[Parole d’expert] Sandrina Correia (DRH EVA Group) : comment la fonction RH s’est-elle adaptée au confinement ?

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En ces temps incertains, il n’est pas toujours facile pour les Ressources Humaines de prendre les bonnes décisions. Pour bien comprendre comment la fonction RH a réussi à gérer ces deux confinements successifs, nous avons interrogé Sandrina Correia, Directrice des ressources humaines chez EVA Group. Implanté sur 4 continents avec 10 bureaux, ce Cabinet de conseil en IT et Cybersécurité français est spécialisé dans trois domaines technologiques : le Cloud & Infrastructures, la Cybersécurité et la Data. Il accompagne les grands comptes, ETI et PME des secteurs du luxe, de la banque, de l’industrie, des services, ainsi que les organismes gouvernementaux. 

Depuis 2007, EVA Group aide ses clients à adresser leurs enjeux clés, à savoir :

• mener leurs projets IT de transformation et d’innovation ; 
• identifier et réduire leur exposition aux risques cyber ;
• concevoir, construire et opérer des SI performants et sécurisés ; 
• mettre en place une gouvernance pour servir leur stratégie.

Dans cet entretien, Sandrina Correia revient sur trois questions RH au cœur de cette crise sanitaire  :

• Quelles initiatives les ressources humaines ont-elles mis en place pour garantir la continuité de l’activité pendant le confinement ?
• Quels ont été les principaux défis rencontrés ?
• Quels sont les enjeux pour la fonction RH en 2021 ? Et comment pense-t-elle y répondre ?

Comment les RH ont-elles géré le confinement ?

Une préparation en amont de la crise

Dans notre secteur d’activité, nous accompagnons nos clients dans la mise en œuvre de  leurs projets IT de transformation et d’innovation, mais aussi de conception, de construction et d’opération de leurs SI performants et sécurisés et notamment dans la mise en œuvre du télétravail.

Par ailleurs, avec les grèves de décembre dernier, nous avions eu un avant-goût de la  réorganisation nécessaire des conditions de travail. Et puis le mois de mars est arrivé très vite et nous étions déjà prêts à travailler à distance lors du premier confinement. Je pense que l’actualité des derniers mois a vraiment souligné l’importance que la fonction RH sache anticiper les risques et s’adapter au plus vite. 

Un plan de continuité d’activité

Dès le début du mois de mars, un plan de continuité d’activité a été mis en place avec la Direction. Nous organisions des points quotidiens pour gérer les deux risques (indissociables entre eux) de cette crise sanitaire, à savoir :

• assurer la sécurité et la protection des salariés ;
• garantir la continuité du travail et des engagements auprès de nos clients, tout en identifiant très rapidement les activités qui pouvaient se faire à distance, et celles qui nécessitaient une présence physique de nos collaborateurs dont il fallait sécuriser l’intervention. Par exemple, lorsqu’on intervient sur un SOC [NDLR : division d’une entreprise qui assure la sécurité de l’information], le travail à distance n’est pas compatible, en raison de la confidentialité requise.

Une adaptation du processus de recrutement 

Pendant le premier confinement (du 17 mars au 11 mai 2020), le recrutement a été très fortement ralenti, car la priorité était de favoriser la reprise d’activité des personnes en chômage partiel. Cependant, sur certains profils d’expertise technique pure, n’ayant pas les compétences en interne, nous avons dû continuer les recrutements.

A partir du déconfinement (11 mai), nous avons réouvert nos bureaux, en définissant de nouvelles règles de vie et conditions de travail conformément au protocole sanitaire imposé (règles de sécurité adaptées, avec notamment un contrôle du flux de présence des collaborateurs au bureau). Nous avons alors pu envisager un retour sur site, le tout dans le respect de la réglementation 

A l’heure actuelle, avec ce nouveau confinement, les équipes sont toutes mieux préparées. Par exemple, nous avons proposé aux collaborateurs de s’équiper d’un deuxième écran lorsque cela était nécessaire pour améliorer les conditions de télétravail, puisque nous ne sommes pas tous logés à la même enseigne, en termes d’espace, d’équipement de matériel. Et tout se fait évidemment en remote. 

Une communication interne renforcée

Compte tenu du contexte,  la communication interne n’a jamais été aussi forte que depuis le 17 mars. Dès lors qu’il y a moins d’échanges en face-à-face, il faut apprendre à travailler autrement et développer de nouveaux réflexes d’échange avec les collaborateurs, et mettre à disposition de tout le monde une information la plus complète possible en adaptant nos process internes C’est sûr que nos ateliers d’intégration ont sensiblement changé au moment de la reprise. Mais pour compenser le manque d’interactions physiques, nous avons travaillé sur un nouveau livret d’accueil beaucoup plus complet et ludique. 

