Intranet : définition et fonctionnalités

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Si vous travaillez dans une grande entreprise ou dans un grand groupe, vous êtes sans doute familier avec le terme d’intranet. Il faut dire que depuis les années 90, l’intranet a su se faire une place de choix dans les organisations. Bien entendu, il s’est modernisé en cours de route en suivant les tendances et les innovations technologiques. 

Ainsi, aujourd’hui, selon la dernière étude de l’Observatoire Intranet et Digital working parue en 2019, 78 % des dispositifs intranet disposent de fonctions collaboratives. 

1) Définition

L’intranet des débuts

Un intranet est un réseau local propre à une organisation (entreprise, université, institution…) permettant aux collaborateurs d’accéder aux informations internes et d’échanger entre eux. Il fonctionne comme un site web : il nécessite un serveur web et les protocoles associés. Il ne faut pas confondre l’intranet avec l’extranet qui, lui, est plutôt destiné à une utilisation externe (réseau mis à disposition des clients, des fournisseurs, des partenaires…).

A l’origine, l’intranet n’est accessible que depuis les postes connectés au réseau local. Pour se connecter les utilisateurs doivent utiliser un identifiant et un mot de passe. A ses débuts, il était utilisé pour la communication interne, avec une interface simplifiée souvent composée d’une seule page rassemblant de nombreuses informations.

Au fil des années, ce réseau interne a évolué en intégrant de plus en plus de fonctionnalités, mais aussi en proposant des interfaces plus ergonomiques et plus agréables à utiliser.

L’intranet aujourd’hui

En 25 ans d’existence, l’intranet s’est transformé, enrichi et modernisé  Il a progressivement incorporé des technologies (tchat d’entreprise, visioconférence, fil d’actualités…) jusqu’à devenir un véritable espace de travail. 

Aujourd’hui, les entreprises utilisent l’intranet “cloud” qui vient effacer les limites des serveurs en permettant aux personnes autorisées de se connecter depuis n’importe où.

L’intranet actuel possède souvent un moteur de recherche, un calendrier, une application mobile et tout un ensemble d’outils qui permet aux utilisateurs d’être performants même lorsqu’ils sont en déplacement.

Lire aussi : [Étude Arctus 2023] Quel est le rôle de l’intranet en entreprise ?

2) Les fonctionnalités d’un intranet

Un intranet permet de mettre à disposition des employés des documents et des informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, tout en réduisant les risques de fuites de données vers l’extérieur. Il permet à la fois de centraliser certaines informations et d’y fournir un accès permanent. 

Comme mentionné plus haut, il est de plus en plus courant – et c’est l’extension naturelle des usages initiaux – de voir intégrer des fonctionnalités de travail collaboratif au sein des réseaux intranet. 

Fonctionnalités principales :

• Mise à disposition de documents internes (procédures, formulaires…)
• Partage d’actualités internes importantes (remplaçant la newsletter interne)
• Sondages internes
• Annuaire des collaborateurs ou trombinoscope
• Organigramme
• Bases de connaissances
• Agenda (rassemblant les événements internes importants)
• Moteur de recherche pour retrouver facilement documents et fichiers

Fonctionnalités secondaires :

• Messagerie (email)
• Tchat
• Visioconférence/Audioconférence
• Gestion de projet
• Espace RH (pour poser ses congés, soumettre ses notes de frais…)

Avec l’évolution des usages numériques, l’intranet a subi des changements importants et apporte aujourd’hui de nombreux services aux organisations et à leurs collaborateurs. Avec l’essor de la digital workplace, il va devoir à nouveau redéfinir son rôle et sa contribution pour la communauté de l’entreprise. De nombreux éditeurs ont déjà redéfini leur positionnement, au premier rang desquels Talkspirit ! 

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Lire aussi : Top 14 des meilleures solutions intranet

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Auteurs : David Everaert, Benoît Renoul