Mieux partager l’information dans les collectivités : le témoignage de la Mairie de Mauges-sur-Loire
Temps de lecture: 6 minutes
Comment partager l’information de manière optimale dans les collectivités ? C’est le défi relevé par la Mairie de Mauges-sur-Loire. Sa solution pour y répondre ? Remplacer son journal interne par Talkspirit, un réseau social d’entreprise tout-en-un.
Créée en 2015, Mauges-sur-Loire est une ville nouvelle issue de la fusion de 11 communes. Située dans le Maine-et-Loire, la Mairie de Mauges-sur-Loire rassemble des agents aux métiers très variés (professeur de musique, agent d’entretien, jardinier, auxiliaire de puériculture, etc.), dispersés entre le terrain et les bureaux.
Chiffres clés :
- 18 000 habitants
- 350 agents
- 60 élus
Pourquoi la mairie a-t-elle mis en place Talkspirit ? Comment les agents et les élus utilisent-ils la plateforme aujourd’hui ? Et quels bénéfices en retirent-ils ? Retour sur notre entretien avec Elise Roy, Responsable du Service Communication de la Mairie de Mauges-sur-Loire.
Du journal interne au réseau social d’entreprise
“Jusqu’ici, notre communication interne était limitée à un journal interne mensuel au format papier, rédigé en collaboration avec les Ressources Humaines et la Direction Générale. Nous l’utilisions pour partager les actualités de la mairie, communiquer sur les départs et les arrivées d’agents, et rappeler certaines informations RH”, explique Elise Roy.
Cependant, ce format posait plusieurs problématiques. Tout d’abord, “La temporalité de l’information n’était pas la bonne” : les informations ‘chaudes’ étaient souvent diffusées trop tard, ce qui créait un décalage dans la communication.
“Par ailleurs, le journal interne étant uniquement envoyé aux chefs de service, nous nous sommes rendu compte qu’il n’arrivait pas toujours jusqu’aux agents. Résultat : le partage de l’information n’était pas du tout constant d’un service à l’autre”, poursuit la Responsable Communication.
Pour répondre à ces enjeux, la Mairie de Mauges-sur-Loire a décidé de mettre en place un réseau social d’entreprise.
“L’objectif était double, car nous souhaitions à la fois :
- faire en sorte que chaque agent ait accès à la même information au même moment, quel que soit le service ou le bâtiment où il/elle travaille ;
- pouvoir partager l’information en temps réel (et non un mois plus tard comme c’était le cas avec le journal interne).”
Le choix d’un outil clé en main
La mairie choisit alors Talkspirit, un réseau social interne clé-en-main en constante évolution.
“Le prix était plus attractif que des solutions américaines comme Microsoft 365. Par ailleurs, choisir Talkspirit était pour nous l’assurance d’investir dans un outil qui ne serait pas obsolète au bout de quelques mois. […] Le plus ? C’est Français !”, rapporte Elise Roy.
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Outre ses capacités de partage de l’information, “Talkspirit dispose d’une dimension collaborative qui nous paraissait très intéressante”, ce qui a constitué un argument supplémentaire pour la mairie.
Une communication bien réfléchie
“Nous avons commencé par tester l’outil avec une dizaine d’agents qui ont été impliqués dans le projet dès le début. Cela nous a permis de comprendre comment partager de l’information sur la plateforme, et notamment comment utiliser les groupes. À partir de là, nous avons créé une charte d’utilisation de Talkspirit, ainsi qu’un plan de communication pour informer les agents du lancement.
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Afin de s’assurer que tous les agents et les élus reçoivent ses messages, la mairie a opté pour une communication multi-supports. “Nous avons fait un teasing de Talkspirit dans notre journal interne et par mail. J’ai ensuite préparé une vidéo pour annoncer le lancement de la plateforme, et expliquer comment l’utiliser. L’idée était de personnaliser au maximum la communication, pour montrer que nous avions pensé l’outil pour les utilisateurs.”
Lancée en septembre 2021, la plateforme compte aujourd’hui 270 utilisateurs, dont à la fois des agents et des élus.
