[Webinaire] Améliorer la collaboration au sein d’un groupe international

Temps de lecture: 7 minutes

Collaborer dans une entreprise multisite n’est pas mince affaire ! En effet, cela implique de relever plusieurs défis majeurs : collaborer avec une variété de profils, appréhender diverses cultures, ajuster sa communication interne, etc. Toutefois, il est possible de dépasser ces obstacles et de faire de la collaboration internationale une source d’innovation et de succès. Comment ? Grâce à l’adoption d’un outil de collaboration ! 

Comment choisir le bon outil ? Quelles sont les étapes à suivre pour réussir le déploiement sur l’ensemble des sites de l’entreprise ? Et comment améliorer la collaboration au sein des équipes grâce à une telle solution ?

Vous trouverez les réponses à ces questions dans cet article qui résume les conseils donnés par nos deux intervenantes lors du webinaire du 19 octobre  : 

• Adèle Hošek, Head of Customer Experience chez Talkspirit
• Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation chez notre client Smart4 Engineering. Spécialisé dans les métiers de l’ingénierie, ce groupe international rassemble des équipes issues de 10 entités différentes, réparties dans 8 pays du globe.

PS : cliquez sur la bannière ci-dessous pour accéder au replay 👇

Les défis de la collaboration internationale

Travailler avec des équipes réparties sur plusieurs sites s’accompagne toujours de son lot de défis. Pour les analyser, nous avons proposé aux participants du webinaire de répondre à la question suivante : Quels sont les principaux défis que vous rencontrez lorsque vous collaborez avec des parties prenantes dispersées sur plusieurs sites ?

Sans surprise, nous retrouvons les défis liés à la communication en tête de course avec 44 % des votes.

Mais d’autres éléments entrent en jeu ! Adèle Hošek souligne notamment :

• La langue et les cultures différentes, qui représentent l’un des obstacles majeurs en termes de communication.
• La distance et les fuseaux horaires, qui peuvent compliquer la coordination en temps réel.
• Les modes de travail et de management, qui varient d’un pays à l’autre.
• La motivation et l’engagement des collaborateurs à distance, qui peuvent facilement se sentir isolés du reste du groupe.
• La sécurité des données peut ralentir ou même freiner un objectif d’améliorer la collaboration internationale.
• Et la bonne distribution de l’information entre les différents sites et/ou entités du groupe international.

Les bonnes pratiques : 5 étapes pour améliorer la collaboration internationale

Place maintenant aux bonnes pratiques, qui sont la spécialité de notre Head of Customer Experience,  Adèle Hošek. Alors, comme les participants du webinaire, suivez bien les étapes et les exemples qui vont suivre. 🫵

1. Comprendre le groupe international

Lorsque l’on prévoit d’améliorer la collaboration au sein d’un groupe international, la première étape est de comprendre les difficultés et les objectifs du groupe. Pour cela, il faut analyser plusieurs éléments clés :

• Les rôles de l’organisation
• Les dynamiques relationnelles
• Les risques et les opportunités 
• Les potentiels freins au changement

Pour mettre en pratique ces conseils, Adèle Hošek prend l’exemple de la solution Holaspirit. Holaspirit est un logiciel SaaS qui permet de cartographier les rôles existants au sein de l’organisation, et ainsi d’apporter plus de transparence.

Sur ce logiciel vous pouvez :

• Créer un organigramme pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun 
• Utiliser les fiches profils pour identifier d’un coup d’oeil les expertises et/ou la localisation des équipes
• Documenter vos politiques et processus de travail

2. Construire le projet

Adèle Hošek recommande d’inscrire votre projet dans un calendrier avec des échéances, puis d’y ajouter des objectifs clairs et quantifiables. Par exemple, vous pouvez suivre la méthode OKR (Objectives and Key Results) qui offre une vision de là où vous souhaitez aller, et vous permet d’évaluer si le projet évolue dans la bonne direction. Petit plus : cela aide aussi à anticiper les obstacles potentiels !

La solution Holaspirit dispose d’une fonctionnalité OKR qui permet de fixer des objectifs et des résultats clés, et d’assurer un alignement au sein de l’organisation. Vous voulez l’essayer ? Demandez une démonstration !

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Par exemple, notre client Smart4 Engineering – entreprise multisite à l’échelle internationale – avait pour objectif de mettre en place des pratiques collaboratives communes pour ses différentes entités. Leur plan de déploiement était le suivant : 

• Sur les 3 premiers mois : l’objectif était que tous les agents aient accès aux nouveaux espaces collaboratifs.
• Au bout de 6 mois, ces espaces devaient être pleinement opérationnels, avec de nouveaux projets créés.
• À 1 an, la solution devait améliorer la collaboration transversale et générer de l’innovation.

3. Expérimenter

L’expérimentation est une étape test qui permet de voir ce qui fonctionne pour votre entreprise et d’adapter votre projet aux besoins de votre organisation. 

Attention, l’expérimentation ne se limite pas à des améliorations logicielles ! Elle permet aussi de réajuster vos objectifs et échéances. Par exemple, si vous identifiez des freins au changement ou des besoins spécifiques, vous pourrez réviser vos objectifs pour tenir compte de ces éléments.

Adèle Hošek précise qu’il faut “être prêt à recevoir des feedbacks”, car ce sont ces retours qui vous permettront d’apporter des améliorations continues et de répondre au mieux aux besoins des collaborateurs pour améliorer la collaboration.

