Optimiser la communication interne dans un établissement public : le témoignage de l’Anah

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Optimiser la communication interne, c’est un défi tout aussi important pour les entreprises que pour les établissements publics administratifs (EPA). C’est d’ailleurs dans cette optique que l’Anah (Agence nationale de l’habitat) a souhaité se doter d’un outil collaboratif. 

L’Anah est un établissement public administratif qui a pour mission d’améliorer le parc de logements privés. En 2023, elle a rénové 623 790 logements sur le territoire français, et distribué 3,12 milliards d’euros d’aides financières aux collectivités et propriétaires.

Depuis un an, l’agence utilise Talkspirit pour faciliter le partage d’informations et les échanges internes entre ses 250 agents. Pour mieux comprendre ces usages, nous avons interrogé Elda Kesaev, chargée de communication interne à l’Anah. Voici son retour d’expérience.

Optimiser la communication interne et avec des prestataires externes

“Nous utilisions auparavant un outil d’intranet basique pour partager de l’information de manière descendante.” 

Afin d’optimiser la communication interne, nous avons donc souhaité mettre en place un outil plus moderne, permettant de communiquer de manière descendante, ascendante et transversale”, explique Elda Kesaev.

“L’objectif était de fluidifier les échanges entre les différentes directions, mais aussi avec nos prestataires. Il nous fallait donc un outil qui puisse être utilisé aussi bien par des personnes internes qu’externes.

Par ailleurs, nous souhaitions l’utiliser pour l’animation interne et développer la cohésion.”

Le made in France : un critère clé pour les établissements publics

Pour répondre à ses besoins, l’Anah s’est mis à la recherche d’un nouvel outil.

“En tant qu’établissement public administratif, nous avons l’obligation d’utiliser des outils français. C’est donc l’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Talkspirit”, affirme la chargée de communication interne.

Un réseau d’ambassadeurs pour booster l’adoption

Adèle Hošek, Head of Customer Experience chez Talkspirit, a aidé l’Anah à déployer Talkspirit courant 2023.  Elle explique ci-dessous les différentes étapes par lesquelles l’agence a dû passer.

“Une fois le choix de la plateforme validé, l’Anah a identifié des ambassadeurs au sein des différentes directions. Nous avons réalisé 11 entretiens avec eux pour les aider à comprendre la valeur ajoutée de l’outil et leur rôle en tant qu’ambassadeur.

Nous les avons interrogés sur leurs besoins, afin de déterminer quels outils Talkspirit viendrait remplacer ou compléter. Sur la base de cet audit, nous avons aidé l’Anah à paramétrer sa plateforme et à créer ses premiers groupes. 

La plateforme a été testée dans un premier temps par le département communication et la DSI, puis dans un deuxième temps par les ambassadeurs. Chacun a pu partager son feedback et proposer des évolutions avant que la plateforme soit officiellement déployée dans l’ensemble de l’organisation”, déclare Adèle Hošek.

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Une plateforme pour …

…communiquer

“Aujourd’hui, nous utilisons Talkspirit pour toutes nos communications internes. Les communications privées et en petit comité passent par le tchat. Le fil d’actualités, quant à lui, nous permet de partager des communications à un plus grand nombre de personnes. 

« Tout le monde peut publier des informations et des actualités dessus ». L’objectif est que chaque direction partage ses projets et ses actualités, et non uniquement les départements communication et ressources humaines. De mon côté, j’alimente régulièrement le fil d’actualités avec différents formats de publications (texte, images ou vidéo)”, témoigne Elda Kesaev.

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“L’été dernier, j’ai demandé aux agents de me partager leurs photos de vacances. Je publiais une carte postale par jour sur Talkspirit, et les agents devaient deviner où la photo avait été prise. Ce sont des publications qui ont été très appréciées !

Sur notre portail d’accueil, je mets en avant nos actualités importantes ainsi que des informations pratiques, notamment :

• les liens d’accès aux outils utilisés par tous (congés, déplacements, réunions, etc.),
• l’agenda rassemblant tous nos événements internes,
• le menu de la cantine,
• et nos dernières publications.”