Le partage de l’information sur Talkspirit
À ce jour, la mairie utilise principalement Talkspirit pour partager de l’information avec les agents et les élus, et ce sous plusieurs formats. Son fil d’actualités comprend notamment :
- des informations générales (par exemple, les prochaines dates de concours de la fonction publique),
- des photos d’agents sur le terrain (pour mettre en avant les animations faites par l’accueil périscolaire, ou même célébrer la naissance d’un mouton de l’éco-pâturage !),
- des sondages, pour demander l’avis des agents (par exemple, pour les faire voter pour le nom d’un nouveau centre aquatique),
- des offres d’emploi, pour faciliter la mobilité interne des agents et leur permettre de recommander des candidats,
- des vidéos, pour créer de l’interactivité (par exemple, pour souhaiter la bonne année à tout le monde).
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Bien sûr, l’information n’est pas uniquement partagée dans des publications. “Au quotidien, les agents et les élus utilisent davantage le tchat, notamment pour échanger en 1:1 ou en petit groupe”, rapporte la Responsable Communication. “Cela permet d’apporter plus de réactivité, ce qui est très apprécié des utilisateurs.”
Les groupes, un indispensable pour la communication interne
“Plusieurs groupes ont été créés pour structurer ces échanges, notamment :
- un groupe général rassemblant l’ensemble des agents,
- un groupe de conseillers municipaux pour tous les élus,
- des groupes par service (culture, tourisme, économie, communication, etc.),
- des groupes organisés par commission, dans lesquels sont présents les élus et les chefs de service,
- un groupe pour les ambassadeurs de Talkspirit.
Nous avons également proposé aux agents de créer leurs propres groupes pour faciliter les échanges en plus petit comité au sein de chaque service”, ajoute Elise Roy.
Vers plus de travail collaboratif
“Certains services commencent aussi à utiliser Talkspirit pour travailler ensemble au quotidien. Par exemple, les bibliothèques utilisent régulièrement le tchat pour échanger des informations sur les commandes, ou bien demander l’avis de leurs collègues sur certains sujets.
De mon côté, je travaille en mode projet avec les élus sur un groupe appelé ‘Commission communication’. Cela nous permet à la fois de :
- définir les dates des prochaines réunions (via l’agenda),
- savoir qui sera présent ou non,
- préparer ensemble les slides à présenter,
- faire des réunions en visioconférence,
- partager les documents annexes à la réunion dans le drive.
Pour l’instant, nous sommes encore une minorité à collaborer sur Talkspirit. Mais nous souhaiterions développer cet usage au cours des prochains mois”, explique la Responsable Communication.
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Une meilleure cohésion entre les différents services
“Étant donné que les agents sont dispersés sur une vingtaine de bâtiments différents, beaucoup d’entre eux ne se connaissent pas. Grâce à Talkspirit, nous avons pu décloisonner les différents services et créer davantage de cohésion. Désormais, nous avons vraiment l’impression d’être sur la même longueur d’onde.”
En plus de son côté fédérateur, Talkspirit contribue à valoriser le travail des agents, et à mieux faire connaître les différents métiers de la mairie. “Cela nous a permis de nous découvrir les uns les autres, et de révéler les talents de chacun. Aujourd’hui, certains agents sont devenus de vrais communicants, alors qu’avant, on n’entendait jamais parler d’eux !” s’exclame Elise Roy.
L’oeil de Talkspirit sur la Mairie de Mauges-sur-Loire
Talkspirit est l’outil idéal pour répondre aux enjeux de communication interne de la Mairie de Mauges-sur-Loire. Disponible à la fois sur PC et mobile, l’outil permet aux agents et aux élus de partager et accéder à l’information facilement, qu’ils soient dans les bureaux ou sur le terrain. Une révolution !
Désormais, chacun est tenu informé des actualités de la mairie en temps réel, et peut discuter avec des collègues de différents services sans avoir à se déplacer physiquement. Ainsi, l’information n’est plus uniquement descendante, et permet d’inclure l’ensemble des agents dans les échanges.
Mais la mairie ne compte pas s’arrêter là. “Cette année, notre objectif est de booster la participation des agents et de développer le travail collaboratif, en incitant les différents services à travailler davantage dans les groupes, à planifier des réunions via l’agenda et à co-éditer des documents à plusieurs sur OfficeNow”, témoigne Elise Roy.
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Vous souhaitez en savoir plus sur la valeur ajoutée de Talkspirit pour les collectivités ? Visionnez le replay de notre webinaire « Mieux communiquer et collaborer dans les collectivités » pour découvrir en direct les témoignages de la Mairie de Josselin et de la Mairie de Mauges-sur-Loire sur la mise en place de Talkspirit.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
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