Travailler autrement : un défi relevé en quelques mois par le CEA, avec Talkspirit

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Comment fluidifier le travail collaboratif dans un organisme soumis à de fortes contraintes de sécurité ? Tel est le défi relevé par le CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives) ! Ils ont adopté la plateforme collaborative Talkspirit à l’été 2020 pour leurs activités civiles. L’objectif : fluidifier la collaboration au sein des équipes, et améliorer l’expérience collaborateur.

Créé en 1945, le CEA est un organisme public de recherche, 1ᵉʳ organisme public innovant en Europe. 

Chiffres clés :

• 4 domaines d’intervention :
  • défense et sécurité
  • énergies nucléaires et renouvelables
  • recherche technologique pour l’industrie 
  • recherche fondamentale
• 20 000 collaborateurs : 15 000 sur la branche civile et 5 000 sur la branche militaire
• 9 centres de recherche répartis dans toute la France

Céline Massy, Architecte de la transformation numérique du SI et Adjointe au Directeur des systèmes d’information, revient sur la mise en place de Talkspirit au sein du CEA. Elle nous explique aussi comment l’outil a permis de simplifier la communication et la collaboration entre les collaborateurs de la branche civile.

Un outil collaboratif au service des collaborateurs

Conscient de la nécessité d’accélérer sa transformation digitale et de moderniser ses outils collaboratifs, le CEA s’est lancé en 2020 dans un projet d’envergure. Celui de mettre en place une digital workplace au service des collaborateurs. Le double enjeu était : faciliter le partage d’informations et centraliser les échanges entre les différents outils de la branche civile (15 000 collaborateurs).

Lire aussi : Webinaire “Méthodologie et outils pour réussir sa transformation digitale” : résumé

“Au sein de cette digital workplace, nous souhaitions déployer plusieurs types d’outils. Il s’agit notamment une plateforme collaborative, des outils d’automatisation et de digitalisation des processus, et des plateformes API. 

Au vu de nos besoins de collaboration et de communication, la priorité a d’abord été donnée à la mise en place d’une suite collaborative”, explique Céline Massy.

Un benchmark bouleversé par la crise Covid

“Nous avons d’abord benchmarké différents outils collaboratifs ; entre autres, Slack, Teams, WIMI, Jitsi, Mattermost, et Talkspirit. L’évaluation des différentes solutions s’est faite à partir de critères techniques, de sécurité et d’expérience utilisateur.

Et puis la crise Covid est arrivée. 

Dans l’urgence, nous avons opté pour Microsoft Teams, tout en gardant en tête qu’il nous fallait trouver une alternative rapidement”. En effet, soumis au Cloud Act*, Microsoft Teams n’est pas assez sécurisé pour héberger les données sensibles du CEA.

De hautes exigences de sécurité

En raison de ses activités, le CEA doit utiliser des solutions hautement sécurisées et conformes au RGPD. Il a donc rapidement éliminé de son benchmark les outils ouvrant un accès à ses données, comme Teams et Slack.

Hébergé dans des data centers européens, Talkspirit protège la confidentialité des données et mène des audits fonctionnels réguliers. Européen et non soumis au Cloud Act américain, un argument de poids pour le CEA.

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Le choix d’un outil ergonomique et sécurisé

Poussant plus loin son étude des acteurs européens, le CEA a finalement choisi Talkspirit en remplacement de Microsoft Teams. Logiciel français créé en 2008 par Philippe Pinault et Olivier Ricard, Talkspirit présentait une solidité forte, comptant déjà plus de 500 clients dont un certain nombre d’institutions publiques telles que l’Armée de Terre, le CNRS, le CNES ou encore plusieurs CPAM. Plusieurs éléments ont fait la différence, notamment la sécurité, l’hébergement des données en France, et l’ergonomie de la solution.

“Nous avions besoin d’une suite collaborative simple d’utilisation, ergonomique, qui réponde à nos contraintes de sécurité et qui soit conforme au RGPD. Talkspirit cochait toutes les cases !”, affirme Céline Massy.

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Un déploiement et une adoption très rapides

“Le déploiement s’est fait de manière progressive mais rapide. Au début, nous avons mis en place la solution au sein de petits groupes de travail. Puis, nous l’avons ouverte à la filière informatique et aux métiers, pour passer de 30 à 300 utilisateurs, puis rapidement à plusieurs milliers. Cela a pris très, très vite”, explique l’Architecte de la transformation numérique du SI. 

Six mois après le début du déploiement, la plateforme compte déjà 5 500 utilisateurs, dont près de 2 utilisateurs sur 3 actifs chaque mois.

