Venir à bout des e-mails internes, grâce à Talkspirit : témoignage de l’IM du Biterrois

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Comment fluidifier la communication entre une centaine de salariés répartis sur plusieurs sites, constamment en mobilité, et ne disposant pas tous d’une adresse e-mail professionnelle ? Pour répondre à ces enjeux, le centre d’imagerie médicale du Biterrois a décidé de remplacer ses e-mails internes par une solution moderne : Talkspirit, le réseau social d’entreprise 100 % made in France.

Le centre d’imagerie médicale du Biterrois est un groupe spécialisé dans l’imagerie traditionnelle (radiographies, échographies, mammographies), l’imagerie lourde (scanners, IRM), la gestion des hospices et des urgences.

Chiffres clés :

• 6 sites dans le Biterrois 
• 17 radiologues associés et 96 salariés
• 95 % d’utilisateurs actifs par semaine

Jean-Baptiste Esclafit, Directeur administratif, a piloté le déploiement de Talkspirit sur les différents sites du centre d’imagerie médicale du Biterrois. Dans cet entretien, il revient sur les raisons qui l’ont poussé à choisir la plateforme, et l’utilisation qu’en font les salariés aujourd’hui.

Un besoin : mieux communiquer avec des collaborateurs sans e-mail

“Quand je suis arrivé sur mon poste en juin 2020, la communication se faisait principalement par e-mail, raconte Jean-Baptiste Esclafit. Cependant, de nombreux salariés n’avaient pas d’e-mail professionnel, ce qui nous obligeait à leur envoyer des informations sur leur e-mail personnel.

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Résultat : il y avait des ratés en termes de communication, que ce soit pour la diffusion d’information quotidienne (comme les modifications de planning) ou plus occasionnelle (par exemple, pour organiser des entretiens professionnels, ou prévenir d’une panne sur site).”

Pour fluidifier les échanges avec les salariés, et entre ces derniers, l’IM du Biterrois a donc voulu mettre en place un outil plus moderne, remplaçant l’e-mail et permettant aussi d’inclure l’ensemble des collaborateurs sans e-mail professionnel.

“Quitte à mettre en place un nouvel outil, je préférais passer par autre chose que l’e-mail professionnel, que je trouvais un peu vieillot”, poursuit le directeur administratif.

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Le réseau social d’entreprise répondait justement à tous ces critères, et offrait même davantage de possibilités en termes d’interactions et de partage d’informations. 

La proximité et le made in France, deux critères clés pour le groupe

À première vue, “deux outils semblaient répondre à nos besoins : Talkspirit et Slack.” Mais lorsque le moment du choix final est arrivé, il n’y a pas vraiment eu d’hésitation. 

“Ce qui nous a  réellement convaincu de choisir Talkspirit, c’est son ADN français, et le fait qu’on puisse facilement entrer en contact avec l’équipe. Et puis, la solution est en permanente évolution, ce qui nous semble aussi intéressant pour l’avenir.”

En septembre 2020, l’imagerie médicale du Biterrois adopte ainsi son premier réseau social d’entreprise : Talkspirit.

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Un outil facile à déployer

“On a commencé par tester Talkspirit au niveau de l’équipe de direction. Et dès qu’on a été convaincus, on l’a directement mis en place pour tous les radiologues et l’ensemble des salariés. Nous avons également invité certains partenaires et prestataires externes, notamment notre DSI externalisé, afin de communiquer plus facilement avec eux.

L’outil est très facile à mettre en place. Nous avons simplement créé des identifiants avec la liste du personnel. Et puis, nous avons demandé à notre DSI d’installer le logiciel sur les ordinateurs des différents sites.” Ainsi, les collaborateurs et radiologues peuvent utiliser Talkspirit sur PC lorsqu’ils sont sur site, et via l’application mobile lorsqu’ils sont à distance.

Des fonctionnalités hors pair pour fluidifier les échanges

Les publications, pour les modifications de planning

“Au quotidien, Talkspirit est principalement utilisé pour partager des modifications de planning.” 

“Avant, c’était très compliqué de joindre les salariés quand il y avait des modifications de planning. Maintenant, il nous suffit de publier cette modification sur Talkspirit, et d’assigner les personnes concernées par le changement de planning pour qu’elles en soient notifiées. On peut même vérifier si elles ont vu le post ou pas. C’est bien plus rapide et pratique.”

