Plateforme collaborative : définition et enjeux

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Depuis la crise Covid-19, elle est utilisée par plus de 80 % des salariés. Il s’agit bien sûr…de la plateforme collaborative ! Cette solution est aujourd’hui indispensable pour communiquer et collaborer efficacement, notamment lorsque vos parties prenantes sont dispersées géographiquement. Elle est donc particulièrement utile pour les entreprises multisites, les réseaux de franchise, les collectivités territoriales et toutes les organisations pratiquant régulièrement le télétravail.

Cependant, avant de déployer une plateforme collaborative, il est important de mettre quelques éléments au clair, notamment : 

• Qu’appelle-t-on une “plateforme collaborative” ?
• En quoi se différencie-t-elle d’outils tels que le réseau social d’entreprise ? 
• Quelles fonctionnalités retrouve-t-on dessus ?
• À quels enjeux cette plateforme répond-t-elle ?

Si telles sont vos questions, alors pas d’inquiétude. Nous y répondons dans cet article 😉

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Définition

Commençons d’abord par poser une définition claire. 

Une plateforme collaborative est un outil digital qui permet de fluidifier le travail collaboratif et la communication entre les parties prenantes internes et/ou externes d’une organisation. 

Souvent disponible en SaaS (Software as a Service), elle est accessible n’importe où et n’importe quand. Vos collaborateurs, partenaires et prestataires peuvent donc l’utiliser pour échanger de manière synchrone ou asynchrone, sans être contraints par la distance qui les sépare. 

Plateforme collaborative vs réseau social d’entreprise vs digital workplace

Il y a souvent beaucoup de jargon associé aux outils collaboratifs. Il n’y a qu’à faire quelques recherches, et vous verrez rapidement de nombreux termes apparaître : plateforme collaborative, réseau social d’entreprise, digital workplace, etc. Voici comment faire la différence entre ces différents outils. 

La plateforme collaborative vise à mieux faire travailler plusieurs parties prenantes ensemble. C’est un outil utilisé principalement pour collaborer, partager de l’information et gérer des projets à plusieurs.

Le réseau social d’entreprise, quant à lui, vise à dynamiser la communication interne et à développer l’engagement collaborateur. On l’utilise pour descendre ou remonter de l’information, partager des connaissances ou des bonnes pratiques. Cependant, il n’a pas pour objectif de faciliter le travail en projet. 

La digital workplace réunit tous ces cas d’usages sur une seule plateforme. Elle permet de fluidifier le travail collaboratif, la communication interne, la gestion de projet et la gestion des connaissances. C’est donc la plateforme la plus adaptée pour les organisations qui cherchent une solution tout-en-un.

Fonctionnalités

Fonctionnalités principales

Sur une plateforme collaborative, vous pouvez trouver plusieurs fonctionnalités axées sur la collaboration. Les principales sont : 

• la messagerie instantanée,
• la visioconférence / l’audioconférence,
• les salles de réunion,
• les groupes de travail,
• la gestion de projet,
• la planification de tâches,
• le stockage, le partage et la co-édition de documents,
• l’agenda partagé.

Fonctionnalités secondaires

D’autres fonctionnalités axées sur la communication et le partage de connaissances peuvent également être présentes dessus, notamment : 

• le fil d’actualités,
• le portail d’accueil,
• les sondages,
• le chatbot,
• la base de connaissances / le wiki,
• les emails,
• l’annuaire,
• les statistiques.

À noter que plus la plateforme collaborative a un périmètre complet, plus elle s’apparente à une digital workplace, et non à un simple outil de collaboration.

À quels enjeux répond-t-elle ?

Voyons désormais à quels enjeux répond une plateforme collaborative – autrement dit à quoi elle peut vous servir.

Accélérer la transformation digitale

Mettre en place une plateforme collaborative est un bon moyen de développer l’utilisation des technologies digitales et de digitaliser les processus de travail en entreprise.

C’est donc un passage obligatoire pour tout projet de transformation digitale, dès lors que vous avez fait un premier diagnostic et défini vos objectifs.

Rendre l’information plus accessible

D’après Gartner, 47 % des travailleurs du numérique ont du mal à trouver l’information dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Résultat : ils perdent du temps, prennent de mauvaises décisions, et manquent des informations importantes. Autant de problématiques auxquelles la plateforme collaborative peut répondre !