“Les retours des utilisateurs sont très positifs. Certains l’utilisent plus que d’autres, bien sûr. Par exemple, nous avons une entité tournée vers la transformation digitale où les collaborateurs sont globalement conquis.”

Une grande liberté laissée aux utilisateurs

Dès le début du déploiement, les collaborateurs ont bénéficié d’une grande liberté d’utilisation. 

“Au départ, nous avons créé deux groupes principaux : un groupe pour la communication d’entreprise, et un groupe FAQ appelé ‘Technical Center’. Et puis nous avons laissé les utilisateurs créer leurs propres groupes”, ce qui leur a permis de prendre en main l’outil de façon autonome.

“Au sein de la DSI, nous avons créé des groupes pour les projets d’étude et les projets de recherche, ce qui permet de faciliter le partage des documents et les discussions entre les différentes parties prenantes.”

Les facteurs clés de succès 

Pour Céline Massy, quatre éléments-clés ont contribué au succès du déploiement : 

• l’anticipation des besoins des collaborateurs par la DSI
• l’implication des collaborateurs dans le choix et le test des outils
• la liberté donnée aux utilisateurs sur la plateforme
• l’accompagnement des équipes de Talkspirit

“Nous avons été très bien accompagnés. Talkspirit a organisé des ateliers à distance pour les administrateurs fonctionnels, et puis des sessions pour nous aider à bien comprendre les différentes fonctionnalités de la plateforme”, indique-t-elle.

Grâce à cette collaboration, une vraie proximité s’est créée entre les deux structures. Cela permet aujourd’hui à Talkspirit d’avoir une écoute particulière des besoins du CEA !

Un outil de télétravail en constante amélioration

“Avant la crise, le CEA était très peu acculturé au télétravail. Talkspirit a permis de faciliter la mise en place de ce nouveau mode de travail. Aujourd’hui, les utilisateurs ont pris le réflexe de partager toutes les informations directement sur la plateforme”, ce qui simplifie la collaboration à distance.

Le CEA apprécie tout particulièrement la démarche d’amélioration continue de Talkspirit. 

Outre le tchat d’entreprise, les groupes et le Drive – qui sont déjà très utilisés en interne – plusieurs nouvelles fonctionnalités sont très attendues par les collaborateurs. “Nous avons hâte d’utiliser la fonctionnalité de synchronisation d’agenda avec Outlook, et d’augmenter petit à petit le nombre de participants en visioconférence”, ajoute Céline Massy. Des nouveautés qui devraient voir le jour dès cette année sur Talkspirit.

Lire aussi : [Infographie] Rétrospective : 2020, une année pas comme les autres

Les ambitions du CEA

“Sur le court terme, l’objectif est de déployer Talkspirit sur un plus grand périmètre côté civil, et d’ouvrir la plateforme à nos partenaires de la recherche. 

En effet, jusqu’ici nous avons plutôt favorisé les collaborateurs du CEA au niveau des licences. Mais nous souhaitons désormais créer des communautés mixtes composées de collaborateurs du CEA et d’entités partenaires (telles que le CNRS, l’INSERM ou encore l’INRIA).

Nous venons de commander 10 000 licences. À terme, l’idée est de monter à 15 000 utilisateurs, mais pas uniquement des utilisateurs du CEA.”

L’œil de Talkspirit sur les enjeux du CEA

Fluidifier la communication interne et le travail d’équipe est un vrai défi pour une organisation soumise à de fortes contraintes de sécurité, en particulier lorsque les employés sont en télétravail.

Grâce à Talkspirit, il est possible de centraliser les échanges entre applications et de faciliter le partage d’informations à distance. Pour protéger la confidentialité des données, chaque brique de ce bureau virtuel doit être sécurisée et conforme au RGPD.

100 % conçu et hébergé en France, Talkspirit répond aux besoins de collaboration, communication des entreprises et organismes publics. Le tout, en garantissant une sécurité maximale des données. En tant qu’éditeur à taille humaine, nous écoutons constamment les suggestions de nos clients ! Pour cela, nous proposons un accompagnement personnalisé pour déployer votre plateforme collaborative.

Pour conclure

Vous souhaitez en savoir plus sur les enjeux de la transformation digitale du CEA ? Regardez le replay de notre webinaire “Méthodologie et outils pour réussir sa transformation digitale” pour découvrir le témoignage de Céline Massy en vidéo.

Voir le replay

*Cloud Act : loi fédérale américaine sur la surveillance des données personnelles, adoptée en 2018, qui contraint les fournisseurs de services américains à fournir aux autorités fédérales, sur demande, toutes les données stockées ; quelle que soit la localisation des serveurs (même UE) (Source : Wikipédia)