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75 % des salariés français souhaitent adopter un mode de travail hybride. Telle est la conclusion de cette étude du groupe Adecco publiée en juin 2020. Bien qu’il existe déjà depuis plusieurs années, le travail hybride (c’est-à-dire la combinaison du travail au bureau et à distance) gagne aujourd’hui de plus en plus de terrain. De fait, la crise Covid a obligé les entreprises à remettre en question leur modèle organisationnel, et à envisager de nouvelles modalités de collaboration.
Et si certaines se tournent désormais vers du full remote, pour la majorité une formule mixte semble être le meilleur compromis. Plusieurs solutions permettent aujourd’hui de faciliter ce travail hybride. Parmi elles : Talkspirit, une plateforme collaborative française conçue pour fluidifier la communication et la collaboration à distance.
Bien sûr, le travail hybride présente de nombreux enjeux pour les entreprises. Revenons ensemble sur les défis clés à prendre en compte.
Qu’est-ce que le travail hybride ?
Un mode de travail qui promeut la flexibilité
Par définition, le travail hybride désigne un mode de travail flexible qui permet d’alterner entre télétravail et travail sur site. Chaque organisation peut créer sa propre politique de travail hybride, en définissant la fréquence à laquelle les salariés peuvent télétravailler. Dans certaines entreprises, le travail à distance (de chez soi ou depuis un tiers lieu) se limite à un seul jour par semaine. Alors que dans d’autres, la part de télétravail et de présentiel est plus équilibrée. Parfois, le salarié peut même choisir le rythme qu’il souhaite adopter.
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Le travail hybride peut se conjuguer à d’autres modes de travail, tels que le flex office, le co-working ou le smart office. L’employé hybride n’a donc pas forcément de bureau en propre, dans les locaux de son entreprise. Son espace et ses horaires de travail sont plus flexibles que celui d’un employé travaillant uniquement sur site, ce qui lui permet de gagner en productivité.
D’après une enquête de l’OBERGO de 2018, 86 % des salariés français déclarent être plus productifs grâce au télétravail. Cette tendance est également confirmée par un sondage de Airtasker de 2020, selon lequel les employés en télétravail travailleraient 1,4 jour de plus par mois que ceux travaillant en présentiel.
Vers une phygitalisation de l’expérience collaborateur
Travailler en mode hybride suppose alors de connecter l’espace de travail physique avec l’espace de travail digital. C’est ce qu’on appelle le travail phygital. Dès les années 2000, le phygital est utilisé dans le retail pour désigner une expérience d’achat sans couture entre le magasin et le site de e-commerce. Aujourd’hui utilisé dans la sphère professionnelle, ce néologisme témoigne de la nécessité de fonctionner avec plus d’agilité.
Dans le monde du travail, “phygital” signifie la possibilité de travailler de manière identique, que l’on soit physiquement présent ou que l’on soit à distance (grâce aux technologies numériques). Le phygital est donc un concept qui s’associe parfaitement avec le travail hybride et qui facilite le travail collaboratif entre les équipes, qu’elles soient à distance ou sur site.
Les enjeux du travail hybride
Pour s’ouvrir à un mode de travail hybride, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs enjeux :
Le partage et l’accès à l’information
Faciliter la circulation de l’information est l’un des défis clés des organisations hybrides. En effet, une information mal organisée et/ou difficile d’accès peut occasionner pertes de temps, décisions erronées, et même malentendus entre collègues. Pour travailler dans de bonnes conditions, le salarié doit pouvoir partager et accéder à toutes les informations dont il pourrait avoir besoin, quelle qu’en soit la source. Un enjeu auquel peut répondre un réseau social d’entreprise (RSE).
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La communication
Il est souvent plus difficile de communiquer en équipe lorsque celle-ci est en partie, à ou certains moments à distance. En effet, les échanges sont souvent moins spontanés, voire moins fréquents, lorsque l’équipe est dispersée à différents endroits. Qu’elles soient formelles ou informelles, les interactions doivent donc être davantage organisées dans un mode de travail hybride.
En outre, une équipe hybride ne peut s’appuyer uniquement sur une communication orale. Elle doit mettre en place une culture de l’écrit, afin de s’assurer que les informations et les décisions sont partagées par tous les collaborateurs. Et ce, qu’ils aient assisté ou non à une réunion spécifique.
Le management
Manager une équipe hybride est plus compliqué que de manager une équipe que l’on voit tous les jours. En effet, il n’est plus possible d’évaluer le travail de chacun selon le temps passé sur une tâche. C’est pourquoi on assiste à la montée en puissance de la culture du résultat, qui met plutôt en avant le travail réalisé et le livrable qui en résulte.