Un soutien des collaborateurs et des managers

Beaucoup de nos consultants sont de jeunes professionnels, parfois salariés étrangers, seuls en France, et donc, loin de leur famille. Nous avons donc mis en place une ligne téléphonique d’écoute et de soutien psychologique pour les accompagner et ainsi éviter l’isolement lié au contexte, en plus des points réguliers avec leurs managers et l’équipe RH. 

En parallèle, il a fallu également soutenir et outiller les managers, qui avaient besoin d’accompagnement pour répondre aux problèmes rencontrés par les collaborateurs afin qu’ils soient en mesure de bien retranscrire les messages de la direction, notamment sur  les modalités de mise en œuvre du télétravail et de reprise d’activité au sein des équipes. Nous avons donc  donc animé des ateliers spécifiques sous forme de FAQ pour répondre aux questions qui nous étaient remontées. 

Une transformation de la fonction RH

Chez EVA Group, la fonction RH a toujours eu une place centrale dans l’organisation, notamment en matière d’attraction et de fidélisation des talents. 

Mais aujourd’hui, force est de constater que notre rôle évolue très rapidement avec ce contexte sanitaire vers un quotidien plus que jamais centré sur  le maintien de la sécurité et la protection des salariés, des sujets d’agilité et de transformation des conditions de travail, mais aussi d’accompagnement de nos Managers, qui jouent un rôle essentiel dans l’organisation. Et tout cela en plus de la contribution à la relance de l’activité.

Quels enjeux pour la fonction RH post-confinement ?

A mon sens, trois enjeux fondamentaux se profilent au niveau de la fonction RH pour 2021.

La sécurité et la protection des collaborateurs

En premier lieu, il faudra évidemment maintenir la sécurité et la protection des salariés, en intégrant de nouvelles règles de vie. Et cela se fera en étroite collaboration avec les représentants du personnel. En effet, maintenir le dialogue social est bien entendu essentiel aujourd’hui, et ce sera tout aussi important en 2021. 

Le recrutement des talents

Le deuxième enjeu est d’accompagner la relance de l’activité en recrutant des talents, dans un contexte d’attentes qui évoluent très vite en matière de modes de travail. Je le vois de plus en plus auprès  des talents qu’on rencontre. Ils abordent maintenant la flexibilité des horaires et la faisabilité du télétravail. Avant la crise, ces sujets étaient très peu évoqués. Mais aujourd’hui, ça devient la règle et un vrai critère de différenciation. Pour recruter ces talents, il faut donc intégrer ces nouvelles attentes.

L’accompagnement des managers

Enfin, le troisième enjeu est l’accompagnement des managers, dont le rôle est central dans l’organisation et la motivation des équipes. Au sein d’EVA Group, le manager prend contact avec le collaborateur dès son arrivée, l’accompagne et répond à ses différentes interrogations tout au long de son parcours. Or, l’intégration des collaborateurs et la cohésion d’équipe à distance constituent de vrais enjeux clés.

Comment allez-vous répondre à ces enjeux ?

Le feedback et la formation 

Chez EVA Group, nous plaçons depuis toujours le knowledge management comme moteur de l’innovation avec une approche de l’apprentissage et de la formation centrée sur les retours d’expérience et le partage des connaissances entre tous les collaborateurs.

Par ailleurs, en matière de management, certains managers ont un niveau de séniorité qui leur permet d’être à l’aise avec la communication et l’accompagnement. Mais pour d’autres, c’est peut-être un peu moins spontané. Nous travaillons donc actuellement sur la mise  en place d’une cellule de coaching en interne pour adresser ces difficultés.

L’anticipation

Un des principaux enjeux, c’est vraiment l’anticipation. L’exercice est particulièrement difficile dans le contexte totalement incertain dans lequel nous évoluons, donc assez complexe à gérer. Donc oui, la fonction RH est en pleine métamorphose, parce qu’il faut anticiper alors que l’on n’y voit pas toujours très clair, à court terme en tout cas. 

La flexibilité 

Enfin, il faut plus que jamais faire preuve d’ouverture d’esprit et de flexibilité. On se rend bien compte aujourd’hui que nous ne sommes  plus dans les schémas traditionnels de CV à envoyer et que les contrats de travail tendent à évoluer vers plus de flexibilité. 

C’est une évidence : les attentes des talents et de nos salariés évoluent très vite. Et pour attirer (et retenir) ces talents, il faut être à la fois créatif, réactif et flexible pour proposer une solution qui convienne à tous. 

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La fonction RH joue un rôle clé dans la gestion de la crise du Covid-19. Malgré une soudaine évolution des modes de travail, les Ressources Humaines ont réussi à s’adapter et à proposer des initiatives innovantes pour soutenir les collaborateurs et les managers. Bien sûr, il ne faut pas s’en arrêter là : la période post-confinement représentera également un défi de taille en matière d’organisation du travail. Pour faire face à cette nouvelle année 2021, qui annonce des modes de travail de plus en plus hybrides, les RH vont devoir miser davantage sur la formation, tout en développant leurs soft skills.

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Auteure : Emmanuelle Abensur