[Webinaire] Pour en finir avec la réunionite !

Temps de lecture: 4 minutes

La réunionite est une maladie de plus en plus répandue dans les entreprises françaises. Depuis cette année, elle a même pris un nouveau nom : la visionite, qui consiste à reproduire avec la visioconférence les mauvaises habitudes des réunions en présentiel. Ce phénomène s’est tellement intensifié qu’on parle aujourd’hui de “Zoom fatigue”. Comment s’y prendre pour limiter la réunionite et la visionite ? Quelles bonnes pratiques mettre en place ? Et comment un outil collaboratif peut-il aider à rendre les réunions plus efficaces ?

C’était l’objet de notre webinaire du 15 décembre 2020 intitulé « Pour en finir avec la réunionite (et la visionite) ! », au cours duquel trois intervenants sont venus apporter leurs conseils pour réduire le nombre et la durée des réunions à distance :

• Philippe Pinault, Cofondateur et dirigeant de Talkspirit, plateforme collaborative qui (notamment) facilite les réunions à distance
• Caroline del Torchio, Consultante en RH et Management, Directrice du cabinet de conseil Identité RH, auteure de « Animer des réunions à distance » (2013) et « 10 clés pour préparer mon entreprise au travail à distance » (2021)
• Alain Posty, Chef de Service du Développement Numérique au CNPF (Centre National de la propriété forestière)

Revenons ensemble sur les causes et les risques de la visionite, les bonnes pratiques pour éviter ce phénomène, et le rôle des outils collaboratifs.

Les causes de la visionite 

Pour Caroline del Torchio, la visionite est liée à trois causes principales :

1. La réunionite, c’est-à-dire la multiplication de réunions souvent longues et parfois inutiles.

2. La culture de l’oral et de l’informel, très courante dans les entreprises françaises, qui est mise à mal par le contexte de télétravail et nécessite – pour compenser – d’organiser… encore davantage de réunions. 

Lire aussi : [Parole d’expert] Bertrand Duperrin : vers un mode de travail hybride

3. Le besoin de contrôle des managers : pour s’assurer que tout le monde travaille bien, ils ont parfois tendance à faire (encore) plus de réunions que d’habitude.

Les risques de la visionite

La multiplication des réunions en visioconférence présente plusieurs risques pour les collaborateurs :

• l’épuisement : « une réunion à distance est plus consommatrice d’énergie qu’une réunion en présentiel »
• la perte de rythme : « les réunions en visioconférence nous obligent en permanence à interrompre notre travail, ce qui diminue notre productivité »
• le décrochage : « il est plus difficile de rester attentif à ce qui se dit lorsqu’on est en distanciel plutôt qu’en présentiel »

Comment vaincre la réunionite et la visionite ?

Heureusement, il existe plusieurs bonnes pratiques pour réduire le nombre et la durée de vos réunions à distance :

Avant la réunion

1. Limitez le nombre de participants et la durée de vos réunions. Si vous recevez une invitation à une réunion à laquelle votre présence n’est pas nécessaire, n’hésitez pas à la refuser.
2. Questionnez votre équipe sur la façon de rendre vos réunions plus efficaces, et mettez-vous d’accord sur certains principes, par exemple : à quelle(s) conditions une réunion est-elle nécessaire ? A quelle fréquence doivent-elles avoir lieu  ? Quelle est la durée optimale ? 
3. Préparez un ordre du jour de manière collaborative pour stimuler l’intérêt des participants, les responsabiliser et faciliter la prise de décisions pendant la réunion.

Pendant la réunion

4. Rappelez en début de visioconférence les règles de fonctionnement et de gestion du temps. Vous pouvez par exemple assigner le rôle de gardien du temps (timekeeper) à l’un des participants, qui s’assurera que la réunion démarre et finit à l’heure, et que l’ensemble des points de l’agenda ont bien été abordés.
5. Désignez un secrétaire qui écrira le compte-rendu de la réunion sur un document collaboratif.
6. Traitez en réunion uniquement les points qui concernent tous les participants.
7. Partagez votre écran pour rendre la réunion plus interactive.
8. A la fin, faites un “tour de clôture” pour demander du feedback aux participants.

Après la réunion

9. Partagez le compte-rendu de la réunion avec l’ensemble des participants.
10. Créez un plan d’actions à mettre en place, assignez les participants à ces actions, et suivez l’avancement de ces actions d’une réunion à l’autre.
11. Sondez les participants sur ce qu’ils ont pensé de la réunion via une publication ou un sondage sur votre réseau social interne.

Autres bonnes pratiques :

12. Bloquez des plages horaires sans réunion dans votre agenda, dans l’idéal :
    • Tous les jours, une pause de 20 min le matin et l’après-midi
    • Une à deux fois par semaine, 2 à 3 heures sans réunion
13. Traitez davantage de sujets de manière asynchrone (c’est-à-dire avant ou après la visioconférence), par exemple via une messagerie instantanée. Développez une culture de l’écrit qui vous permet de clarifier “qui fait quoi” et “qui décide quoi”, sans faire de réunion pour cela.

Retour d’expérience : comment le CNPF a transformé sa pratique des réunions avec un outil collaboratif

La transformation des réunions nécessite d’outiller les équipes. Au CNPF (Centre National de la propriété forestière), l’adoption de la plateforme collaborative Talkspirit a complètement révolutionné les réunions, et plus largement tout ce qui relève du travail collaboratif.

Lire aussi : Gagner en productivité en centralisant les échanges : le témoignage du CNPF

Avant le lancement de la plateforme, les équipes faisaient énormément de réunions en présentiel, dont le thème n’était pas toujours bien défini. « Aujourd’hui, les collaborateurs échangent beaucoup plus rapidement et plus facilement grâce au tchat, ce qui se traduit par une diminution des réunions. Avec le partage et la co-édition de documents, nous pouvons désormais modifier des documents de manière asynchrone », témoigne Alain Posty, Chef de Service du Développement Numérique. Il n’est donc plus nécessaire de faire des réunions ayant pour unique but de travailler sur des documents. 

« Avec Talkspirit, nous avons aussi davantage d’échanges en point à point » (c’est-à-dire entre collaborateurs) tout au long de la journée, ce qui permet de rendre nos réunions plus efficaces. « Les seules réunions que nous avons gardées sont celles qui nous permettent de prendre des décisions. » Résultat : les décisions sont prises beaucoup plus rapidement qu’auparavant.  

Enfin, les outils collaboratifs améliorent la cohésion. En effet, le tchat facilite les échanges informels au quotidien, hors des réunions. « Grâce à ce mélange d’échanges synchrones et asynchrones, je remarque que notre équipe est beaucoup plus soudée en télétravail », affirme Alain Posty. Avec un impact fort sur l’efficacité des réunions.

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Pour conclure

Êtes-vous désormais prêts à en finir avec la réunionite et la visionite ? Grâce à plusieurs fonctionnalités de communication et de collaboration intégrées (visioconférence, tchat, calendrier, partage de documents…), les outils collaboratifs peuvent vous aider à mettre en place ces bonnes pratiques au sein de votre équipe.

Vous souhaitez adopter un outil collaboratif, mais vous ne savez pas par où commencer ? Consultez notre fiche méthodologique : « 8 étapes pour bien choisir votre plateforme collaborative ».

Accéder à la Fiche Méthodologique

Dans cette fiche méthodologique, vous trouverez : les 8 étapes pour choisir une plateforme collaborative, les éléments-clés pour bien identifier son besoin, et les critères déterminants pour comparer les meilleures solutions du marché.

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Auteure : Emmanuelle Abensur