dirais que c’est un outil qui est en veille tout au long de la journée. L’avantage, c’est qu’il nous permet d’avoir une vision sur ce qui se passe aussi sur les 30 centres ! Comme on ne voit pas réellement tout ce qui se passe sur leur terrain, les utilisateurs ont la possibilité de nous communiquer des informations grâce à la plateforme. Nous les recevons quasi simultanément puisque nous gardons toujours l’outil ouvert sur l’ordinateur. Donc en fonction de ce que l’on fait, on peut tout de suite consulter l’information ou le faire un peu plus tard.”
Leur ambition : d’autres déploiements !
Le futur de l’ARSL, selon Charlotte Besseau, c’est :
- “Réduire au maximum les mails internes et communiquer avec le réseau uniquement via l’outil Talkspirit.«
- “Déployer la plateforme aux “antennes” de nos centres ! On doit l’ouvrir à une centaine de personnes prochainement.”
- “Mettre en place de nouvelles sessions de formation pour les nouveaux utilisateurs.”
Pour conclure
Que retenir de cette interview ? Pour assurer une bonne communication au sein du réseau des CPCA, il vaut mieux être bien équipé ! 👍 Comme l’a illustré Charlotte Besseau de l’ARSL, choisir Talkspirit permet de faciliter la coordination entre les centres et de fluidifier leurs échanges.
Ayant commencé avec Talkspirit en 2021, l’ARSL prévoit aujourd’hui d’encore agrandir sa communauté déjà dynamique avec de nouveaux déploiements en perspective. C’est une belle histoire qui continue avec notre plateforme qui continue d’apporter de la valeur à ces utilisateurs ! 💙💻
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