Les groupes, pour les échanges quotidiens et la gestion de projet

Plusieurs groupes ont été créés pour faciliter les échanges transverses au sein des métiers présents sur les six sites. “Il existe un groupe par catégorie professionnelle (manipulateur, brancardier, secrétaire médicale, Codir…). À côté de cela, nous avons créé un groupe dédié pour les radiologues, et un autre pour le CSE”.

“Nous vous également créé des groupes projets, par exemple pour la mise en place des bornes d’accueil. Cela permet aux personnes qui travaillent sur ce projet d’échanger des informations et des documents en un seul endroit, sans que tout le monde reçoive des notifications.”

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Le drive, pour le stockage et le partage de documents

“Nous utilisons aussi le drive pour stocker et partager des documents. Par exemple, lorsqu’une nouvelle procédure est mise en place, le responsable qualité la met sur le drive et l’annonce ensuite dans le groupe dédié. 

J’utilise le drive pour stocker tous les comptes-rendus de réunions de direction, les ordres du jour, ainsi que les documents liés aux projets en cours.”

Les événements, les sondages, et la page d’accueil pour la communication interne

Talkspirit simplifie également l’organisation de réunions. “J’y crée un événement pour chaque réunion de direction, et pour chaque réunion avec des partenaires externes. 

Parfois, je fais aussi des sondages auprès des radiologues pour obtenir leur avis sur certains choix stratégiques, ou bien tout simplement pour choisir un horaire de réunion.

Les événements importants (par exemple l’arrivée de nouveaux salariés) sont annoncés sur la page d’accueil. C’est bien plus pratique qu’avant, où on imprimait 15.000 notes de services, qu’il fallait ensuite placarder sur chaque site. Maintenant, notre mur de notes de services, c’est Talkspirit.”

Des bénéfices très concrets

“Talkspirit nous permet d’échanger plus facilement avec le personnel, de faciliter la gestion de projet avec les radiologues, mais aussi de fluidifier notre façon de travailler au quotidien. 

Avant, il arrivait que certains salariés viennent travailler alors qu’ils ne devaient pas venir, ou inversement. On se retrouvait alors avec un salarié en trop ou un salarié en moins, et il fallait faire avec. Maintenant que les salariés sont au courant des modifications de planning, il y a beaucoup moins d’erreurs qu’auparavant, ce qui nous a permis de diminuer les absences et les sureffectifs injustifiés sur les différents sites.

Depuis la mise en place de Talkspirit, l’absentéisme a reculé de 30 à 35 % et nous avons réduit les erreurs de planning de 40 à 50 %”, révèle Jean-Baptiste Esclafit.

Pour l’IM du Biterrois, le bilan est très positif, à la fois du côté de la direction et de celui des collaborateurs. 

“Les utilisateurs trouvent l’outil très intuitif, efficace et moderne. C’est une vraie révolution, et ils en sont ravis. Pour preuve : 95 % d’entre eux se connectent à Talkspirit toutes les semaines.”

Depuis la mise en place de Talkspirit, l’absentéisme a reculé de 30 à 35 % et nous avons réduit les erreurs de planning de 40 à 50 %.

L’oeil de Talkspirit sur l’IM du Biterrois

Fluidifier les échanges et le partage d’informations sont des enjeux clés lorsqu’une équipe est dispersée sur plusieurs sites.

Grâce à Talkspirit, les collaborateurs du centre d’imagerie médicale du Biterrois peuvent communiquer bien plus rapidement qu’auparavant, qui plus est sans exclure leurs collègues ne disposant pas d’une adresse e-mail professionnelle. 

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Accessible sur mobile et sur PC, l’outil permet aux salariés et aux associés de rester informés des modifications de planning et des événements importants du groupe où qu’ils soient. Ces derniers peuvent ainsi participer plus activement à la vie de l’entreprise, remonter des problématiques du terrain, et donner leur avis sur des sujets les concernant directement dans les communautés dédiées à ces échanges. 

En bref : Talkspirit est bien plus pratique et inclusif que les e-mails internes !

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Auteure : Emmanuelle Abensur