…organiser l’information

L’Anah a créé différents groupes pour structurer l’information et optimiser la communication interne sur Talkspirit. Par exemple, il y a des groupes qui servent à : 

• partager de l’information à tous les agents,
• fluidifier la communication au sein de chaque direction,
• faciliter les échanges entre les membres du comité de direction, et entre les représentants du personnel,
• mettre en avant les activités organisées pour les agents de l’Anah.

Chaque agent qui souhaite créer un groupe doit en faire la demande aux ambassadeurs. Cela évite ainsi que trop de groupes se créent et que l’information devienne difficile à retrouver.  

…développer et suivre l’engagement des agents

Afin de développer l’engagement des agents, “nous organisons régulièrement des challenges internes, que nous animons sur Talkspirit. L’année dernière, nous avons participé au challenge Mai à vélo, pour encourager les agents à faire le plus de trajets possibles en vélo. Chaque semaine, nous partagions sur Talkspirit le classement en temps réel des agents, ainsi que des messages de motivation.

Cela a bien fonctionné, alors nous allons renouveler le format. Nous comptons notamment organiser un challenge de marche à pied, ainsi qu’un challenge écologique dans l’ensemble de l’agence.”

Le module statistiques de groupe est particulièrement utile pour suivre l’engagement des agents sur chaque groupe. “Je l’utilise régulièrement pour identifier les publications les plus likées, ainsi que nos top contributeurs. Par exemple, cela m’a permis de voir que les publications visuelles avec des photos et des vidéos ont plutôt tendance à bien fonctionner.

Je partage ensuite ces statistiques à mon équipe, afin de créer un peu de compétition et d’encourager chacun à contribuer davantage”, révèle Elda Kesaev.

…collaborer sur des projets

Talkspirit n’est pas uniquement utilisé pour optimiser la communication interne et développer l’engagement des agents. C’est aussi un outil qui sert à collaborer et à mettre en avant les projets de chaque équipe. 

“Nous l’utilisons pour faire des réunions en visioconférence en petit comité, avec des collaborateurs et/ou des prestataires. Chaque mois, nous organisons également des webinaires internes, afin de mettre en avant les projets des différentes directions. À chaque session, nous avons environ 80 personnes connectées !

Certaines directions utilisent également le drive pour stocker leurs documents, et le module projets pour organiser leurs projets.”

…capitaliser les connaissances

“Depuis peu, nous avons activé le module bibliothèque, afin de rassembler l’ensemble de nos contenus, processus et politiques sur Talkspirit. On peut notamment y trouver notre charte informatique, notre processus de prise de congés, ou encore des bonnes pratiques pour rédiger un courrier”, déclare la chargée de communication interne.

L’objectif est de migrer l’ensemble des contenus de l’ancien intranet sur la bibliothèque, pour qu’elle devienne la source d’information numéro un des agents.

Moins d’emails et une meilleure communication interne

“Le gros avantage de Talkspirit, c’est que cela permet de réduire le nombre d’emails internes, et d’échanger beaucoup plus rapidement entre nous.

On peut identifier facilement qui est qui, et mettre un visage sur chaque collègue. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle nous demandons à tous les agents de mettre leur photo sur Talkspirit !

Utiliser une telle plateforme est un bon moyen d’optimiser la communication interne, de développer l’engagement des agents, et de booster la participation à nos événements internes. J’ai du mal à imaginer comment on s’en passerait !”

Pour conclure

La communication interne, c’est l’affaire de tous, et l’Anah l’a bien compris ! Sur Talkspirit, chaque agent peut partager ou commenter une publication, quel que soit son rôle au sein de l’agence. Plutôt que de se contenter de lire l’information, il peut ainsi directement contribuer et partager son avis, et ce en passant par une seule plateforme. 

Avec Talkspirit, fini le combo emails internes + intranet. Désormais, les agents de l’Anah peuvent trouver n’importe quelle information en un clic !

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