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Pour garder ses équipes motivées et engagées, le manager doit faire des points plus réguliers avec chacun de ses collaborateurs, en privilégiant les modes de conversations directs (par exemple : le tchat plutôt que l’e-mail, et la visioconférence plutôt que le téléphone) afin de fluidifier la communication. Bien sûr, ces échanges ne doivent pas se limiter à une réunion par semaine. Collaborer à distance suppose de maintenir une proximité avec ses équipes. Concrètement, cela veut dire demander comment elles vont, où vérifier si elles ont besoin d’aide pour un projet spécifique. Des points nombreux et réguliers, par conséquent.
La sécurité informatique
Selon une étude du cabinet de conseil Frost & Sullivan, plus de 80 % des collaborateurs utilisent des solutions informatiques sans l’accord de leur DSI. Ce phénomène, aussi appelé shadow IT, peut entraîner de graves conséquences pour l’entreprise. En effet, d’après Gartner, un tiers des attaques informatiques en 2020 en découleraient.
Lorsque les salariés travaillent à distance, ces pratiques de shadow IT ont tendance à s’intensifier, ce qui peut accroître les risques de cybersécurité. Il en revient donc à la DSI de s’assurer que les collaborateurs ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement et de manière sécurisée, peu importe où ils se trouvent.
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L’expérience employé
De par sa nature flexible, le travail hybride peut également avoir tendance à brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie privée. Le risque est que le salarié se sente obligé d’être disponible 24h/24, qu’il se démotive, ou se retrouve isolé.
L’entreprise doit donc accorder une importance particulière à chacune des étapes de l’expérience collaborateur, en particulier l’intégration et le suivi des employés. Par exemple, elle peut mettre en place un dispositif d’accompagnement pour les salariés qui en ressentent le besoin, peu importe leur niveau d’ancienneté.
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La cohésion
Garder le lien avec ses collègues n’est pas toujours évident pour les travailleurs hybrides. D’après une étude Malakoff Humanis réalisée en 2020, 40 % des télétravailleurs constatent une dégradation de la qualité des liens avec leurs collègues.
Un salarié qui ne peut pas voir ses collègues tous les jours est donc plus susceptible de se retrouver isolé qu’un collaborateur présent au bureau 100 % du temps.
Selon l’étude Paris Workplace de 2019, le télétravail multiplie même par deux le sentiment d’isolement. Un manque de contacts humains qui peut entraîner une perte de cohésion dans l’équipe, ainsi qu’une baisse de motivation. Pour prévenir ce risque, la communication est bien sûr essentielle, à la fois du côté des collaborateurs et de l’entreprise. Favoriser la création de liens entre les salariés est donc un enjeu clé pour l’entreprise, tout comme le renfort de la proximité entre les managers et leur équipe.
La place de l’informel
Lorsqu’une entreprise bascule en mode hybride, les échanges informels peuvent avoir tendance à disparaître. Les ressources humaines et le management doivent donc faire leur possible pour recréer ce type d’échanges à distance. Un bon moyen d’y arriver est de mettre en place des initiatives de team building, par exemple. Celles-ci peuvent avoir lieu en France, ou bien dans une capitale européenne (comme Bruxelles, Amsterdam ou Madrid).
Par ailleurs, il ne faut pas négliger le présentiel, car il est essentiel à la création de liens entre les collaborateurs. Le défi reste donc de trouver le bon équilibre entre les activités physiques et virtuelles.
La culture d’entreprise
Ultime défi dans cette mutation des modes de travail : réussir à concilier culture d’entreprise et travail hybride. Car petit à petit, on risque de voir émerger deux cultures d’entreprise différentes : la culture du bureau, et la culture virtuelle.
Pour éviter ces dérives, l’entreprise doit mettre fin au fonctionnement en silos, et favoriser les interactions entre les collaborateurs. De manière organisée. Par exemple, elle peut réunir l’ensemble des collaborateurs sur une plateforme collaborative, afin de faciliter les échanges entre les employés travaillant au bureau et à distance.
Lire aussi : 5 bonnes pratiques pour entretenir votre culture d’entreprise à distance
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La mise en place du travail hybride amène de nombreux défis pour l’entreprise, ses managers et ses collaborateurs. Heureusement, une solution existe pour faciliter cette transition : accompagner le changement notamment via des outils collaboratifs qui faciliteront le partage de l’information et la création de liens au sein des équipes.
Lire aussi : Comment choisir le bon outil collaboratif ?
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Accéder au Livre Blanc
Cet article est extrait du Livre Blanc « Futur du travail : place au travail hybride ! ». Vous y découvrirez : les défis liés à un mode de travail mêlant présentiel et travail à distance ; les bonnes pratiques à appliquer pour les managers, les RH, la communication interne, la DSI et les collaborateurs ; ainsi que les outils à mettre en place pour faciliter le travail hybride.
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