Sur la solution Talkspirit, l’expérimentation peut être mise en œuvre grâce aux sondages ou au tchat. Interrogez vos équipes, encouragez-les à partager leurs opinions, leurs préoccupations et leurs suggestions. Cette flexibilité vous permettra de répondre de manière plus agile aux besoins changeants !

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4. Déployer le projet

C’est le moment de mettre en pratique tout ce que vous avez planifié dans les étapes précédentes ! Pour cela, un outil de gestion de projet peut être votre meilleur allié. Vous pouvez y intégrer :

• Les actions à lancer ;
• Les échéances ;
• Les personnes assignées ou responsables.

Pour accompagner ce déploiement, vous pouvez utiliser la solution tout-en-un Talkspirit ! D’un côté, grâce au module Projet, vous pouvez piloter l’avancement des différentes actions menées. De l’autre côté, vous pouvez utiliser le fil d’actualités pour rassembler l’ensemble des informations et documents liés au projet.

Lire aussi : Une nécessité : accompagner le changement – Talkspirit

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5. Suivre et mesurer la satisfaction

Une fois que vous avez déployé de nouvelles pratiques et outils collaboratifs, il faut veiller à ce qu’ils soient bien acceptés par les collaborateurs ! Voici ce que notre Head of Customer Experience recommande pour assurer que tout se passe comme prévu :

• Suivez régulièrement les KPIs (Key Indicator Performance) de votre plateforme (par exemple : le nombre de tchat envoyés, le nombre de nouveaux fichiers ajoutés sur le drive, les événements organisés, les projets et les tâches créés, etc.)
• Demandez du feedback aux utilisateurs 
• Mettez en avant ce qui fonctionne à titre d’exemple

Vous vous demandez comment mettre en pratique ces recommandations sur Talkspirit ?  Eh bien, il vous suffit de consulter les statistiques d’utilisation de vos groupes ! Cette option vous permet de mesurer l’engagement et l’adoption sur votre plateforme.

Également, vous pouvez utiliser le fil d’actualités pour valoriser les succès et les collaborateurs engagés, à titre de reconnaissance et d’exemples pour les autres équipes. 

L’exemple de Smart4 Engineering : fluidifier la collaboration à travers 8 pays

Et si on vous montrait comment cela fonctionne chez nos clients ? Mélanie Cohen-Crété,  Group VP Transformation chez Smart4 Engineering, a adopté Talkspirit il y a près d’un an. Son objectif ? Améliorer la collaboration entre les 10 marques du groupe réparties sur 40 sites, dans 8 pays différents 🌏. 

Regardons de plus près comment les collaborateurs de Smart4 Engineering utilisent Talkspirit au quotidien. 👀

Les enjeux de Smart4 Engineering

Smart4 Engineering est un réseau de spécialistes de l’ingénierie en pleine croissance. Ils comptent aujourd’hui 3200 collaborateurs ! Mais quand on a un réseau réparti dans 8 pays, une question se pose : “comment faire collaborer ces entités ?” 

Pour répondre à cet enjeu, Smart4 Engineering a souhaité mettre en place un outil qui lui permette de… 

• Fédérer des communautés d’experts 
• Faciliter le partage d’informations et de connaissances entre ces experts
• Encourager l’intelligence collective
• Créer une culture d’entreprise solide, en trouvant l’équilibre entre identité locale et identité de groupe

Une solution : Talkspirit

Dans cette quête d’amélioration, Talkspirit a conquis Smart4 Engineering ! ❤️ Pour Mélanie Cohen-Crété, les points forts ont été :

• La richesse fonctionnelle, “qui permet de tout faire, et surtout ce dont on avait besoin !”
• La sécurité des données, “un enjeu essentiel pour nous”.
• Et la simplicité d’utilisation.

Grâce à Talkspirit, Smart4 Engineering a pu mettre en œuvre des solutions pratiques pour améliorer la collaboration à l’échelle internationale :

• Pour rassembler les experts, ils ont mis en place des groupes de travail appelés « smart leagues ». Ces groupes sont organisés autour de différentes thématiques : outillage, transformation, projets clients, etc. Les collaborateurs qui travaillent sur un projet sont invités à rejoindre le groupe dédié pour collaborer plus simplement.

• Pour faciliter l’accès aux informations statiques, ils ont centralisé leurs processus dans la bibliothèque Talkspirit. Par exemple, “nous avons créé une page qui décrit comment se connecter à notre nouveau CRM. À chaque onboarding, j’explique aux collaborateurs qu’ils peuvent trouver la documentation dans la bibliothèque !”, explique Mélanie Cohen-Crété.

« Dès que quelqu’un a besoin d’informations, je n’envoie plus de document, j’envoie un lien vers Talkspirit. »

 Mélanie Cohen-Crété, Smart4 Engineering

• Enfin, le partage d’actualités via les publications et le portail d’accueil a renforcé la communication au sein du groupe.

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Pour conclure

Que retenir ? En suivant les 5 étapes citées plus haut et en choisissant un outil collaboratif adapté, il est possible de transformer les défis de la collaboration internationale en autant d’opportunités de croissance ! Misez d’abord sur la compréhension des enjeux, des besoins. Ensuite, il faut clarifier et construire le projet, puis expérimenter grâce à une série de tests. Si tout est aligné avec vos objectifs initiaux, vous pouvez déployer votre plateforme et votre projet ! Pour qu’il évolue de façon optimale pensez à accompagner le changement et à suivre, mesurer et faire évoluer votre projet.