Comment la Mairie de Venelles dynamise sa communication interne avec Talkspirit

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À l’heure de la transformation digitale, les collectivités cherchent aujourd’hui de nouveaux moyens pour dynamiser leur communication interne. Pour répondre à cet enjeu, la Mairie de Venelles s’est tournée vers un réseau social d’entreprise 100 % français : Talkspirit.

Située près d’Aix-en-Provence, la Mairie de Venelles est chargée de répondre aux besoins quotidiens de ses 8 500 habitants. 

Chiffres clés :

• 140 agents, dont 80 dans les bureaux
• 71 % d’utilisateurs actifs par mois sur Talkspirit

Pour moderniser ses modes de travail, la mairie mise de plus en plus sur le numérique, et notamment sur les outils collaboratifs. Fin 2019, elle a ainsi déployé Talkspirit afin de fédérer l’ensemble de ses agents.

Dans cet entretien, Carine Ponsot, Chargée de Communication Interne, et Michel Gueit, Directeur Innovation Numérique et Informatique, reviennent sur les raisons qui les ont poussé à mettre en place la plateforme, et la façon dont ils l’utilisent aujourd’hui.

Sur la photo : Michel Gueit (Directeur Innovation Numérique et Informatique), Philippe Sanmartin (DGS) et Carine Ponsot (Chargée de Communication Interne)

Un objectif clé : mieux partager l’information

“Avant Talkspirit, nous communiquions presque exclusivement par mail (et sur WhatsApp dans certains services)”, indique Carine Ponsot, Chargée de Communication Interne. Résultat : les informations étaient dispersées à droite à gauche, et n’étaient pas accessibles à l’ensemble des agents, notamment ceux travaillant sur le terrain et ne disposant pas d’une adresse mail professionnelle ou d’un accès à internet. 

Pour répondre à cette problématique, la Mairie de Venelles a souhaité déployer un réseau social d’entreprise qui lui permette de fluidifier le partage d’information et de mieux connecter les agents travaillant sur différents sites, dans les bureaux et sur le terrain.

“L’objectif était de rassembler sur un seul outil l’ensemble des informations utiles aux agents, tout en facilitant les échanges entre les différents services”, témoigne Michel Gueit, Directeur Innovation Numérique et Informatique.

Le choix d’un outil français en constante évolution

Talkspirit s’est rapidement imposé comme LA solution pouvant répondre aux besoins de communication interne de la mairie. Et ce pour plusieurs raisons.

“Nous avons trouvé l’outil très simple d’utilisation et ergonomique. L’hébergement des données en France et le fait d’avoir un interlocuteur français était également très important pour nous. Ces éléments ont été décisifs pour le Maire Arnaud Mercier, qui est également conseiller de la Métropole Aix-Marseille-Provence délégué à la Métropole numérique.

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Et puis, nous avons aussi constaté que la plateforme était en perpétuelle évolution, ce qui nous a convaincu qu’elle saurait plus facilement correspondre à nos demandes qu’un outil américain comme Workplace”, rapporte Michel Gueit.

Un déploiement accéléré par le confinement

Déployé fin 2019 en parallèle avec d’autres logiciels collaboratifs, Talkspirit est fortement soutenu par le DGS (directeur général des services) de la mairie, ce qui contribue à pousser l’usage de l’outil. 

La facilité d’utilisation de la plateforme joue également un rôle clé dans la réussite du projet. “Parmi les 5 outils collaboratifs que nous avons mis en place, Talkspirit est celui qui a été le mieux accueilli, car il est très intuitif et facile à prendre en main”, révèle Carine Ponsot, qui est également en charge de l’accompagnement des agents aux innovations numériques.

Outre ces deux facteurs, c’est aussi et surtout le confinement qui a accéléré le déploiement de Talkspirit. En cette période de télétravail obligatoire, “l’outil a ainsi permis de fédérer les agents, et de conserver une cohésion d’équipe indispensable à distance”.

Le lieu des échanges informels

“Les groupes informels créés sur Talkspirit ont connu un véritable succès au début du confinement, car ils ont permis à chacun de garder le lien. Pendant cette période, nous avons notamment créé :

• un groupe ‘Machine à café’, sur lequel tout le monde se disait “bonjour” le matin, et où l’on échangeait régulièrement ;
• un groupe ‘Confine-moi tes bons plans’, pour partager des astuces ou activités à faire pendant le confinement  ;
• et un groupe ‘Le bon coin’, où les agents postent une annonce lorsqu’ils souhaitent se séparer de leurs meubles.”

Et ce n’est pas tout ! Encore récemment, plusieurs nouveaux groupes informels ont vu le jour. Par exemple, il existe désormais un groupe “Un jour, une fleur”, dans lequel Nicolas Greff, jardinier qualifié de la mairie, partage chaque matin une devinette sur une plante ou un arbre. “Cela contribue à créer une ambiance très conviviale sur le réseau”, rapporte Carine Ponsot.