Sur une plateforme collaborative, tous vos échanges, documents et partenaires de travail sont centralisés au même endroit. Vous pouvez les organiser par groupes ou par répertoires pour les retrouver facilement, et ainsi rendre l’information plus accessible.

Améliorer la productivité

Forcément, moins vous perdez de temps à chercher l’information et à trouver le bon interlocuteur, plus vous avez de temps à consacrer à votre travail. C’est pourquoi la plateforme collaborative a également tendance à améliorer la productivité des équipes.

Contrairement à l’email, la plateforme collaborative est particulièrement adaptée à la communication en temps réel. Elle permet donc de résoudre des problèmes et de discuter de sujets “chauds” bien plus rapidement que d’autres outils, plus adaptés aux échanges asynchrones.

Optimiser la gestion de projet

Vous avez du mal à organiser le travail de vos collaborateurs ? À comprendre qui est responsable de quelle tâche ? À inscrire vos actions dans un calendrier projet ? 

Une plateforme collaborative peut vous permettre d’optimiser votre gestion de projet, et de dire adieu à toutes les problématiques associées. Souvent dotée d’un module dédié, elle vous permet d’organiser vos projets, d’assigner des tâches, de définir des échéances, et de demander à chacun où il en est pour vous assurer que le travail soit effectué à temps.

Faciliter le travail et la communication à distance

L’un des principaux avantages de la plateforme collaborative, c’est qu’elle permet de faciliter la communication et le travail collaboratif à distance. Avec un tel outil, nul besoin d’obliger vos collaborateurs à venir au bureau tous les jours. Vous pouvez travailler en mode hybride ou en 100 % distanciel, et être tout aussi efficace !

Bien sûr, un outil digital ne peut se substituer entièrement à des échanges “en vrai”. Veillez donc à injecter un peu de présentiel dans votre organisation pour garder vos équipes soudées.

Sécuriser les échanges

La sécurité des données est un enjeu clé pour nombre d’organisations, en particulier pour les administrations, les collectivités territoriales et les entreprises manipulant des données sensibles. 

Opter pour une plateforme collaborative permet de centraliser ces informations, et si besoin d’en limiter l’accès, afin de limiter au maximum la surface d’attaque. Plusieurs plateformes disposent de certifications (notamment la certification ISO 27001) qui témoignent d’un haut niveau de sécurité, alors intégrez-le dans vos critères si c’est un enjeu pour vous.

À noter qu’il existe de nombreux outils collaboratifs américains qui peuvent, conformément au Cloud Act, permettre au gouvernement américain d’accéder à vos données sur demande. Privilégiez donc le made in France pour assurer la confidentialité de vos données.

Talkspirit, la plateforme collaborative française tout-en-un

Vous cherchez une plateforme collaborative française, personnalisable, facile à utiliser et à déployer ? Nous avons ce qu’il vous faut ! 

Talkspirit vous permet de créer une plateforme collaborative à votre image, qui intègre uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez l’utiliser pour : 

• gérer et suivre l’avancement de vos projets,
• créer des groupes de travail,
• communiquer en temps réel,
• faire des réunions à distance,
• partager de l’information en mode asynchrone,
• co-éditer des documents à plusieurs,
• et bien plus !

Sur Talkspirit, vous pouvez inviter l’ensemble de vos parties prenantes internes et externes. Notre outil est accessible sur PC, mobile et tablette, avec ou sans adresse mail professionnelle. Il peut donc être utilisé par des collaborateurs sur le terrain, dans les bureaux ou en mobilité.

Parce qu’une démo vaut mieux que mille mots, on vous propose de vous faire votre propre avis en réservant un créneau avec notre équipe 😉

Pour conclure

Mettre en place une plateforme collaborative présente de nombreux avantages pour les organisations. Cela peut vous aider à réduire votre volume d’emails (internes et externes), à collaborer plus efficacement avec vos parties prenantes, à mieux partager l’information, et par extension à booster la performance de vos équipes.

Maintenant que vous avez une bonne compréhension de ce qu’est une plateforme collaborative, vous vous posez probablement d’autres questions. Comment choisir sa plateforme ? Comment la déployer ? Et surtout : par où commencer ? 

Découvrez dans cette fiche méthodologique nos meilleures pratiques pour choisir et déployer votre plateforme collaborative 👇