“Nous avons également créé un groupe intitulé ‘La mairie dans la marmite’, où nous partageons des recettes de cuisine. Pour la chandeleur, j’ai publié un post sur la recette des crêpes, et cela a plutôt bien fonctionné !”

Grâce à ces groupes informels, la Mairie de Venelles a réussi à mobiliser la majorité des agents et à impulser de nouveaux usages sur Talkspirit.

Une plateforme qui facilite la communication interne

Talkspirit représente un vrai atout pour la communication interne au sein de la mairie. “Nous y publions chaque mois notre lettre interne. Ainsi, plus besoin de l’envoyer par mail”, se réjouit Carine Ponsot.

L’outil permet également de partager :

• les événements et les actualités de la commune (par exemple, l’installation d’une patinoire, la sortie d’un nouveau spectacle). Le service Culture et animation du territoire publie fréquemment des activités proposées aux Venellois, qui pourraient intéresser les agents. Sabine Grimault, Directrice de ce service et Responsable du Pôle Culture, sport et animation se sert notamment de Talkspirit pour faire la promotion de sa programmation culturelle auprès de tous les agents et mettre en avant le travail effectué par ses agents (par exemple, des interventions faites auprès des enfants de la commune)

• des informations RH (par exemple, sur les inscriptions aux formations), 
• des bonnes pratiques (par exemple, un guide de conseils pratiques pour l’entretien professionnel annuel), 
• ainsi que des informations sur les nouveaux projets de la mairie.

“Nous nous en servons également pour faire des sondages, afin de savoir ce que les gens pensent et veulent, donner la parole aux individus, ou bien pour établir des plannings de formations ou de réunions par exemple”, rajoute Carine Ponsot.

“Dès que nous avons besoin de communiquer sur un nouveau projet (par exemple, le déploiement d’un nouvel outil, ou le lancement de notre projet de développement durable ‘Venelles en transition’), nous créons un groupe dédié dans Talkspirit, dans lequel nous partageons toutes les informations et ressources relatives au projet.” 

Pratiquement tous les services s’en servent pour échanger entre eux plus facilement, notamment depuis que le télétravail a été instauré, un jour par semaine. Ainsi, tous les agents sont joignables à tout moment pour répondre à une question ou échanger.

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Un outil utilisé pour le recrutement

La plateforme permet aussi de fluidifier le partage d’informations entre les différents services, notamment pour répondre aux besoins en recrutements de la mairie.

“Lorsque nous lançons un nouveau recrutement, nous créons un groupe privé avec toutes les personnes concernées (par exemple, les ressources humaines, le chef de service, l’élu, le DGS, etc.). Nous y partageons toutes les informations concernant le recrutement, ainsi que les CV de candidats. Ainsi, chacun peut retrouver l’information au même endroit et, si besoin, discuter des différentes candidatures”, explique Michel Gueit.

La gestion de crise sur Talkspirit

Enfin, Talkspirit permet de faciliter la gestion de crise au quotidien.

“Dès que nous devons gérer une nouvelle crise, nous créons un projet avec une liste d’actions et d’événements à suivre. Cela permet à chacun de savoir qui s’occupe de quoi, et ce qui a été fait ou non.

Ces derniers mois, nous avons eu des vents violents sur la commune. Nous avons donc créé un projet pour effectuer le suivi des actions à réaliser. La main courante a été faite sur un tableur OfficeNow”, ce qui a permis de suivre les événements en temps réel, rapporte le Directeur Informatique.

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Des bénéfices clairement identifiés

Pour la Mairie de Venelles, la mise en place de Talkspirit a clairement porté ses fruits. Finis les échanges d’emails à longueur de journée. Désormais, “tout le monde pose ses questions sur le tchat, ce qui a nettement diminué notre volume d’emails internes”, déclare Michel Gueit.

“Avec Talkspirit, l’information circule plus rapidement, plus facilement et plus librement. Cela permet à des personnes de différents services et niveaux hiérarchiques d’échanger entre eux, et ainsi de renforcer la cohésion entre les agents.”

Par ailleurs, “la plateforme permet de donner plus de visibilité aux actions des uns et des autres”, et ainsi de valoriser le travail des agents, ajoute Carine Ponsot.

L’oeil de Talkspirit sur la Mairie de Venelles

Très portée sur les questions d’innovation numérique, la Mairie de Venelles a su adapter ses modes de travail et sa communication interne à une situation inédite. Même hors confinement, Talkspirit reste plébiscité par la majorité des agents. Ces derniers l’utilisent pour échanger aussi bien sur le travail que sur des sujets informels, et prendre connaissance des informations les concernant.

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Les prochains défis ? “Déployer Talkspirit sur les cinq écoles de la commune pour leur permettre de participer aux échanges et mettre en avant leur travail. Et convaincre les services techniques d’utiliser davantage Talkspirit”, indique Carine Ponsot. 

“Nous aimerions également pousser l’utilisation du chatbot (qui reste aujourd’hui assez peu utilisé) afin de faciliter la recherche d’informations et de ressources en interne”, ajoute Michel Gueit.

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